La digitalización certificada es el procedimiento tecnológico mediante el cual escaneamos un documento y transformamos la imagen obtenida en otra imagen que está codificada de acuerdo a ciertos formatos estándar. Además, dicha imagen debe tener una resolución adecuada para que Hacienda la admita. Para poder hacerlo se debe de utilizar alguno de los diferentes software de digitalización que han sido homologados y que puedes consultar a través de este enlace.
Los formatos estándar que podemos utilizar para codificar la imagen de acuerdo con los requisitos de la digitalización certificada son los siguientes:
- ISO 19005 PDF/A
- PNG
- JPEG2000
- Acrobat 5 PDF 1.4 o superior
- TIFF 6.0 o superior
Por tanto, la digitalización certificada de facturas no será más que una digitalización certificada donde el documento a escanear es una factura.
Es crucial entender que esta práctica no es solo un requisito técnico, sino parte de un cambio más amplio hacia la digitalización en el mundo empresarial. La digitalización certificada no solo valida la autenticidad de facturas y otros documentos, sino que también actúa como un pilar en la meta de muchas empresas de reducir el uso del papel y optimizar sus operaciones, por eso es tan importante tener en cuenta la digitalización certificada para otros ámbitos empresariales.
¿Qué es la digitalización certificada?
En el ámbito empresarial estamos todavía demasiado acostumbrados al papel, pero se puede apreciar cómo su presencia se va reduciendo paulatinamente. La digitalización certificada es una de las herramientas de las que disponemos si queremos cumplir el objetivo de papel cero en la empresa o al menos reducir su uso.
La digitalización es cualquier proceso que permite convertir un documento en soporte físico en uno de formato digital. Esto puede ser muy útil para agilizar el trabajo y, por ejemplo, que varias personas puedan trabajar con un mismo documento simultáneamente. Ahora bien, hay que tener en cuenta que el documento digital no tiene la misma validez institucional que el físico. Si tenemos que presentarlo ante la Agencia Tributaria u otro organismo oficial, nos reclamarán el formato en papel, o bien una digitalización certificada.
Para que el formato digital y el físico tengan la misma validez legal, hay que recurrir a la digitalización certificada. Es un proceso para crear copias digitales de documentos sin que pierdan el valor legal que tienen en formato papel. Lo que se certifica, una vez firmado el documento, es la inalterabilidad del mismo. Precisamente por ello, si por ejemplo una factura se realiza directamente en formato digital, no es necesario tener también una copia física.
Requisitos para obtener la digitalización certificada de un documento
Firma digital
Se trata de un mecanismo criptográfico que permite acreditar que el firmante del documento es realmente quien dice ser.
Certificado digital
Está relacionado con la firma digital y lo constituyen los documentos electrónicos que contienen la información sobre el emisor: identidad, fecha de validez de la firma, etcétera. El certificado se vincula con una única persona.
Software homologado por la AEAT
La digitalización certificada solo se puede hacer a través de aquellos que hayan cumplido los requisitos establecidos por la AEAT, que acredita que los documentos digitalizados no pueden ser manipulados.
Otras herramientas imprescindibles
- Escáner para el reconocimiento OCR
El desarrollo del proceso de digitalización certificada implica el uso de un escáner para pasar del formato físico a digital. Consiste en un escáner con tecnología OCR, que digitaliza y a la vez reconoce los caracteres del documento y los almacena en una base de datos y es esa base de datos la que permite encontrar el documento que se busca, en base a diferentes parámetros como fecha de expedición de la factura, destinatario o importe.
- Sistema de almacenamiento en la nube
Para poder almacenar tantos archivos digitales hay que tener espacio suficiente y un soporte físico no siempre dispone de él. Por eso, lo habitual es conservar esta información en un sistema de almacenamiento en la nube (o cloud).
La nube permite también que cualquiera de los empleados, con los permisos digitales necesarios, pueda acceder a la información digitalizada para trabajar con ella desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, agilizando considerablemente los procesos de trabajo.
- Software para la digitalización certificada de Kyocera
El software de Kyocera está homologado y cumple con los requisitos establecidos por la AEAT. Con Solpheo Suite y ZeroComa, las empresas tienen todo lo que necesitan para hacer la digitalización certificada de sus documentos: son herramientas para abordar todo el proceso, desde el escaneo hasta la conservación de la documentación.
Importancia de la digitalización de documentos en la empresa
Es habitual que las empresas trabajen con diferentes proveedores y tengan varios clientes, lo que genera una gran cantidad de papel. La legislación exige guardar las facturas de los últimos cinco años, lo que significa que la empresa acumula una gran cantidad de papel, y por tanto debe disponer del espacio para ello.
La digitalización certificada está estrechamente ligada con la reducción del volumen de papel que se usa en las empresas. Son ya muchas las compañías que se han marcado la meta de papel cero. Con la certificación digitalizada ese objetivo es mucho más alcanzable, puesto que solo con eliminar el formato físico de los documentos ya se consigue reducir de forma notable el uso de papel.
Por un lado, esto permite a las empresas ahorrar en material de oficina (como papel y tóner para la impresora), y por otro también es beneficioso tanto para los empleados como para el medio ambiente. Para los empleados porque, al reducirse el volumen de papel, hay menos acumulación de polvo y ácaros, contribuyendo a la limpieza del lugar de trabajo. Y para el medio ambiente porque al reducirse el uso de papel se reduce la deforestación.
Además, papel es un material que se va degradando con el tiempo. Un documento impreso se puede arruinar de muchas maneras: se puede mojar, se puede borrar parte del contenido, etc. Si a causa de su degradación, el contenido del documento no es legible, los organismos oficiales pueden desestimar su validez.
Por último, la digitalización facilita la creación de una copia de seguridad de todos los documentos. La ley no obliga a hacerla, pero una vez que todos los documentos están en formato digital, copiar el fichero en otro dispositivo o en la nube resulta francamente sencillo.
Beneficios de la digitalización certificada
- Reducción de costes de impresión.
- Disminuciónnotable de la cantidad de espacio dentro de la empresa dedicado al almacenamiento de documentos.
- Ahorro en material de oficina: papel, tóner, etc.
- Contribuye a mejorar la calidad del aire en el centro de trabajo al haber menos papel acumulado y generando polvo.
- Ayuda a cuidar el medio ambiente.
- Mejora la imagen de la empresa al haber apostado por la sostenibilidad.
- Evita posibles multas por parte de la AEAT por pérdida de facturas.
- Mejora la gestión contable de la empresa al facilitarse el acceso a los datos.
- Al estar la información más accesible se agiliza el proceso de toma de decisiones.
- Los procesos de búsqueda de información son más rápidos, mejorando así la productividad y eficiencia de los empleados.
- Se reduce la posibilidad de error humano.Contribuye a una mejor protección de datos.
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