Automatización de la gestión de facturas de proveedores
Un software especializado en gestión documental en la nube es hoy por hoy la mejor manera de tratar toda la documentación relacionada con los proveedores: no solo las facturas, sino también otros documentos importantes como los contratos.
La tecnología permite automatizar tareas que no son complejas de realizar, pero que al final acaban restando horas a la jornada de los empleados del área de contabilidad. No debemos perder de vista que la gestión manual de una factura implica introducir todos sus datos, codificarla, verificar que todo es correcto, aprobar el pago, contabilizarlo y, por último, archivar la factura en formato papel. Este proceso puede durar unos días o incluso varias semanas.
Los nuevos sistemas permiten recibir la factura en su versión digital y tramitarla de forma inmediata. Así, cuando llegue la fecha señalada, el pago se efectuará de forma automática, sin necesidad de que nadie tenga que estar pendiente de ello. Esto supone un notable ahorro de tiempo y evita el error humano.
Si además se escoge un software de calidad, se pueden obtener informes y estadísticas que serán de gran ayuda a la hora de mejorar las condiciones con los proveedores e incluso de negociar nuevos contratos.
En España, desde el año 2007, se fomenta el uso de la factura electrónica como una forma de ahorrar tiempo y dinero que permite a la vez que los empleados del área de contabilidad puedan centrar sus esfuerzos en otras tareas más productivas. De hecho, en algunos casos, la factura electrónica obligatoria ya es una realidad.
A pesar de lo expuesto, todavía quedan empresas que no acaban de decidirse a automatizar todo lo relacionado con el pago a proveedores. Por el contrario, aquellas que han decidido invertir en software han mejorado la motivación de sus empleados al eliminar tareas repetitivas y obtenido una gran ventaja competitiva.
