Cómo optimizar la recepción de facturas de proveedores
Evita fallos en el control, revisión, archivo o pagos: programas de facturación y digitalización.
La gestión de facturas recibidas es considerada una tarea rutinaria y muy tediosa. Piensa en la empresa que recibe facturas a diario y las tareas que penden de ello: control, revisión ,archivo, pagos… un sinfín de tareas que puede llegar a ser poco productiva y acarrear una gran cantidad de fallos.
Frente a esto la tecnología, concretamente los programas de facturación, así como la digitalización de documentos, es la mejor solución.
También te puede interesar
Primeros pasos para digitalizar tu departamento de finanzas.
La tecnología como aliada para la gestión de facturas recibidas
El uso de tecnología en las empresas cada vez va ganando más terreno, llegando incluso a entrar a modificar el cómo se gestionan las facturas recibidas. Facturas electrónicas, implementación de OCR y vinculación con otros ERPs son tres claros ejemplos de cómo la tecnología se ha convertido en la mejor aliada para gestionar las facturas que se reciben.
Factura electrónica
La factura electrónica, junto con la elección de un buen programa de facturación, supone a la empresa una disminución del coste por factura de un 40-80% y de una optimización del tiempo invertido en este proceso que puede llegar hasta el 96%. ¿Cómo? Gracias a que las facturas se reciben de manera automática, guardándose en un directorio específico y en base a las condiciones y forma que se ha pactado con el emisor de la misma.
Esta automatización permite a las empresas ahorrar mucho tiempo en tareas rutinarias y disminuir considerablemente el fallo humano.
OCR- Reconocimiento de caracteres ópticos
La tecnología ha hecho posible que las empresas empiecen a realizar un proceso de digitalización tecnológico. Si bien muchas se han quedado en el escaneo de archivos consiguiendo así un PDF de la factura que antes estaba en papel, otras han dado un salto más allá y se han decantado por la opción OCR.
Esta opción permite que el documento que se obtenga sea editable, gracias a que el OCR permite reconocer cada uno de los caracteres del documento. Esto hace posible que la opción de copiar y pegar información directamente de las facturas sea posible sin tener que estar introduciendo ésta de manera manual.
Vinculación con ERPs
La mejor parte de la digitalización es la posibilidad de que todos los datos estén vinculados entre sí gracias al uso de ERPs. De esta manera se consigue que los datos dentro de la empresa fluyan conformando una imagen global de la misma y aprovechando la sinergia que esta conciliación puede suponer.
En definitiva, el uso de algunos programas o softwares aplicados a este tema puede suponer muchos beneficios para las empresas:
- Centralizar la recepción de facturas. Atrás han quedado ya los tiempos en los que recibías una factura en un email, otra en un programa y otra en papel. La gestión digitalizada de documentos y la implementación de un programa de facturación consiguen aunar todo tipo de recepción de facturas, de tal manera que se consultan todas en un único lugar. ¿El resultado? Disminución de pérdida de información y aumento de productividad ya que no se pierde tanto tiempo en la búsqueda de las mismas.
- Verificación rápida de que cada factura cumple con los requerimientos mínimos. Estos programas validan de manera automática que las facturas que se han recibido cumplen con las especificaciones técnicas y legales necesarias.
- Mejora en los tiempos y en la productividad, algo que repercute en una bajada de costes imputados a este proceso.
Y tú, ¿cómo realizas la recepción de facturas? ¿Del modo tradicional o dejas que la tecnología te ayude?
