Cómo presentar el manual de acogida

En primer lugar, destacaremos la importancia de disponer del manual de acogida tanto en formato impreso como digital. Cada uno de ellos tiene sus ventajas y, pudiendo aprovechar las de ambos, no hay motivos para elegir una y sacrificar la otra:

• El formato impreso tiene como ventaja principal su facilidad de lectura. Para muchas personas, resulta más fácil y rápido de leer y hojear un documento en formato impreso. Además, un manual de acogida impreso puede llevarse a cualquier lado y leerse con comodidad, mientras que, para conseguir lo mismo, el formato digital exige el uso de dispositivos como los smartphone o las tablet que, muchas veces, no resultan lo más cómodo para el ojo humano en lo que a legibilidad se refiere.
• El formato digital tiene como ventaja principal su facilidad de consulta. Esté en formato PDF (preferiblemente con protección contra copia sin contraseñas) o en cualquier otro, una vez que el nuevo trabajador lo haya leído, podrá buscar rápidamente la página donde se habla de una información de la que no recuerda los detalles. Sencillamente deberá introducir el comando CTRL + F (CMD + F en dispositivos de Apple) y teclear las palabras que desea consultar. El documento enseguida le mostrará todos los lugares del mismo en el que aparecen esas palabras.

Por lo tanto, es siempre buena idea entregar una copia en cada formato a cada nuevo trabajador.

Qué debe incluir un manual de acogida

El segundo aspecto clave que destacamos acerca de un manual de acogida son sus contenidos. Existen unos aspectos mínimos que el trabajador debe conocer acerca de la empresa para poder desempeñar eficazmente su labor, sea cual sea. El cerebro humano funciona continuamente combinando el pensamiento global con el pensamiento específico, por lo que un trabajador que conozca a la perfección cuál es su papel en la empresa, pero que no sepa contextualizarlo y relacionarlo con los demás agentes y acciones empresariales, no podrá realizar un trabajo tan bueno como aquel que sí conoce estos datos.

Para ello, enumeramos a continuación una serie de secciones o capítulos que todo manual de acogida debe incluir para permitirle al trabajador operar del modo mencionado:

• Un índice de contenidos en el que el trabajador pueda ver rápidamente, y antes de leer el manual de acogida, aquello de lo que se le hablará en él. Así podrá tener una visión global conforme lea cada una de las demás secciones.
• Una ficha general de la empresa: denominación, sector, imagen corporativa, cartera de productos y/o servicios, sedes de las que dispone, departamentos en los que se divide, cantidad de trabajadores, públicos objetivo, clientes y proveedores con los que trabaja y cualquier otro dato que permita identificar a la empresa y conocerla mejor.
• Un listado de objetivos empresariales para que el trabajador pueda situar su labor en alguno o algunos de ellos y así tener más claro qué es lo que se espera de él.
• Una descripción de la cultura y de la política empresariales, que le permitirán al nuevo trabajador ser consciente de las formas en las que actúa y en las que se integra la empresa en la sociedad y en el sistema productivo. Se podrán incluir aquí aspectos relacionados con la calidad, con la gestión ambiental, con la igualdad de género y con cualquier otra cuestión relevante para cada caso.
• Una sección específica para el puesto de trabajo que el nuevo empleado va a desempeñar, lo cual implica una elaboración diferente de este bloque para cada nuevo puesto de trabajo que la empresa oferte.

Por supuesto, existen otros contenidos que se pueden añadir en un manual de acogida, pero si incluimos los mencionados, además del doble formato papel y digital y de una redacción clara y concisa, conseguiremos un documento eficaz para utilizar durante la incorporación de nuestros nuevos trabajadores.