Actualmente, la protección de datos en línea es uno de los principales desafíos de las empresas. Con el constante aumento en la adopción de Microsoft 365 como plataforma de colaboración y comunicación, es más importante que nunca comprender las mejores formas de mantener seguros tus datos. Office 365, una de las suites de productividad más utilizadas en el mundo, almacena una gran cantidad de información crucial, desde correos electrónicos hasta documentos y calendarios. Pero, si bien Office 365 ofrece robustas medidas de seguridad y cumplimiento, la responsabilidad de proteger los datos recae en última instancia en los usuarios y administradores. En este artículo, exploraremos la importancia de mantener copias de seguridad y backups en Office 365, así como las estrategias para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva.
La Importancia de Proteger tus Datos en Office 365
Proteger tus datos en Office 365 es un aspecto clave, tanto para empresas como para particulares. Office 365, la suite de productividad líder de Microsoft es ampliamente utilizada para gestionar y almacenar una gran gama de datos. En un entorno empresarial, la información almacenada en Office 365 a menudo es vital para el funcionamiento diario. Los correos electrónicos contienen conversaciones comerciales esenciales, los documentos albergan estrategias y datos financieros, y los calendarios y contactos son fundamentales para la programación y la gestión de relaciones con clientes y socios. Por ello, la pérdida o el acceso no autorizado a estos datos puede tener un impacto significativo en la continuidad de las operaciones comerciales.
Por otro lado, para usuarios individuales, Office 365 también almacena información personal sensible; correos electrónicos personales, documentos financieros o médicos, y datos de contactos personales que deben protegerse para preservar la privacidad y la seguridad personal. La exposición de esta información a terceros puede tener graves consecuencias, como en el caso de las amenazas cibernéticas, como el phishing, el ransomware y otros ataques maliciosos. En 2018, un 78% de las empresas que utilizan Office 365 experimentaron ciberataques exitosos, lo que ha llevado a que más del 50% de las organizaciones con Office 365 aumenten sus gastos de seguridad en un 18% desde 2017, según una encuesta realizada por Osterman Research para Cyren. Los ciberdelincuentes buscan constantemente vulnerabilidades en sistemas y servicios en línea, incluido Office 365, por lo que es de vital importancia llevar a cabo medidas y copias de seguridad ante este factor de riesgo.
Los directores de TI y el personal de seguridad indicaron que el phishing es la principal fuente de ataques, y el volumen de correos electrónicos de phishing que evaden las defensas de seguridad existentes ha crecido significativamente.
Casi la mitad de los encuestados calificaron sus defensas de seguridad de phishing actuales como "pobres" o "mediocres", y el 66% planea implementar nuevos servicios especializados para mejorar la protección contra el phishing. Además, el 68% está interesado en añadir una capa adicional de protección contra el ransomware, y el 64% considera adoptar un servicio que ofrezca una protección de sandboxing mejorada para detener el malware evasivo.
Los administradores de TI destacaron que la seguridad es el criterio más importante al evaluar nuevas soluciones de seguridad de correo electrónico, superando a otras consideraciones como las capacidades avanzadas de seguridad, el costo de adquisición y la facilidad de mantenimiento. En respuesta a estas preocupaciones, el 78% de las empresas han suscrito una capa de seguridad de correo electrónico SaaS avanzada, ya sea de un proveedor externo de gateway de correo electrónico seguro (42%) o del módulo de seguridad avanzado de Office 365 (36%).
¿Office 365 Garantiza la Seguridad de tus Datos?
En el mundo empresarial y en la vida cotidiana, la gestión de datos se ha convertido en un componente esencial. En este contexto, Microsoft Office 365, una de las suites de productividad más utilizadas a nivel global, juega un papel fundamental.
Office 365, desarrollado por Microsoft, ha sido diseñado con una atención meticulosa hacia la seguridad de los datos. Desde sus inicios, Microsoft ha buscado establecer una sólida infraestructura de seguridad que aborde una variedad de amenazas cibernéticas y problemas relacionados con la privacidad de los datos.
Un pilar fundamental en la seguridad de Office 365 es el cifrado de datos. Todos los datos transmitidos entre los servidores de Microsoft y los dispositivos del usuario están cifrados. Este cifrado de extremo a extremo garantiza que, incluso si se interceptara la transmisión, los datos serían incomprensibles para cualquier persona no autorizada.
Microsoft - "La seguridad es, y siempre será, nuestra máxima prioridad. Utilizamos el cifrado para proteger los datos en tránsito y en reposo." (support.microsoft.com)
Por otra parte, la autenticación multifactor (MFA) es una herramienta efectiva para proteger las cuentas de usuario. Office 365 ofrece esta capa adicional de seguridad que requiere una segunda forma de verificación además de la contraseña estándar. Esto reduce significativamente la posibilidad de que las cuentas sean comprometidas mediante el robo de contraseñas.
Microsoft - "La autenticación multifactor proporciona una capa adicional de seguridad para tu cuenta, requiriendo que proporciones dos formas de identificación antes de acceder." (support.microsoft.com)
Por último, Microsoft ha implementado herramientas avanzadas de protección contra amenazas cibernéticas en Office 365. Estas herramientas incluyen el filtrado de correo no deseado, la detección de malware y la prevención de phishing. Se monitorean continuamente las amenazas para mantener los sistemas seguros.
