A la hora de implementar estas decisiones se tiene en cuenta que la situación, aunque dura y difícil, será temporal, por lo que los ajustes realizados se podrán revertir para recuperar la estabilidad que reinaba anteriormente en la empresa. Sus beneficios no son sostenibles, pero dan pie a que los CIOs aprovechen este momento por el cual pasa el negocio como forma de aprovechar distintos puntos de vista que permitan implementar cambios sistémicos con los que ajustar apartados que sea posible optimizar a favor de la potenciación de otros elementos clave.
Comprensión del entorno para la sostenibilidad económica
El paso inicial y fundamental es que seamos capaces de comprender nuestro entorno para poder afrontar un programa de cambio sistémico en la empresa de manera positiva. Esto significa prestar atención a los siguientes aspectos:
- Fijar objetivos financieros: Es necesario conocer las previsiones financieras a corto y largo plazo para poder realizar una previsión y un plan de acción que pueda funcionar. Si este presente año se reducirá el presupuesto un 5% y el año siguiente un 6% habrá que tenerlo en cuenta para la planificación de proyectos. Además, las cuentas se deben hacer con el contexto más pesimista en mente, dado que se trata de un plan para evitar situaciones inesperadas que no se puedan mantener.
- Conocer las restricciones de inversión: Por muy clara que se vea una situación desde uno de los departamentos es fundamental tener contacto con la dirección para conocer de antemano cuáles son las perspectivas posibles en términos de inversión. Esto evitará perder tiempo.
- Comprender y verificar las expectativas: Hay que conocer las expectativas que se tienen de la introducción de un cambio sistémico. La dirección debe conocer cuáles serán los cambios que supondrá aceptar en base a las modificaciones adoptadas con este ajuste para que luego no haya sorpresas o malentendidos.
- Identificar los servicios TI: Es lo más obvio, pero antes de iniciar el proceso de cambio hay que tener controlados todos los procesos TI en los que se trabaja, siendo recomendable tener, al menos un índice de todos los procesos que se realicen.
- Determinar roles y responsabilidades: ¿Quién se ocupa en la organización de cada tarea TI? Hay que definirlo para que todo quede sobre el papel.
Un marco para la mejora sistémica
Antes de comenzar con el proceso de cambio habrá que detenerse en los cambios potenciales que se producirán en la empresa una vez se lleve a cabo el ajuste. Esto significa conocer cada uno de ellos:
- Priorización: Hay que determinar cuáles son los servicios que se ofrecen actualmente y cuáles tienen una relevancia fundamental. También se debe diferenciar entre los servicios intocables y aquellos que sí pueden llegar a cambiar.
- Análisis: Es necesario comprobar los servicios que se gestionan para compararlos con métodos actuales y ver si alguno de ellos se puede simplificar.
- Estandarización: Se deben examinar posibilidades que lleven a la estandarización, aunque requiera la adquisición de pequeños añadidos.
- Consolidación: El proceso debe valorar qué servicios se realizan en la empresa y contemplar la posibilidad de combinar varios de ellos a favor de una menor cantidad de gastos.
- Organización: Explorar si un cambio de responsabilidades y orden en la compañía puede llevar a un cambio positivo.
- Negociación: Aquellos contratos que estén a punto de expirar darán opciones de renegociar con los clientes que más interese.
- Conservación: Considerar aquellos recursos que se pueden ahorrar para aumentar la sostenibilidad respecto al medio ambiente e implementar un compromiso rse que marque el camino de la empresa en este ámbito.
- Optimización: Revisar procesos para ver qué servicios pueden ser ajustados, como aquellos que tuvieran mucha demanda en el pasado pero que hayan quedado ahora relegados a segundo plano.
- Gobernar: Establecer una línea de trabajo a modo de orden de gobierno ayudará a que se adopten siempre decisiones que estén en sintonía entre todos los departamentos.
- Comunicar: Cada uno de los cambios que se introduzcan deberá estar comunicado a todos los departamentos con la máxima seguridad de que están informados de ellos.
Actuando con un Servicio Institucional
El trabajo de la división TI se concentra, entre otros detalles, en ayudar a que una organización pueda reducir sus gastos en diversos aspectos. Por eso este departamento debe colaborar estrechamente con el resto para aplicar su lógica en la toma de decisiones acerca de los cambios. Algunos aspectos a revisar incluyen:
- Mejorar la administración de recursos: En esta tarea el departamento TI puede ayudar en gran medida al resto, apoyándoles para tomar decisiones adecuadas.
- Cambiar el método de entrega: Se deben explorar nuevas opciones de entrega para reducir los costes, sobre todo aprovechando las últimas tendencias tecnológicas.
- Optimizar procesos: Aunque muchas empresas han dado el salto a un entorno ERP, en el proceso han cometido errores, lo que hace que el equipo TI deba ayudar para solucionarlos y optimizarlos.
- Mejorar el control: Es posible trabajar con la dirección de tú a tú para tener un mejor control de todos los procesos que se realizan y de los costes que implican.
- Habilitar nuevos modelos de negocio: El outsourcing o los servicios compartidos son buenas oportunidades para implementar.
