El departamento de recursos humanos y sus funciones.

En muchas ocasiones, cuando se habla del departamento de recursos humanos de una empresa, se suele pensar en un grupo de personas que gestionan las nóminas y las vacaciones. Sin embargo, el departamento de recursos humanos es mucho más que eso.

En este post vamos a ver qué funciones desempeña este departamento clave en la empresa y analizaremos con detalle dos cuestiones de gran importancia en relación a él: la gestión de contrataciones y bajas y la gestión de grandes volúmenes de documentación.

Departamento de recursos humanos: algo más que nóminas y vacaciones.

Como comentábamos arriba, el departamento de recursos humanos tiene más funciones que aquellas que popularmente se le asignan:

• Gestionar todo el proceso de selección de personal, desde las candidaturas a un puesto de trabajo hasta las bajas, los despidos o los abandonos voluntarios en caso de que estos ocurran.
• Redacción de contratos de trabajo y de otros documentos directamente relacionados con el personal de la empresa, como por ejemplo las nóminas.
• Asignación de horarios y de períodos vacacionales, tratando de repartirlos de forma que la empresa pueda seguir en marcha a lo largo de todo el año.
• Supervisar el trabajo desempeñado por los empleados y optimizar aquellos procesos que no resulten eficaces o eficientes.
• Motivar a los empleados a través de distintas fórmulas, como puedes ser la formación, la gamificación o las actividades grupales
• .Velar por el buen ambiente laboral, así como por el cumplimiento de las políticas empresariales en cuanto a igualdad, discriminación, trabajo colaborativo y otros aspectos humanos.
• Actuar como intermediario en el caso de conflictos o problemas ocurridos entre los miembros de la empresa.

En definitiva, el departamento de recursos humanos es una parte indispensable en la generación de beneficios para la empresa, ya que estos dependen directamente del rendimiento, de la actitud y del comportamiento de las personas que forman parte de ella.

Gestión de contrataciones y bajas de empleados.

Desde el momento en el que un trabajador entra a formar parte del equipo de la empresa hasta que la abandona, el departamento de recursos humanos interactúa con él a través de distintos canales.

Toda empresa que desee ser eficiente en este sentido, debe disponer de un proceso estandarizado y bien definido de contratación y bajas. A continuación planteamos una propuesta esquemática con los pasos que se pueden utilizar como modelo para dicho proceso:

• Selección de personal. Una vez que hemos detectado una necesidad humana en la empresa, debemos abrir un proceso de selección reuniendo a una cantidad de personas que cumplan con el perfil que necesitamos y elegir a una de ellas (o más).
• Contratación. Una vez elegida la persona o personas que mejor se adapten a lo que la empresa necesita, llega el momento de acordar las condiciones, redactar el contrato y firmarlo para que el nuevo empleado pueda incorporarse.
• Onboarding. Este paso se suele obviar en muchos casos, y es un gran error. El onboarding es el proceso por el cual facilitamos la integración de una persona a la empresa. El abandono prematuro de un puesto de trabajo suele ocurrir porque el proceso de onboarding no se ha llevado a cabo de la forma correcta.
• Baja. Sea temporal o definitiva, sea a través de despido o de abandono voluntario, el departamento de recursos humanos debe gestionar la separación entre la empresa y el empleado cuando llegue el momento.

Grandes volúmenes de documentación y cómo gestionarlos.

El departamento de recursos humanos tiene que lidiar con grandes cantidades de documentos e información. Para que su labor sea más sencilla en este sentido, es importante que conozca determinadas tecnologías que le ayudarán a ser más eficiente:

• Automatización de procesos. Su objetivo es que las tareas mecánicas y repetitivas se realicen de forma automática, lo cual supone un importante ahorro de tiempo.
• Big data. Permite combinar datos escogidos entre grandes volúmenes de información, algo que, de hacerlo una persona, invertiría un tiempo excesivo.
• Minería de datos. Permite descubrir patrones entre grandes volúmenes de información y utilizar esos patrones de forma productiva para la empresa.
  

De este modo, el departamento de recursos humanos que se beneficia de la tecnología es un departamento de recursos humanos eficaz y eficiente.