Automatización de Procesos 

La automatización permite que las tareas mecánicas y repetitivas sean realizadas por tecnología, liberando al equipo humano para enfocarse en actividades más creativas y estratégicas. Algunos ejemplos incluyen: 

• Búsqueda y análisis de CV’s en bases de datos masivas a través de herramientas tecnológicas como los ATS (Applicant Tracking System), unos sistemas que funcionan a través de la coincidencia de palabras clave previamente indicadas. 
• Mediciones objetivas de los resultados de los procesos de selección de personal. Por ejemplo, el análisis de test de cierto tipo de habilidades lógicas, numéricas y administrativas que requieren una respuesta única a cada pregunta. 
• Cumplimentación y gestión de documentos imprescindibles en el área de recursos humanos de una empresa. Ejemplo: las nóminas. 

Almacenamiento seguro de la información de empleados.

Todas las empresas deben cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) que entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Este exige, entre otras cosas, que los datos de carácter personal de los empleados se mantengan bajo unas condiciones de seguridad mínimas para evitar que sean filtrados, robados y utilizados para otros fines.

La automatización de procesos tiene mucho que decir en esto, ya que ciertas obligaciones legales derivadas del RGPD pueden automatizarse y, con ello, permitir mucho ahorro de tiempo a las personas que trabajan en el área de recursos humanos de una empresa. Ejemplos:

• Robots de software que se encargan de clasificar los datos de carácter personal al mismo tiempo que tienen bajo control el tiempo durante el cual estos se retienen.
• Aplicaciones que borran determinados datos de carácter personal a través de determinados parámetros establecidos como pueden ser la expiración o la no necesidad de mantenerlos.
• Envío de avisos a las personas implicadas ante posibles vulneraciones de la seguridad.
  

Por lo tanto, la automatización de procesos permite que la información de carácter personal de los empleados esté más a salvo que nunca.

Tecnología en la Relación Laboral

La tecnología ha ganado terreno en la gestión de relaciones laborales, desde el reclutamiento 2.0, donde las redes sociales juegan un papel crucial, hasta la digitalización de la comunicación con entidades como la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. 

• Flexibilidad en el Espacio de Trabajo y RRHH: En la era digital, los departamentos de RRHH están adoptando tecnologías que permiten un entorno de trabajo más flexible. La utilización de plataformas en la nube y herramientas de comunicación en tiempo real facilita la colaboración entre departamentos, mejorando así la eficiencia y permitiendo una mayor sinergia organizacional. 
• Fomento de la Creatividad en el Equipo de RRHH: La creatividad ya no es una opción sino una necesidad, y en este contexto, el área de Recursos Humanos no es la excepción. Las tecnologías emergentes permiten encontrar soluciones más innovadoras a los retos de gestión de talento, evaluación de desempeño y desarrollo profesional. La digitalización posibilita que estas soluciones se implementen de una manera más rápida y eficaz que los métodos tradicionales. 
• Horario Flexible: Una Nueva Norma en RRHH: Los modelos de trabajo han evolucionado, y con ello, el papel de RRHH en la facilitación de horarios flexibles. Gracias a las tecnologías de seguimiento y plataformas de gestión de proyectos, los empleados pueden ahora elegir horarios que se adapten mejor a sus necesidades personales, sin sacrificar la productividad. Este enfoque centrado en el empleado ayuda en la retención de talento y mejora el bienestar general del equipo. 
• Medición de Resultados y Análisis de Datos en RRHH: La transformación digital en las empresas ha ampliado las capacidades de los departamentos de RRHH para medir y analizar resultados. Herramientas analíticas avanzadas y dashboards interactivos permiten un seguimiento en tiempo real de métricas relevantes, desde tasas de retención hasta niveles de compromiso y desempeño. 
• Comunicación Interna y Herramientas Digitales: La firma electrónica y plataformas colaborativas son ejemplos de cómo la comunicación interna ha sido revolucionada. Los procesos que antes requerían una gran cantidad de tiempo y papeleo, como la firma de contratos o la asignación de tareas, ahora se pueden realizar de manera digital. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que los documentos tengan la misma validez legal que sus equivalentes en papel. 

Optimización de la Documentación 

La optimización de la documentación de empleados es crucial en la gestión de Recursos Humanos. Manejar una gran cantidad de documentos en papel conlleva riesgos como la pérdida de información importante o el acceso no autorizado a datos personales. La digitalización de estos documentos es una tendencia en aumento que ofrece varias ventajas: organiza eficientemente la información, ahorra espacio físico y mejora la seguridad de los datos. Además, la digitalización facilita y agiliza otros procesos relacionados, como la generación de altas de empleados. Al automatizar tareas repetitivas, el departamento de Recursos Humanos puede enfocarse en actividades de mayor valor, como la búsqueda de talento.

Gracias a un software de gestión documental, la información y otros documentos importantes estarán al alcance de todos los empleados, así como su búsqueda automática dentro del programa y clasificación. 

Indicadores y Gestión de la Información 

La automatización también facilita la gestión de indicadores clave en RRHH, como la retención del talento y la capacitación de personal. Estos datos son vitales para la toma de decisiones estratégicas.

La transformación y gestión digital en el área de Recursos Humanos son imprescindibles en el mundo empresarial actual. La automatización de procesos y la digitalización de la información no solo hacen que el departamento sea más eficiente, sino que también permiten una mejor gestión y protección de los datos, cumpliendo con las regulaciones vigentes.

¿Está listo para transformar su departamento de RRHH en una unidad más eficiente y cumplir con las regulaciones como el RGPD? En Kyocera, ofrecemos soluciones integrales de automatización y digitalización que le permitirán enfocarse en lo que realmente importa: gestionar y desarrollar el talento humano de su organización. Haga clic aquí para solicitar una demostración gratuita y descubra cómo podemos ayudarle a revolucionar su enfoque de Recursos Humanos hoy mismo.