Cómo ha influido la transformación digital en la gestión de documentos

Seguro que has escuchado hablar de conceptos como computación departamental, cliente-servidor, ERP, la nube y la era móvil, y habrás aplicado alguna de estas tecnologías en tu empresa. Pero estas tecnologías ya no son noticia y su uso no significa que la empresa se haya adaptado a la transformación digital o que esté digitalizada.

Definición de la transformación digital

La transformación digital se puede definir como la aceleración de las actividades empresariales, los procesos, las competencias y los modelos, para aprovechar los cambios y las oportunidades de las tecnologías digitales y su impacto de una manera estratégica y priorizada. Es decir, la transformación digital supone un importante cambio en los negocios.

En base a un estudio realizado por Forrester Consulting se pueden diferenciar varios factores que influyen en la transformación digital:

• La satisfacción del cliente.
• El aumento de la velocidad de comercialización.
• La rentabilidad.

Además de los factores anteriores, es importante tener en cuenta que en la transformación digital el aspecto esencial es la interdependencia de funciones empresariales, procesos, actividades, activos y modelos, es decir, la transformación digital influye en todos los aspectos de la empresa. 

La transformación digital y la gestión documental

Actualmente la información  no solo se debe proporcionar en el momento adecuado, para la persona correcta y de forma eficiente, sino que además es preciso tener en cuenta que trabajamos en una situación en la que el uso de los móviles requiere unas empresas que funcionen las 24 horas y los 7 días de la semana. Esta situación ha influido de forma muy importante en la gestión documental.

La gestión documental se puede definir como la forma en la que una empresa u organismo almacena, administra y rastrea documentos electrónicos. Las organizaciones que implantan soluciones de gestión documental y estrategias para automatizar procesos son las más preparadas.

En la actualidad podemos destacar algunos datos, derivados de la encuesta de AIIM “La oficina digital: mejorando nuestra forma de trabajar”, como los siguientes:

• Un 55% de las empresas encuestadas utiliza carpetas compartidas para reunir documentación de soporte.
• El 22% utiliza la circulación automatizada de agendas y actas.
• El 31% sostiene que los sistemas ECM que utilizan son muy complicados.
• El 71% comparte a través de unidades de red y el 15% mediante archivos compartidos en la nube.
• El 32% de las empresas encuestadas está de acuerdo en que es necesario extender la capacidad de aprobación de documentos a los dispositivos móviles.

Factores que afectan a la gestión documental

La gestión de documentos debe adaptarse a una situación que cambia muy rápido debido al uso de nuevas tecnologías. Entre los factores que afectan a la gestión documental se pueden destacar los siguientes:

• Los millennials son personas que ya han nacido y crecido en un mundo digital por lo que exigen que las empresas sean inteligentes digitalmente lo que supone un reto para las organizaciones.
• Algunas empresas se ven obligadas a mantener aplicaciones heredadas que tienen poco valor, pero que aseguran el acceso a determinados datos, y que se necesitan para cumplir la normativa existente.
• Muchas empresas hacen ya todo online, el número de dispositivos móviles que se conecta a internet crece cada día y el universo digital crece un 40% al año.
• Existe un gran número de grandes empresas que manejan un volumen de datos muy importante y que sufren grandes presiones para cumplir las exigencias legales.
• Cada vez es más importante que cuando se realiza una migración de datos no se comprometa su integridad o su accesibilidad. 

Como consecuencia de todo lo anterior, es evidente que la gestión documental se está transformando para adaptarse a las necesidades actuales, de forma que solo las empresas que adopten políticas, procesos y tecnologías adecuadas podrán aprovechar los cambios.