Microsoft - "Nuestra misión es proteger a cada persona y organización en el planeta para que puedan alcanzar su máximo potencial." (microsoft.com/en-us/security)
Pero el año pasado, los investigadores de seguridad de Microsoft descubrieron una campaña de phishing a gran escala, que utilizaba técnicas de proxy HTTPS para secuestrar cuentas de Office 365. Esta campaña afectó a más de 10,000 organizaciones en todo el mundo desde septiembre de 2021. El objetivo principal de la campaña era el compromiso del correo electrónico (BEC), una amenaza que ha causado pérdidas de más de 43,000 millones de dólares en los Estados Unidos entre junio de 2016 y diciembre de 2021, según el FBI. El ataque utiliza correos electrónicos no autorizados con adjuntos HTML maliciosos que redirigen a páginas de inicio de sesión falsas de Office 365. Lo que diferencia a este ataque es su implementación de backend, donde las páginas de phishing actúan como proxies y obtienen contenido en tiempo real desde la página de inicio de sesión legítima de Office 365. Esto permite a los atacantes mostrar páginas de inicio de sesión personalizadas y capturar cookies de sesión de usuarios.
Por lo que es de vital importancia considerar la protección de los datos de tu empresa a terceros para garantizar una mayor seguridad a ataques cibernéticos.
Estrategias para Realizar Copias de Seguridad y Backups en Office 365
Para garantizar la seguridad y disponibilidad de tus datos en Office 365, es esencial implementar estrategias efectivas de copias de seguridad y backups. A continuación, se presentan pasos clave para lograrlo:
1. Utiliza las Características Internas de Office 365
- Papelera de Reciclaje: Los elementos eliminados se almacenan en la Papelera de Reciclaje durante un período definido (generalmente 30 días), lo que facilita la recuperación de elementos eliminados por accidente.
- Políticas de Retención: Configura políticas de retención personalizadas para conservar elementos durante más tiempo o de manera indefinida. Esto es útil para cumplir con regulaciones y mantener registros históricos.
2. Usa las Funcionalidades de SharePoint y OneDrive
- Versiones Anteriores: SharePoint y OneDrive permiten restaurar archivos y carpetas a versiones anteriores. Además, configura políticas de retención y eliminación para proteger tus datos.
3. Considera Soluciones de Terceros
La protección de tus datos y la seguridad de tu empresa son de suma importancia, por lo que para una protección más completa considera utilizar soluciones de copias de seguridad de terceros diseñadas específicamente para Office 365.
Kyocera, está formada por equipo de expertos en seguridad informática que implementará las mejores prácticas y soluciones avanzadas para garantizar que tus sistemas estén protegidos contra amenazas cibernéticas; desde la implementación de firewalls hasta soluciones antivirus y otro tipo de soluciones para salvaguardar tu información crítica. Además, Kyocera puede afrontar cualquier desafío relacionado con la pérdida de datos, ya que implementan soluciones de respaldo y recuperación para proteger tus datos empresariales y minimizar el tiempo de inactividad en caso de un desastre. Nuestro enfoque integral incluye estrategias como:
- Copia de Seguridad Automatizada: Programa copias de seguridad automáticas para garantizar que tus datos se respalden regularmente.
- Almacenamiento Externo: Almacena las copias de seguridad fuera de la infraestructura de Office 365 para mayor seguridad.
- Recuperación Rápida: Facilita la recuperación de datos en caso de pérdida o desastre.
4. Capacitación y Concienciación de los Usuarios
La educación y la concienciación de los usuarios es imprescindible. Capacita a tus empleados o usuarios sobre cómo utilizar las características de recuperación de datos disponibles y cómo evitar errores comunes que puedan resultar en la pérdida de datos.
Proteger tus datos en Office 365 es esencial para garantizar la continuidad de tus operaciones comerciales y mantener la privacidad de la información personal. Aunque Microsoft ofrece medidas sólidas de seguridad, es responsabilidad del usuario y del administrador tomar medidas adicionales para realizar copias de seguridad y backups de los datos. La combinación de las características internas de Office 365 y soluciones de terceros proporciona una defensa sólida contra la pérdida de datos.
En conclusión, Microsoft Office 365 implementa una sólida infraestructura de seguridad y protección de datos. Sin embargo, la seguridad efectiva requiere una colaboración activa entre el proveedor y los usuarios, es decir, la protección de datos es un esfuerzo conjunto, donde cada parte cumple un papel crucial. Mantenerse informado, implementar buenas prácticas de seguridad y utilizar las herramientas de seguridad disponibles son pasos esenciales para asegurar la integridad y privacidad de los datos en Office 365. La seguridad es una inversión constante en la era digital actual. Sin embargo, incluso con estas medidas, los datos pueden estar en riesgo debido a errores humanos, como la eliminación accidental, o eventos impredecibles como fallos en los servidores de Microsoft o ataques cibernéticos sofisticados.
Kyocera protege tus datos de amenazas cibernéticas: tú seguridad, nuestra prioridad
En Kyocera, entendemos la importancia de proteger tu información de las amenazas cibernéticas. Nuestra tecnología de vanguardia no solo te ofrece soluciones de impresión de alta calidad, sino que también integra medidas de seguridad avanzadas para garantizar la confidencialidad y la integridad de tus datos. Confía en Kyocera para mantener tus documentos y tu empresa a salvo en un entorno digital cada vez más complejo.
Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para programar una consulta gratuita con uno de nuestros expertos y descubre cómo Kyocera puede ser tu aliado en la protección de tus activos más valiosos: tus datos.
