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Control de documentos sin papel, el futuro ya está aquí

El control documental alcanza una importancia trascendental en la relación con los proveedores.
mujer mirando pantalla

El control de documentos es una tarea de gran importancia en cualquier área de la empresa, ya que un despiste en este ámbito puede suponer la pérdida de oportunidades o directamente de dinero. Pero si hay un área en la que este control documental alcanza una importancia trascendental, es en la relación con los proveedores.

Es hora de olvidarse de las facturas en papel

Si la factura de un proveedor no llega a tiempo a la empresa, o ha llegado pero se ha traspapelado, la compañía afronta un grave problema. No pagar a tiempo puede suponer que al final haya que pagar el importe debido inicialmente más los correspondientes intereses, y esto en el mejor de los casos. En los más graves, el proveedor podría acabar denunciando a la empresa si no cobra a tiempo o incluso rescindiendo su contrato con ella.

Cuando la empresa trabaja en formato papel, esta situación que acabamos de describir puede producirse con más frecuencia de lo que parece, especialmente si la compañía es grande y trabaja con muchos proveedores.

Sin embargo, tenemos la solución al alcance de la mano: optar por la digitalización es la forma más sencilla y eficiente de llevar un buen control de documentos y facturas pendientes.

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Automatización de la gestión de facturas de proveedores

Un software especializado en gestión documental en la nube es hoy por hoy la mejor manera de tratar toda la documentación relacionada con los proveedores: no solo las facturas, sino también otros documentos importantes como los contratos.

La tecnología permite automatizar tareas que no son complejas de realizar, pero que al final acaban restando horas a la jornada de los empleados del área de contabilidad. No debemos perder de vista que la gestión manual de una factura implica introducir todos sus datos, codificarla, verificar que todo es correcto, aprobar el pago, contabilizarlo y, por último, archivar la factura en formato papel. Este proceso puede durar unos días o incluso varias semanas.

Los nuevos sistemas permiten recibir la factura en su versión digital y tramitarla de forma inmediata. Así, cuando llegue la fecha señalada, el pago se efectuará de forma automática, sin necesidad de que nadie tenga que estar pendiente de ello. Esto supone un notable ahorro de tiempo y evita el error humano.

Si además se escoge un software de calidad, se pueden obtener informes y estadísticas que serán de gran ayuda a la hora de mejorar las condiciones con los proveedores e incluso de negociar nuevos contratos.

En España, desde el año 2007, se fomenta el uso de la factura electrónica como una forma de ahorrar tiempo y dinero que permite a la vez que los empleados del área de contabilidad puedan centrar sus esfuerzos en otras tareas más productivas. De hecho, en algunos casos, la factura electrónica obligatoria ya es una realidad.

A pesar de lo expuesto, todavía quedan empresas que no acaban de decidirse a automatizar todo lo relacionado con el pago a proveedores. Por el contrario, aquellas que han decidido invertir en software han mejorado la motivación de sus empleados al eliminar tareas repetitivas y obtenido una gran ventaja competitiva.

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