La firma electrónica está lista para mostrar su
valía.
"Porque siempre se ha hecho así". Es un sentimiento que ha reprimido la innovación y el cambio durante décadas, pero los empresarios de todos los sectores se han dado cuenta de que todo lo que permita a su organización trabajar de forma más inteligente y eficiente, es positivo. Y si al mismo tiempo ayuda a reducir costes, ¡aún mejor!
La pandemia del Covid-19 provocó un enorme trastorno en todos los aspectos de nuestra vida laboral: desde cómo y dónde trabajamos hasta las herramientas que utilizamos. Las organizaciones no tenían otra opción: o se hundían o nadaban. En un abrir y cerrar de ojos, el trabajo híbrido obligó a digitalizar en gran medida los flujos de trabajo. La automatización y la interacción digital de extremo a extremo están definiendo la era del trabajo híbrido: había que reducir las distancias físicas entre los miembros de un equipo. Los profesionales demandaban herramientas que les permitieran trabajar con mayor agilidad y flexibilidad. Tenía que haber una forma más fácil para el empleado A, que ir a una copistería a imprimir, firmar y escanear un acuerdo urgente para entregarlo de vuelta al empleado B en la oficina.
Un paso adelante: ¡firma electrónica!
La aparición de la firma electrónica es un desafío directo a la idea de que debemos seguir firmando documentos físicamente porque siempre se ha hecho así. Con los profesionales de repente repartidos por oficinas, hogares y espacios de trabajo compartidos, el status quo se volvió de pronto mucho menos sagrado. La necesidad manda.
¿Qué es una firma electrónica?
En términos sencillos, una firma electrónica es una firma en formato electrónico. Según Forbes, "una firma electrónica es esencialmente un proceso que utiliza ordenadores para autenticar al firmante y certificar la integridad del documento". Al igual que sus homólogas de tinta, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en Europa.
Las ventajas de la firma electrónica
Cada vez más empresas recurren a la firma electrónica para mejorar sus operaciones. A continuación te explicamos el porqué:
Seguridad: los documentos en papel conllevan riesgos inherentes. Los documentos confidenciales de los empleados que se dejan desatendidos en la impresora corren el riesgo de ser robados o extraviados. Ese contrato inmobiliario recién firmado que yace junto a la taza, corre el riesgo de quedar cubierto de café recién hecho. El contrato de venta de camino a la oficina por mensajero podría perderse durante el trayecto. La firma electrónica podría haber ayudado a evitar estos percances comunes al eliminar los procesos manuales. La Comisión Europea explica cómo refuerza la seguridad de los documentos: "La identidad del firmante está vinculada a cada documento específico, lo que garantiza que las firmas y los sellos son verificados, auténticos y legítimos sólo para ese documento". La firma electrónica también reduce el riesgo de duplicación o alteración de documentos.
Flujos de trabajo más eficientes: despídase de imprimir, firmar, escanear y enviar. Según Deloitte, las firmas electrónicas reducen el tiempo necesario para obtener documentos firmados de cinco a seis días para las firmas en papel a cinco o seis minutos para un documento firmado electrónicamente. Forbes añade que las firmas electrónicas "aceleran las aprobaciones y acuerdos al eliminar los periodos muertos del proceso". Esperar a que el mensajero llegue a tiempo es cosa del pasado.
Ahorro de costes: los flujos de trabajo más ágiles también son buenos para la cuenta de resultados de una organización. DocuSign calcula que el ahorro medio asociado a la firma electrónica es de unos 37 dólares (38 euros) por acuerdo. El coste de un acuerdo físico típico incluye la impresión, el envío y el almacenamiento. Y eso antes de tener en cuenta los gastos de mensajería.
Trabajo de valor añadido: la automatización libera tiempo valioso que los empleados pueden dedicar a tareas que aportan valor. Menos tiempo haciendo trabajo monótono significa más tiempo para pensar, más tiempo para ser creativo. Además, las organizaciones que crean una experiencia de trabajo positiva para los empleados están mejor preparadas para retener a sus mejores talentos.
La elección sostenible: firmar digitalmente un documento en lugar de imprimirlo y escanearlo por una cara antes de que el destinatario haga lo mismo es un uso ineficiente de los recursos de todos. La posibilidad de firmar un documento en línea con unos pocos clics reduce considerablemente el volumen de papel y el consumo de energía.
Las ventajas de la firma electrónica son evidentes y van mucho más allá de la mejora de los tiempos de transacción entre las partes. La firma electrónica es un paso más en el camino hacia un trabajo más inteligente. Al igual que Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), se trata de hacer más con menos, sacar más partido a nuestro dinero. Estas soluciones modernas ofrecen a los profesionales la flexibilidad y tranquilidad que demandan. La posibilidad de completar una tarea con la misma calidad y seguridad ya sea en la oficina o en un café.
Porque a veces las soluciones más eficaces son las más sencillas.
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