Factura electrónica: elemento indispensable de la digitalización

Los procesos de las empresas están pasando al entorno digital cada vez más rápido, gracias al avance del software especializado y otras soluciones, con el fin de agilizarlos y ser más productivos.

En el caso de las facturas, la manera tradicional de gestionarlas es un procedimiento desfasado y muy lento, que además genera un alto número de costes. Que no se produzcan errores a la hora de pagar facturas es indispensable para la reputación de la empresa, por lo que muchas han optado por implementar la factura electrónica para evitar cualquiera de estos problemas.

Gracias a la digitalización de las empresas, el papel deja paso a las plataformas software donde realizar cualquier tipo de gestión apenas genera costes y resulta sencillo para cualquier empleado. Te contamos más.

Diferencias entre factura electrónica y factura digital

Muchas veces se confunde la factura electrónica con la factura digital. Si bien es cierto que son términos muy similares tienes que saber que no significan lo mismo. Se habla de firma digital cuando obtenemos el documento en PDF o cualquier otro documento firmado para poder almacenarlo o enviarlo por correo electrónico. En este caso, la factura no cuenta con una firma digital que reconozca su validación por la entidad competente.

Por otra parte, la factura electrónica es un documento que aparece en formato de XML o Lenguaje de Marcado Extensible y que, además, cuenta con la firma digital de la entidad que lo emite. Este formato es entendible para los sistemas informáticos, siendo más seguro y ágil trabajar con él.

Beneficios de la factura electrónica

El uso de la factura electrónica es cada vez más popular entre las empresas por sus numerosas ventajas:

• Es más económico al no utilizar papel o gastos de envío.
• Reduce los tiempos de gestión y optimiza el funcionamiento de la empresa o el departamento que se decante por su uso.
  
• Al no emplear papel, resulta beneficioso para el medio ambiente.
  
• Comunicación instantánea y la posibilidad de efectuar el pago contra-factura en el mismo instante.
  
• La factura electrónica es un formato mucho más seguro que los documentos en papel.
  

Digitalizar el negocio y la factura electrónica

Independientemente del tamaño de la empresa, todas necesitan dar un cambio radical con un claro enfoque hacia las nuevas tecnologías, especialmente para ser más competitivas y poder prosperar.

La factura electrónica no deja de ser una herramienta indispensable para llevar a cabo esta transformación digital a la que, tarde o temprano, todas las empresas deben someterse. Te dejamos algunos consejos si quieres comenzar a implementar la digitalización en tu negocio:

• Recibe formación o investiga: antes de comenzar a hacer cambios es necesario que conozcas con detalle el entorno digital y sus herramientas para poder actuar correctamente.
• Tener presencia en Internet es imprescindible, por lo que contar con una página web que funcione de manera adecuada y perfiles en las principales redes sociales nos abrirá una puerta al público y las ventas.
• Transformar la cultura de la empresa: se trata de comenzar a hacer las cosas de distinta manera y contar con una organización de enfoque tecnológico, para que los empleados se puedan habituar a estos nuevos procedimientos.
  
• Mide los resultados en base a los datos que vas almacenando a través de los canales y acciones.