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Lo que necesitas saber sobre digitalización certificada de facturas

Este procedimiento escanea un documento y transforma la imagen obtenida en otra imagen codificada.
Lo que necesitas saber sobre digitalización certificada de facturas

La digitalización certificada es el procedimiento tecnológico mediante el cual escaneamos un documento y transformamos la imagen obtenida en otra imagen que está codificada de acuerdo a ciertos formatos estándar. Además, dicha imagen debe tener una resolución adecuada para que Hacienda la admita. Para poder hacerlo se debe de utilizar alguno de los diferentes software de digitalización que han sido homologados y que puedes consultar a través de este enlace.

Los formatos estándar que podemos utilizar para codificar la imagen de acuerdo con los requisitos de la digitalización certificada son los siguientes:

  • ISO 19005 PDF/A
  • PNG
  • JPEG2000
  • Acrobat 5 PDF 1.4 o superior
  • TIFF 6.0 o superior

Por tanto, la digitalización certificada de facturas no será más que una digitalización certificada donde el documento a escanear es una factura.  

Es crucial entender que esta práctica no es solo un requisito técnico, sino parte de un cambio más amplio hacia la digitalización en el mundo empresarial. La digitalización certificada no solo valida la autenticidad de facturas y otros documentos, sino que también actúa como un pilar en la meta de muchas empresas de reducir el uso del papel y optimizar sus operaciones, por eso es tan importante tener en cuenta la digitalización certificada para otros ámbitos empresariales. 

¿Qué es la digitalización certificada?

En el ámbito empresarial estamos todavía demasiado acostumbrados al papel, pero se puede apreciar cómo su presencia se va reduciendo paulatinamente. La digitalización certificada es una de las herramientas de las que disponemos si queremos cumplir el objetivo de papel cero en la empresa o al menos reducir su uso. 

La digitalización es cualquier proceso que permite convertir un documento en soporte físico en uno de formato digital. Esto puede ser muy útil para agilizar el trabajo y, por ejemplo, que varias personas puedan trabajar con un mismo documento simultáneamente. Ahora bien, hay que tener en cuenta que el documento digital no tiene la misma validez institucional que el físico. Si tenemos que presentarlo ante la Agencia Tributaria u otro organismo oficial, nos reclamarán el formato en papel, o bien una digitalización certificada.

Para que el formato digital y el físico tengan la misma validez legal, hay que recurrir a la digitalización certificada. Es un proceso para crear copias digitales de documentos sin que pierdan el valor legal que tienen en formato papel. Lo que se certifica, una vez firmado el documento, es la inalterabilidad del mismo. Precisamente por ello, si por ejemplo una factura se realiza directamente en formato digital, no es necesario tener también una copia física. 

Requisitos para obtener la digitalización certificada de un documento 

Firma digital

Se trata de un mecanismo criptográfico que permite acreditar que el firmante del documento es realmente quien dice ser. 

Certificado digital 

Está relacionado con la firma digital y lo constituyen los documentos electrónicos que contienen la información sobre el emisor: identidad, fecha de validez de la firma, etcétera. El certificado se vincula con una única persona. 

Software homologado por la AEAT

La digitalización certificada solo se puede hacer a través de aquellos que hayan cumplido los requisitos establecidos por la AEAT, que acredita que los documentos digitalizados no pueden ser manipulados. 

Otras herramientas imprescindibles 

  • Escáner para el reconocimiento OCR 

El desarrollo del proceso de digitalización certificada implica el uso de un escáner para pasar del formato físico a digital. Consiste en un escáner con tecnología OCR, que digitaliza y a la vez reconoce los caracteres del documento y los almacena en una base de datos y es esa base de datos la que permite encontrar el documento que se busca, en base a diferentes parámetros como fecha de expedición de la factura, destinatario o importe. 

  • Sistema de almacenamiento en la nube  

Para poder almacenar tantos archivos digitales hay que tener espacio suficiente y un soporte físico no siempre dispone de él. Por eso, lo habitual es conservar esta información en un sistema de almacenamiento en la nube (o cloud). 

La nube permite también que cualquiera de los empleados, con los permisos digitales necesarios, pueda acceder a la información digitalizada para trabajar con ella desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, agilizando considerablemente los procesos de trabajo. 

  • Software para la digitalización certificada de Kyocera 

El software de Kyocera está homologado y cumple con los requisitos establecidos por la AEAT. Con Solpheo Suite y ZeroComa, las empresas tienen todo lo que necesitan para hacer la digitalización certificada de sus documentos: son herramientas para abordar todo el proceso, desde el escaneo hasta la conservación de la documentación. 

Importancia de la digitalización de documentos en la empresa

Es habitual que las empresas trabajen con diferentes proveedores y tengan varios clientes, lo que genera una gran cantidad de papel. La legislación exige guardar las facturas de los últimos cinco años, lo que significa que la empresa acumula una gran cantidad de papel, y por tanto debe disponer del espacio para ello. 

