Las infraestructuras de gestión documental mal equipadas están complicando notablemente la vida a los profesionales que se ocupan de contratos y acuerdos.
Se calcula que la empresa Fortune 1000 tiene una media de 40.000 contratos activos en un día determinado. Cuarenta mil.
Los contratos, acuerdos y otros documentos legales son la savia de las empresas, pero se han descontrolado. En un abrir y cerrar de ojos, el mundo ha pasado de tenerlo todo ordenado alfabéticamente en archivadores a volúmenes de información sin precedentes en la nube, el correo electrónico, pen drives, redes personales y compartidas, y en carpetas apiladas bajo el periódico de esta mañana. Un caos total. No es de extrañar que tantas organizaciones se sientan abrumadas.
Pero este problema no es exclusivo de las megacorporaciones; está agotando el tiempo y los recursos financieros de las pequeñas y medianas empresas de todos los sectores. El mundo de la gestión documental se ha vuelto innecesariamente complejo. Cuestiones como no poder encontrar el Contrato X o no saber cuál de los cinco documentos es la última versión del Acuerdo Y pueden no parecer problemas urgentes, pero no hay que subestimar los efectos derivados en todas las demás partes de una organización.
Entre ellas figuran:
Productividad: Sin un mecanismo que me permita acceder fácilmente a la última versión de un contrato, puedo solicitar cambios que, sin saberlo, ya se han realizado. La falta de visibilidad hace que se duplique el trabajo.
Tiempo perdido: Si tengo que convocar una reunión de equipo para obtener una actualización del estado de un acuerdo que podría haber recibido automáticamente, no sólo estoy perdiendo mi tiempo, sino el de todos los demás.
Frustración: Son las 11:30 de la mañana y el propietario de la casa de Elm Road firmará el contrato de venta dentro de 30 minutos. Mi jefa ha hecho unos últimos cambios en el documento, pero ahora está de vacaciones. ¿Dónde lo habrá guardado? Podría ser uno de los 500 documentos de nuestra carpeta compartida "Acuerdos de venta 2022", pero los nombres de los archivos son casi idénticos. Espero que no lo haya guardado en su escritorio. ¿O quizá ya lo ha impreso y me lo ha dejado en recepción? Son las 11:55 de la mañana. Encontrar un documento no debería ser tan difícil.
Riesgo organizativo: La ausencia de una estructura de información sólida crea una falta de control. Y la falta de control implica un mayor riesgo. El caos que supone tener documentos físicos y digitales almacenados en múltiples ubicaciones puede hacer que los contratos caigan en las manos equivocadas. Esto es malo. El daño a la reputación suele ser irreparable.
Por suerte, todos estos problemas pueden evitarse con una sencilla solución: Kyocera Cloud Information Manager.
Tu solución completa de gestión documental
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) es una plataforma de gestión documental basada en la nube que facilita el almacenamiento y la gestión de todos los documentos, tanto físicos como digitales, en un archivo online seguro. Accesible desde tu navegador, KCIM te permite subir documentos a través de móvil, navegador e HyPAS. Su perfecta integración en la infraestructura de Internet existente significa que puedes empezar a recuperar el control de los acuerdos y contratos de inmediato, sin interrumpir tus flujos de trabajo.
Con KCIM, los profesionales del sector inmobiliario, los notarios, las compañías de seguros y otros sectores con gran volumen de contratos pueden añadir comentarios en tiempo real a los acuerdos y contratos para que otros los vean sin necesidad de editar el propio documento. Además, la función de control de versiones de KCIM permite a todos los usuarios acceder a la versión actual de un documento. También almacena todas las versiones anteriores en caso de que un usuario desee reciclar una versión antigua. La plataforma de gestión de documentos de Kyocera también permite a los equipos guardar palabras clave específicas para cada documento. Con esta funcionalidad, ¡podría haber encontrado el acuerdo de venta de Elm Road al instante!
Estas innovadoras funciones crean flujos de trabajo fluidos, aumentan la transparencia y mejoran la colaboración. Y eso sin mencionar la enorme cantidad de tiempo valioso que se ahorra al empleado. KCIM mantiene a salvo los datos confidenciales de la empresa con independencia del lugar donde se realice el trabajo, una gran ventaja en la era del trabajo híbrido, en la que el personal opera entre la oficina, los hogares y los espacios de trabajo compartidos.
Kyocera Cloud Information Manager simplifica todo el proceso de gestión de documentos. Los líderes empresariales ya tienen bastante con lo suyo: con KCIM, tienen una cosa menos de la que preocuparse.
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