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La digitalización certificada es el procedimiento tecnológico mediante el cual escaneamos un documento y transformamos la imagen obtenida en otra imagen que está codificada de acuerdo a ciertos formatos estándar. Además, dicha imagen debe tener una resolución adecuada para que Hacienda la admita. Para poder hacerlo se debe de utilizar alguno de los diferentes software de digitalización que han sido homologados y que puedes consultar a través de este enlace.
Los formatos estándar que podemos utilizar para codificar la imagen de acuerdo con los requisitos de la digitalización certificada son los siguientes:
Por tanto, la digitalización certificada de facturas no será más que una digitalización certificada donde el documento a escanear es una factura.
La digitalización certificada de facturas es posible en España desde el año 2007.
En la actualidad se encuentra en una etapa de alto crecimiento donde muchas empresas la utilizan con la idea de agilizar procesos y ahorrar el espacio de almacenamiento que hasta ahora ocupaban las facturas en papel. Una vez realizada la digitalización certificada, la imagen obtenida tiene total validez legal y la factura en papel puede ser destruida confidencialmente.
Pero debemos recordar que no toda digitalización de facturas es una digitalización certificada de facturas, y que solo con esta última es posible completar un proceso de destrucción confidencial de facturas en papel. Si tu proceso de digitalización no es de digitalización certificada, podrás incluir las facturas digitalizadas en tu software de gestión documental para conseguir todos los beneficios que aporta, como son mayor productividad, ahorro de costes, ahorro de tiempo, mejora en los procesos, movilidad, etc., pero no podrás destruir la factura en papel y tampoco podrás utilizar la factura digitalizada con validez legal.
Quizás te estés preguntando si vale la pena crear tu propio software de digitalización certificada para digitalizar tus facturas y que tengan validez legal.
Al inicio de este artículo te hemos dejado un enlace a la lista de programas informáticos que ya han sido homologados y que por lo tanto puedes utilizar ya sea directamente o a través de un proveedor externo.
Teniendo en cuenta la complejidad de homologar un software de digitalización, parece que lo mejor es utilizar uno de los que aparecen en esa lista. Además, si tienes una gran cantidad de facturas, el propio proceso de digitalización puede ser lo suficientemente complicado como para que sea conveniente encargarlo a una empresa especializada. Al menos para digitalizar el archivo pasivo de facturas. Quizás ya puedas hacerte cargo después de las facturas nuevas que se van generando.
Pero si aún así crees que te puede interesar desarrollar un programa de digitalización certificada propio, ten en cuenta que deberás presentar la siguiente documentación:
Digitalización empresarial desde cero