Validez legal y posibilidad de destrucción confidencial del papel
La digitalización certificada de facturas es posible en España desde el año 2007.
En la actualidad se encuentra en una etapa de alto crecimiento donde muchas empresas la utilizan con la idea de agilizar procesos y ahorrar el espacio de almacenamiento que hasta ahora ocupaban las facturas en papel. Una vez realizada la digitalización certificada, la imagen obtenida tiene total validez legal y la factura en papel puede ser destruida confidencialmente.
Pero debemos recordar que no toda digitalización de facturas es una digitalización certificada de facturas, y que solo con esta última es posible completar un proceso de destrucción confidencial de facturas en papel. Si tu proceso de digitalización no es de digitalización certificada, podrás incluir las facturas digitalizadas en tu software de gestión documental para conseguir todos los beneficios que aporta, como son mayor productividad, ahorro de costes, ahorro de tiempo, mejora en los procesos, movilidad, etc., pero no podrás destruir la factura en papel y tampoco podrás utilizar la factura digitalizada con validez legal.
Documentación necesaria para la homologación de un software de digitalización certificada
Quizás te estés preguntando si vale la pena crear tu propio software de digitalización certificada para digitalizar tus facturas y que tengan validez legal.
Al inicio de este artículo te hemos dejado un enlace a la lista de programas informáticos que ya han sido homologados y que por lo tanto puedes utilizar ya sea directamente o a través de un proveedor externo.
Teniendo en cuenta la complejidad de homologar un software de digitalización, parece que lo mejor es utilizar uno de los que aparecen en esa lista. Además, si tienes una gran cantidad de facturas, el propio proceso de digitalización puede ser lo suficientemente complicado como para que sea conveniente encargarlo a una empresa especializada. Al menos para digitalizar el archivo pasivo de facturas. Quizás ya puedas hacerte cargo después de las facturas nuevas que se van generando.
Pero si aún así crees que te puede interesar desarrollar un programa de digitalización certificada propio, ten en cuenta que deberás presentar la siguiente documentación:
- Una declaración responsable de que se están cumpliendo los requisitos que exige la orden EHA/962/2007.
- Una descripción de todas las normas en las que está basado el procedimiento de digitalización certificada. También serán necesarios los protocolos, las normas de seguridad y de control, así como las de explotación, en lo que se refiere a la creación y consulta de la base de datos documental.
- Un plan de gestión de calidad que tenga en cuenta todo el proceso de digitalización y firma así como su impacto en la imagen y en los metadatos. También será necesario describir el mantenimiento que se realiza a los dispositivos.
- Por último, necesitarás un informe emitido por una auditora informática independiente que tenga acreditada su solvencia técnica en relación al análisis y valoración de la actividad que desarrollas y en el que aparezca expresada la opinión de si estás cumpliendo las condiciones que pide la orden citada arriba en cuanto a digitalización certificada.
