El control financiero en la era de la transformación digital

Nos encontramos en un momento de pleno cambio en la organización y el funcionamiento empresarial. El uso masivo de las nuevas tecnologías y de herramientas cada vez más inteligentes y especializadas está dando lugar a mejoras en muchas áreas y tareas, como ocurre con el control financiero.

La importancia de controlar las finanzas en la empresa

El objetivo empresarial es la rentabilidad, pero a la hora de calcularla hay que tener en cuenta que desarrollar cualquier actividad empresarial o profesional implica a la vez asumir unos gastos.

El coste puede ser mayor o menor en función de la actividad de la empresa y de su estructura. Aquí se incluyen partidas tan variadas como el coste de personal, el material de oficina o las materias primas para la producción.

A través del control financiero lo que se busca es que los gastos no excedan a los beneficios que produce la empresa, puesto que esta es la única forma de obtener ganancias.

La complejidad del control financiero

Supervisar todos los aspectos y parámetros que afectan a la contabilidad y las finanzas de una empresa no es una tarea sencilla. Un simple error en un dato o la falta de actualización de ciertas informaciones pueden conseguir que todo el trabajo realizado en el departamento de finanzas tenga que repetirse.

Pero gracias a la tecnología esto está cambiando. La llegada de soluciones tecnológicas perfectamente adaptadas al área financiera está dando lugar a una automatización de procesos y haciendo que el trabajo se vuelva más rápido y eficiente.

Control de pagos y cobros

Dentro del proceso de contabilidad es fundamental controlar los pagos que ha de hacer la empresa (facturas, impuestos, etc.) y también los cobros que debe recibir.

Con la automatización de procesos todo es más sencillo. Ahora todo el proceso queda digitalizado y se crean bases de datos inteligentes que se actualizan en tiempo real.

Al integrarse los sistemas, la información fluye por ellos haciendo los controles y cambios necesarios. De esta forma, cuando un proveedor paga una factura, esa información llega directamente al sistema, que se encarga de cambiar el estado de la factura a “pagada” y registra los datos en la contabilidad.

Esto hace que la información sobre finanzas esté actualizada al momento, lo que es de gran ayuda a la hora de tomar decisiones.

Mejorar el control de los costes

A la hora de llevar a cabo el control financiero, es imprescindible hacer un buen control de los costes. Aquí la tecnología también sirve de ayuda: gracias a ella es posible hacer una gestión óptima de la documentación y reducir el volumen de papel con el que trabaja la empresa.

Algo tan habitual hoy en día como digitalizar los expedientes de los empleados o implantar la factura electrónica implica un ahorro de miles de euros al año en folios, tóner, archivadores, etc.

No cabe duda de que en la actualidad la tecnología es la gran aliada del control financiero y permite que esta labor se pueda llevar a cabo con mucha más exactitud.