Digitalización del proceso de gestión de compras

Las actividades que realizan las empresas pueden ser muy diferentes, pero hay una serie de procesos que son imprescindibles en todo tipo de negocios, y son fundamentales para el éxito empresarial. Entre ellas destaca la gestión de compras, una tarea a menudo asociada al departamento de finanzas y a la que no siempre se le concede toda la importancia que realmente tiene.

¿Qué es la gestión de compras?

Para  el correctao funcionamiento de su actividad, toda empresa requiere contar con una serie de recursos materiales que ha de adquirir en el mercado: tinta para la impresora, palets, folios, muebles para la oficina, carretillas eléctricas, software especializado, etc. Para hacer una buena gestión de las compras, es importante asegurar:

• Que no faltan los materiales necesarios para producir.
• Que se compran los insumos al mejor precio posible.

Para ello hay que aplicar una buena estrategia de gestión de compras. Con este nombre se conoce al proceso que da lugar a la adquisición de un bien, un servicio o una materia prima que tendrá utilidad a nivel empresarial. El objetivo es que la empresa tenga a su disposición los bienes y servicios necesarios en cada uno de los departamentos implicados,  para desarrollar su actividad, atendiendo durante el proceso de compra a los criterios de tiempo (para evitar el desabastecimiento), calidad y precio.

Esta meta principal se complementa con otras como recibir el material a tiempo, conseguir mejores condiciones de pago, buscar la máxima calidad en los productos, orientar los esfuerzos hacia las compras más significativas, mantenerse al día de nuevos productos y/o servicios o conseguir diferentes proveedores.

Pasos para una correcta gestión de compras

Definir las necesidades de compra

Sin este paso no es posible hacer una gestión eficiente de las compras en la empresa. Es necesario que cada departamento o usuario determine exactamente cuáles son sus necesidades, indicando la cantidad, la calidad y los tiempos de entrega.

Búsqueda de fuentes de abastecimiento

Un departamento de compras no debería trabajar nunca con un único proveedor, esto le expone a posibles inconvenientes como subida de precios por parte del mayorista odesabastecimiento del propio proveedor. Lo ideal entonces es hacer una buena investigación de mercado y contar con varios proveedores que sean capaces de suministrar los productos necesarios a tiempo y a un buen precio.

La búsqueda de fuentes de abastecimiento debe ser continua, puesto que siempre aparecen nuevos proveedores en el mercado y es importante estar actualizado para saber qué ofrecen  y valorar si es necesario para la empresa.

Crear y enviar la oferta de compra

Una vez se sabe qué necesita cada departamento, hay que elaborar una orden de compra detallada y remitir la misma a los proveedores de confianza, para que sean ellos los que den un presupuesto y un plazo de entrega.

Controlar y analizar el proceso

Una vez realizada la compra, conviene analizar cómo ha sido todo el proceso de negociación con el proveedor hastala entrega, y si las incidencias (en caso de haberlas) se han solucionado rápido. Así como la calidad de los productos enviados y el nivel de satisfacción de los usuarios con los mismos. Todo esto permite tener un feedback que será muy útil para tomar decisiones de compra en el futuro.

Errores, ventajas y aspectos a valorar 

Algunos errores habituales en la gestión de compras

• Tomar la decisión de compra valorando solo el precio ofrecido por el proveedor.
• No atender a las propuestas del proveedor.
• No hacer una buena selección de proveedores.
• Aceptar condiciones de compra que la empresa no puede asumir (compras de grandes volúmenes, intereses de demora altos, etc.)
• No tener un buen conocimiento de los productos o servicios que se han de comprar.
• Ausencia de control en las previsiones de ventas y en las necesidades de abastecimiento.

Ventajas de una buena gestión de compras

• Se reducen los costes de abastecimiento.
• Ayuda a reducir los riesgos asociados a las compras, tales como el desabastecimiento o los riesgos de crédito.
• Mejora la productividad, ya que los empleados siempre tienen disponibles los suministros que necesitan.
• Mejora la ventaja competitiva si se opta por suministros novedosos y de calidad.
• Genera una relación de confianza entre la empresa y el proveedor de la que se pueden derivar otros beneficios como ofertas especiales, recibir información sobre ciertos suministros antes que la competencia o prioridad en la entrega de mercancías.
• Facilita la cultura de la innovación.

Aspectos a valorar al elegir un sistema de gestión de compras

Actualmente, la tecnología es la gran aliada de las empresas en muchas de las labores que se llevan a cabo dentro de ellas a diario, y la gestión de compras no es una excepción. El software especializado es la mejor solución para conseguir un proceso de compra en la empresa.. Para  elegir herramientas de este tipo hay algunos aspectos fundamentales a tener en cuenta:

Ayuda a definir los procesos de aprovisionamiento y gestión de los pagos

La tecnología ayuda a evitar el desabastecimiento de ciertos productos. Si se lleva un buen control de los suministros, la propia herramienta puede enviar un aviso a los encargados de compras cuando el stock esté próximo a agotarse. Por ejemplo, si cada vez que un empleado cambia un tóner lo refleja en el programa de gestión de compras, el software sabrá que queda una unidad menos, y al detectar que el stock está por debajo de una cantidad determinada, enviará un aviso de compra.

Además, los sistemas más avanzados ayudan en la aprobación de cualquier tipo de facturas y permiten automatizar los pagos.

Ofrece varias fuentes de suministros

La evolución de la Inteligencia Artificial (IA) permite que el sistema se vaya volviendo más inteligente a media que los usuarios realizan acciones con el programa. Este aprendizaje automático permite al software sugerir una lista de proveedores cuando detecta la intención de compra de un determinado suministro.

Solución Kyocera para una gestión de compras eficiente

La tecnología puede ser de gran ayuda para hacer el proceso de compras en la empresa más eficiente. Un buen ejemplo es el software Solpheo Suite, de Kyocera, desarrollado especialmente para la optimización del departamento financiero. Entre sus funcionalidades está la automatización de la gestión de compras, lo que ayuda a evitar errores humanos, con el consiguiente ahorro de tiempo y demás gastos.

Solpheo Suite agiliza el trabajo de los encargados de compras al permitirles acceder en tiempo real a la información que necesitan para tomar sus decisiones. Permite el envío y recepción de documentos de forma segura y sin depender del formato en papel. Y todo ello con la máxima protección de datos, puesto que el acceso a la información está limitado a los puestos y departamentos involucrados.

El propio software estructura la información para que la optimización de las compras sea algo mucho más sencillo de conseguir. Para ser exitoso, el proceso de compra debe ser riguroso y seguir siempre los mismos pasos. La solución de Kyocera permite la máxima personalización en este aspecto, así el usuario puede hacer el proceso tan exhaustivo o complejo como considere.

Solpheo Suite se encarga de la recepción y validación de solicitudes de gasto, ayuda en los procesos de compra, envía la información pertinente de forma automática a todos los implicados en la compra, guarda y archiva toda la documentación para poder hacer un análisis en detalle de todos los procesos de abastecimiento. La gestión de compras es una labor estratégica dentro de la empresa y para llevarla a cabo con eficacia no hay mejor solución que confiar en la tecnología más avanzada.