Canal de denuncias: aspectos clave y consideraciones técnicas

¿Qué es un canal de denuncias?   

Un canal de denuncias interno, comúnmente conocido como canal de información, es un sistema de alertas que permite a los empleados y otros interesados dentro de una organización informar de manera confidencial sobre conductas inapropiadas, malas prácticas o posibles infracciones normativas. El objetivo fundamental de un canal de denuncias es identificar y abordar situaciones que representen un riesgo para la empresa, su reputación y su cumplimiento normativo. 

En este contexto, los denunciantes pueden transmitir información a través de un sistema seguro diseñado para proteger su identidad y garantizar la confidencialidad de los datos. Esta confidencialidad es esencial para alentar a los informantes a reportar sin temor a represalias. Por lo tanto, la principal prioridad de estos canales es proteger a las personas que denuncian, especialmente a aquellos que trabajan dentro de la organización o mantienen algún tipo de relación con ella. 

1. Entidades del sector público, excluyendo los municipios con una población inferior a 10,000 habitantes. 
2. Empresas privadas que empleen a 250 o más trabajadores. 
3. Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que pudieran establecerse, siempre y cuando reciban o gestionen fondos públicos. 

Adicionalmente, se ha establecido una fase transitoria que se extendió hasta el 1 de diciembre de 2023, aplicable a: 

1. Empresas con un número de empleados que varía entre 50 y 249. 
2. Municipios con una población inferior a 10,000 habitantes. 

Con el objetivo de aprovechar al máximo sus recursos y tiempo, las pequeñas y medianas empresas tienen ahora la oportunidad de evaluar minuciosamente las posibles soluciones de canales de denuncia que cumplan con todos los requisitos específicos necesarios. En este contexto, es de vital importancia garantizar que el canal de denuncia seleccionado cumpla con los requisitos establecidos por la legislación española, incluyendo la provisión de las funcionalidades necesarias y los estándares de privacidad de datos requeridos para la recolección, procesamiento y almacenamiento de la información relacionada con las denuncias. 

Tipos de canales de denuncias  

Las empresas han adoptado diversos canales para salvaguardar sus intereses y promover la transparencia. Desde líneas telefónicas directas hasta plataformas digitales descentralizadas, las organizaciones han implementado una variedad de estrategias con el propósito de alentar a sus empleados y partes interesadas a reportar posibles irregularidades o conductas inapropiadas.  

Canales Digitales de Denuncia  

Hoy en día, las organizaciones pueden beneficiarse de canales de denuncia digitales, los cuales garantizan la seguridad y confidencialidad de la información enviada, protegiéndola de accesos no autorizados. Empleados y colaboradores tienen la opción de presentar sus denuncias a través de una plataforma en línea o completar un formulario en el sitio web, manteniendo su anonimato si así lo desean. Un canal de denuncia digital brinda tranquilidad a quienes desean reportar asuntos potencialmente delicados y, según el proveedor, puede ser una de las formas más ágiles de establecer un canal de denuncia que cumpla plenamente con los requisitos legales. 

Algunos proveedores de software de denuncias incluso permiten la presentación de denuncias verbales a través de este canal.  

Correo Electrónico  

En ocasiones, algunas empresas ofrecen un canal de correo electrónico específico a través del cual los empleados pueden remitir informes al equipo de investigación. Los administradores de tecnología de la información generalmente crean una dirección de correo electrónico exclusiva a la que el equipo de investigación tiene acceso. Aunque el correo electrónico parece una opción rápida que no exige un gran esfuerzo, plantea desafíos relacionados con la privacidad y la seguridad. Su uso puede comprometer la seguridad de asuntos confidenciales de la empresa, y los correos electrónicos no proporcionan un anonimato garantizado. 

Si bien en teoría es posible cifrar los correos electrónicos para proteger su contenido, esto requiere medidas previas, como la configuración de la encriptación tanto por parte del remitente como del destinatario. No todas las empresas adoptan esta medida, y no todos los empleados están familiarizados con el proceso. Además, la confianza en el canal podría disminuir si los empleados deben ser responsables de configurar el cifrado. Además, no hay garantía de que los sistemas de correo no eliminen archivos adjuntos cifrados, ya que su contenido no se puede analizar para determinar si es seguro.  

Línea Telefónica  

Junto con el correo electrónico, contar con una línea telefónica exclusiva ha sido una práctica común entre los primeros adoptantes de canales de denuncia de irregularidades. Por lo general, se trata de una línea gratuita a la que cualquier persona puede llamar, y estas líneas pueden utilizarse tanto interna como externamente. 

Un canal de denuncia telefónica generalmente opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite realizar llamadas en el momento más conveniente para informar sobre un caso. Los operadores que atienden las llamadas se encuentran en lugares seguros donde no pueden ser escuchados. Con el consentimiento del denunciante, el informe de voz puede ser grabado para uso posterior y para garantizar que la información proporcionada no sea alterada. 

Sin embargo, no se considera un canal anónimo, ya que suele ser relativamente fácil identificar a una persona por su voz. Además, el seguimiento de las solicitudes para obtener más información o comentarios puede plantear desafíos en este sentido. 

Algunos canales de denuncia también ofrecen líneas telefónicas como un servicio adicional, lo que suele permitir que los administradores de casos gestionen tanto los formularios como las llamadas telefónicas en un mismo sistema de gestión de casos.  

Reuniones en Persona  

Otra opción que algunas empresas ofrecen es la posibilidad de reunirse en persona con el responsable de la investigación. Este canal, conocido como "atención directa" o "en persona", implica la asignación de un administrador de casos interno con el que los empleados pueden dialogar dentro de la empresa, como, por ejemplo, el director de Recursos Humanos o un responsable de cumplimiento. Los empleados pueden discutir sus inquietudes y denuncias de manera segura, programando previamente una reunión confidencial. 

