¿Y si dijéramos que hay una manera más fácil? Una forma de obtener la información que necesitas cuando la necesitas. Una forma de conseguir que tus equipos trabajen como uno solo.
Kyocera es consciente de los retos a los que se enfrentan las empresas de hoy en día a la hora de gestionar la información. La transformación digital se acelera, pero los documentos en papel -contratos, facturas, notas de crédito y albaranes- siguen siendo una parte importante del día a día de las empresas.
El cuándo, el dónde y el cómo se trabaja están cambiando, pero también los hábitos de los clientes. Este es el mundo en el que nos encontramos. Cambio y disrupción. Los que se quedan quietos se quedan atrás. Los que siguen utilizando las mismas herramientas en una era de volúmenes de datos sin precedentes se están viendo desbordados.
Recuperar el control de los documentos
La rápida transición hacia el trabajo híbrido puso de manifiesto los inconvenientes de tener un enfoque para la información digital y otro para la información física: es insostenible. Las incoherencias crean ineficiencias, y el efecto dominó provocado por la lentitud en el acceso a la información suele afectar a quienes más importan: tus clientes.
Las agencias inmobiliarias, los corredores de seguros, los operadores logísticos y los notarios son sólo algunos ejemplos de entidades que deben hacer malabarismos con la información física y digital. Los mismos documentos de siempre circulan por las organizaciones en distintos formatos y los empleados experimentan las mismas frustraciones de siempre. Algunos se imprimen y se guardan manualmente en archivos internos, otros se escanean y se guardan en carpetas de red. ¿Y si un contrato de 2022 se guarda accidentalmente en una carpeta de 2021? ¿Y si alguien que trabaja en remoto necesita una factura que está guardada en el archivador de la oficina?
Según un informe de la empresa de estudios de marketing Wakefield Research y los analistas de datos Elastic, el 58% de los 1000 profesionales encuestados en Estados Unidos, identificaron la búsqueda rápida de archivos y documentos como uno de sus "tres principales problemas". El trabajo híbrido podría agravar aún más este problema. La necesidad de que las empresas adopten un enfoque estandarizado de los documentos y datos nunca ha sido mayor: un repositorio central capaz de guardar todos los documentos empresariales ya no es una opción, es una necesidad empresarial.
"Centralizar la gestión de datos, especialmente mediante el uso de tecnología en la nube, reduce los residuos y disminuye los costes considerablemente al mejorar la comunicación y la colaboración", afirman desde Forbes. "La estandarización y una esfera de datos cohesionada facilitan la captura, el acceso, el intercambio y el análisis de datos".
Es hora de decir adiós a los albaranes extraviados y a los negocios perdidos. Kyocera tiene la solución de digitalización perfecta.
Kyocera Cloud Information Manager
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) es una plataforma en la nube que facilita el almacenamiento y la gestión de todos los documentos en un archivo en línea seguro. Accesible desde su navegador, KCIM ofrece un gran abanico de opciones de carga y almacenamiento. La posibilidad de subir documentos a través del móvil, el navegador y los dispositivos Kyocera compatibles hacen de la plataforma SaaS de Kyocera la herramienta perfecta para la era del trabajo híbrido.
Estas son sólo algunas de las ventajas:
Configuración sencilla: Kyocera Cloud Information Manager se adapta perfectamente a su infraestructura de Internet existente para que pueda empezar a digitalizar al instante sin interrumpir sus flujos de trabajo. Perfecto para el trabajo híbrido, los usuarios disfrutan de acceso instantáneo a los documentos que necesitan desde cualquier lugar.
Datos estructurados: KCIM actúa como punto de referencia único para todos los documentos empresariales. Al admitir hasta 12 tipos de documentos diferentes, su equipo siempre sabrá dónde encontrar la información que necesita. Además, las sencillas funciones de búsqueda mediante palabras clave predefinidas permiten recuperar más rápidamente facturas, contratos y albaranes, garantizando una mayor fluidez entre departamentos.
Procesos racionalizados: todos los documentos digitales se envían al repositorio central sin intervención humana. La automatización elimina el trabajo repetitivo y reduce los errores humanos, liberando al personal para que pueda aprovechar mejor sus conocimientos y experiencia.
Todo incluido: planificar la inversión inicial y los costes futuros no podría ser más fácil; el importe a pagar está vinculado a la cantidad de documentos que deseas subir a la nube. Además, todos los costes de infraestructura están incluidos en el precio de la licencia.
Seguridad robusta: al crear un control de acceso específico, KCIM mantiene a salvo los datos confidenciales de la empresa, independientemente del lugar desde el que trabaje el personal. Es mayor movilidad con mayor seguridad.
"La transformación digital es la forma de preparar un negocio para el futuro", declara Deloitte. "Cambiando los antiguos modelos operativos, empresariales y de clientes a una nueva realidad, donde la agilidad es la norma; la experiencia humana es el centro, la tecnología y los datos son los facilitadores, y el valor exponencial es el resultado".
En la era del trabajo híbrido, es fácil que los departamentos se sientan más desconectados que nunca. Cada uno a lo suyo. Pero con Kyocera Cloud Information Manager las empresas pueden conseguir que la organización vuelva a trabajar como una sola, al tiempo que disfrutan de las muchas ventajas que ofrece esta extraordinaria solución.
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