Muchas organizaciones están viendo los beneficios de combinar el trabajo en equipo presencial (guardando las distancias) con la flexibilidad del trabajo remoto. Este entorno de trabajo híbrido permite que los empleados trabajen desde casa (o cualquier otro lugar) de forma rutinaria, o que vayan a la oficina cuando sea necesario hacerlo.
Debido a la aceleración del trabajo remoto y el cambio hacia un modelo de oficina híbrido, las empresas están reevaluando sus necesidades de impresión. A medida que tu organización cambia y tu nuevo estilo de trabajo híbrido evoluciona, hay ciertas características que debes tener en cuenta a la hora de plantearte comprar una nueva impresora. Vamos allá:
1. Funciones de seguridad de impresión
La preocupación en torno a la seguridad de la impresión remota no es nueva; esta sigue siendo una prioridad para las oficinas híbridas. Como era de esperar, existe especial preocupación por la seguridad de la información que se imprime en los dispositivos domésticos. Puesto que el trabajo remoto va para largo, es fundamental ofrecer posibilidades de impresión segura en el hogar a los empleados. Presta atención a estas características de seguridad:
- Autenticación local y de red.
- Cifrado de datos.
- Sobrescribir-borrar.
- Acceso con contraseña.
Pero no son solo los dispositivos domésticos los que requieren unas características de seguridad concretas. Asegúrate de proteger adecuadamente tu entorno de impresión en la oficina con funciones como:
- Autenticación y autorización de usuarios.
- Protocolos de comunicación seguros.
- Protección de los datos almacenados.
- Función de sobreescritura de datos.
- Monitorización de la red.
2. Capacidad basada en la nube
La demanda de soluciones que puedan escalarse de manera efectiva y eficiente para satisfacer las necesidades de una oficina híbrida y proporcionar los niveles de disponibilidad que se esperan para una plantilla móvil es clara. La capacidad en la nube es una característica imprescindible de cualquier impresora en un entorno de trabajo híbrido para que los empleados puedan imprimir o escanear desde cualquier lugar. Además, esto también permite que los trabajos en casa también se impriman directamente en la impresora de la oficina.
3. Capacidad multifunción
Con un trabajo más remoto, cabe esperar una reducción de la huella de espacio de oficina, y es posible que una de las mejores ventajas de una impresora multifunción sea el ahorro de espacio que ofrece este dispositivo. En lugar de necesitar espacio para una impresora, fotocopiadora, máquina de fax y escáner, la oficina híbrida puede contar con todas esas funciones en una sola máquina.
4. Impresoras sin contacto y compatibles con dispositivos móviles
Las empresas necesitan tener la libertad de imprimir y escanear utilizando dispositivos móviles como tabletas y teléfonos inteligentes, y hacerlo sin la necesidad de tocar un dispositivo compartido. Esta no solo es una característica cómoda y que ahorra tiempo, sino que la tecnología sin contacto también reduce el riesgo de transmisión de virus. Funciones como la impresión pull printing a través de la autenticación de tarjetas inteligentes o incluso el reconocimiento facial o de voz ayudarán a que la oficina híbrida siga siendo un entorno de trabajo seguro y saludable.
5. Un alimentador automático de documentos
En la misma línea, un dispositivo con un alimentador automático de documentos (automatic document feeder, ADF) reducirá la cantidad de toques necesarios. Un ADF permite colocar una resma de papel en la máquina y que esta se alimente automáticamente a través del dispositivo, lo que permite al usuario imprimir, escanear o copiar sin necesidad de colocar manualmente cada página.
6. Impresoras de gran capacidad
Un entorno de trabajo híbrido se basa en la productividad y la eficiencia, por lo que es lógico que una impresora de gran capacidad se convierta en una necesidad. Además, plantéate elegir un dispositivo de impresión con capacidad de imprimir grandes volúmenes para evitar toques innecesarios y tener que desinfectar continuamente después.
7. Bajos costes de impresión
El precio de tu impresora no es el único coste que vale la pena mencionar; el coste total de propiedad (total cost of ownership, TCO) incluye:
- El hardware físico, es decir, el propio dispositivo.
- Los costes de impresión (tóner y papel).
- Los costes de funcionamiento (el consumo energético y el mantenimiento).
Los bajos costes de funcionamiento mantendrán bajo control el presupuesto de la oficina híbrida para garantizar la máxima rentabilidad en tiempos de incertidumbre.