Dado que se trata de una reunión presencial, el anonimato no es una opción. Con este canal de denuncia de irregularidades, los empleados a menudo dudan en expresar sus preocupaciones debido a la incertidumbre sobre quién podría escuchar su denuncia. Esto puede resultar en que problemas graves dentro de la empresa pasen desapercibidos y no se aborden durante un tiempo prolongado.  

Defensor del Trabajador Externo  

Un defensor del trabajador es un consultor contratado externamente, generalmente un abogado, un Delegado de Protección de Datos (DPD) o un responsable de cumplimiento externo, que actúa como un recurso confiable y confidencial para empleados, socios, solicitantes de empleo y otras partes interesadas de la empresa. Cualquier persona que observe indicios de actividades poco éticas, como fraude o corrupción en el entorno laboral, puede contactar a un defensor del trabajador en busca de ayuda. 

Los denunciantes tienen la opción de ponerse en contacto con el defensor del trabajador a través de diferentes canales, como el teléfono, reuniones presenciales o formularios en línea, cuando estos se encuentran disponibles. Hoy en día, la mayoría de los consultores incluyen una línea de denuncia digital en su paquete de servicios, lo que permite presentar denuncias de forma anónima, un requisito en algunos países de la Unión Europea. 

Un beneficio clave del defensor del trabajador es su imparcialidad, lo que puede ser un factor determinante para algunos denunciantes a la hora de presentar una denuncia. 

Requisitos del canal de denuncias  

La implementación y gestión efectiva de un canal de denuncias requiere el cumplimiento de una serie de requisitos fundamentales. Estos requisitos están diseñados para garantizar la efectividad del canal y la protección de los denunciantes. Los principales requisitos incluyen: 

1. Asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos. Los denunciantes deben poder reportar de manera anónima y sentirse seguros de que su identidad se mantendrá en secreto. 
2. Contar con una persona responsable de la gestión del canal. Designar a un individuo o equipo encargado de supervisar el funcionamiento del canal y coordinar la respuesta a las denuncias. 
3. Enviar un acuse de recibo al informante en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia. Esto garantiza una respuesta rápida y confirma la recepción de la denuncia. 
4. Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o del vencimiento del plazo de siete días después de realizarse la denuncia. En casos de especial complejidad, este plazo puede extenderse hasta tres meses adicionales. 
5. Permitir el acceso externo desde fuera de la red corporativa. Los canales de denuncias no están limitados a los empleados internos; deben ser accesibles para cualquier contraparte interesada en la empresa. 

Estos requisitos son esenciales para garantizar la confiabilidad y eficacia de los canales de denuncias. Además, los canales deben cumplir con plazos y calendarios específicos en función de las informaciones o incidencias que se comuniquen. 

Multas y sanciones  

La Ley 2/2023 establece sanciones en función de la gravedad de las infracciones y distingue entre personas físicas y jurídicas. Las sanciones específicas son las siguientes:  

Sanciones leves  

Las sanciones leves pueden alcanzar hasta 100,000 euros. Estas sanciones se aplican en casos donde la remisión de información se hace de manera deliberadamente incompleta por parte del responsable del sistema a la autoridad o fuera del plazo concedido. También se aplican si no se colabora con la investigación de las informaciones.  

Sanciones graves  

Las sanciones graves oscilan entre 100,001 y 600,000 euros. Estas sanciones se aplican en el caso de incumplimiento de la obligación de adoptar medidas para garantizar la confidencialidad y el secreto de las informaciones.  

Sanciones muy graves  

Las sanciones muy graves pueden llegar a oscilar entre 600,001 y 1,000,000 euros. Se aplican en una serie de situaciones, que incluyen: 

• Incumplimiento de la obligación de contar con un sistema interno de información en los términos exigidos por la ley. 
• Comunicación o revelación pública de información a sabiendas de su falsedad. 
• Violación de las garantías de confidencialidad y anonimato. 
• Adopción de represalias derivadas de la comunicación de informantes o de otras personas incluidas en el ámbito de protección. 
• Violación del deber de mantener en secreto cualquier aspecto relacionado con la información. 

Además de estas sanciones, en el caso de infracciones muy graves, la Autoridad Independiente de Protección al Informante, desde el momento en que haya sido finalmente constituida, podrá aplicar sanciones adicionales, como amonestaciones públicas, prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un período máximo de cuatro años o prohibición de contratar con el sector público durante un período máximo de tres años. 

¿Cómo es el canal de denuncias de Kyocera?  

Para agilizar todos los procesos relacionados con las denuncias corporativas, recomendamos utilizar una plataforma que permita cumplir con los requisitos de la Unión Europea para establecer un sistema de denuncias de irregularidades. Con el software de Kyocera puedes crear un ambiente seguro que contribuya a la transparencia y la comunicación interna de tu empresa. Además, con este canal de denuncias te beneficias de:  

• Sistema ID que garantiza el anonimato del denunciante si así lo solicita.
• Sin necesidad de que el empleado o tercero revele su identidad, protegiendo así su integridad. 
• Fomenta la responsabilidad en la organización, ya que obliga a los lideres a tomar medidas para abordar cualquier problema que haya sido informado. 
• Acceso tanto interno como público, aumentando la diversidad de los denunciantes 
• Permitiendo el acceso público, puedes identificar problemas que pueden no haber sido detectados internamente. 
• Ágil y rápida implementación   

La implementación y gestión de canales de denuncias en el ámbito empresarial se han convertido en una obligación legal en España, marcando un cambio significativo en la forma en que las organizaciones abordan la detección y el abordaje de infracciones normativas, malas prácticas y conductas inapropiadas.  

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