La digitalización certificada está estrechamente ligada con la reducción del volumen de papel que se usa en las empresas. Son ya muchas las compañías que se han marcado la meta de papel cero. Con la certificación digitalizada ese objetivo es mucho más alcanzable, puesto que solo con eliminar el formato físico de los documentos ya se consigue reducir de forma notable el uso de papel. 

Por un lado, esto permite a las empresas ahorrar en material de oficina (como papel y tóner para la impresora), y por otro también es beneficioso tanto para los empleados como para el medio ambiente. Para los empleados porque, al reducirse el volumen de papel, hay menos acumulación de polvo y ácaros, contribuyendo a la limpieza del lugar de trabajo. Y para el medio ambiente porque al reducirse el uso de papel se reduce la deforestación.

Además, papel es un material que se va degradando con el tiempo. Un documento impreso se puede arruinar de muchas maneras: se puede mojar, se puede borrar parte del contenido, etc. Si a causa de su degradación, el contenido del documento no es legible, los organismos oficiales pueden desestimar su validez. 

Por último, la digitalización facilita la creación de una copia de seguridad de todos los documentos. La ley no obliga a hacerla, pero una vez que todos los documentos están en formato digital, copiar el fichero en otro dispositivo o en la nube resulta francamente sencillo. 

Beneficios de la digitalización certificada

  • Reducción de costes de impresión. 
  • Disminuciónnotable de la cantidad de espacio dentro de la empresa dedicado al almacenamiento de documentos. 
  • Ahorro en material de oficina: papel, tóner, etc. 
  • Contribuye a mejorar la calidad del aire en el centro de trabajo al haber menos papel acumulado y generando polvo. 
  • Ayuda a cuidar el medio ambiente. 
  • Mejora la imagen de la empresa al haber apostado por la sostenibilidad. 
  • Evita posibles multas por parte de la AEAT por pérdida de facturas. 
  • Mejora la gestión contable de la empresa al facilitarse el acceso a los datos. 
  • Al estar la información más accesible se agiliza el proceso de toma de decisiones. 
  • Los procesos de búsqueda de información son más rápidos, mejorando así la productividad y eficiencia de los empleados. 
  • Se reduce la posibilidad de error humano.Contribuye a una mejor protección de datos. 

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Validez legal y posibilidad de destrucción confidencial del papel

La digitalización certificada de facturas es posible en España desde el año 2007.

En la actualidad se encuentra en una etapa de alto crecimiento donde muchas empresas la utilizan con la idea de agilizar procesos y ahorrar el espacio de almacenamiento que hasta ahora ocupaban las facturas en papel. Una vez realizada la digitalización certificada, la imagen obtenida tiene total validez legal y la factura en papel puede ser destruida confidencialmente.

Pero debemos recordar que no toda digitalización de facturas es una digitalización certificada de facturas, y que solo con esta última es posible completar un proceso de destrucción confidencial de facturas en papel. Si tu proceso de digitalización no es de digitalización certificada, podrás incluir las facturas digitalizadas en tu software de gestión documental para conseguir todos los beneficios que aporta, como son mayor productividad, ahorro de costes, ahorro de tiempo, mejora en los procesos, movilidad, etc., pero no podrás destruir la factura en papel y tampoco podrás utilizar la factura digitalizada con validez legal. 

 

Documentación necesaria para la homologación de un software de digitalización certificada  

Quizás te estés preguntando si vale la pena crear tu propio software de digitalización certificada para digitalizar tus facturas y que tengan validez legal.

Al inicio de este artículo te hemos dejado un enlace a la lista de programas informáticos que ya han sido homologados y que por lo tanto puedes utilizar ya sea directamente o a través de un proveedor externo.

Teniendo en cuenta la complejidad de homologar un software de digitalización, parece que lo mejor es utilizar uno de los que aparecen en esa lista. Además, si tienes una gran cantidad de facturas, el propio proceso de digitalización puede ser lo suficientemente complicado como para que sea conveniente encargarlo a una empresa especializada. Al menos para digitalizar el archivo pasivo de facturas. Quizás ya puedas hacerte cargo después de las facturas nuevas que se van generando.

Pero si aún así crees que te puede interesar desarrollar un programa de digitalización certificada propio, ten en cuenta que deberás presentar la siguiente documentación:

  • Una declaración responsable de que se están cumpliendo los requisitos que exige la orden EHA/962/2007.
  • Una descripción de todas las normas en las que está basado el procedimiento de digitalización certificada. También serán necesarios los protocolos, las normas de seguridad y de control, así como las de explotación, en lo que se refiere a la creación y consulta de la base de datos documental.
  • Un plan de gestión de calidad que tenga en cuenta todo el proceso de digitalización y firma así como su impacto en la imagen y en los metadatos. También será necesario  describir el mantenimiento que se realiza a los dispositivos.
  • Por último, necesitarás un informe emitido por una auditora informática independiente que tenga acreditada su solvencia técnica en relación al análisis y valoración de la actividad que desarrollas y en el que aparezca expresada la opinión de si estás cumpliendo las condiciones que pide la orden citada arriba en cuanto a digitalización certificada. 
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