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Diferencia entre gestión por procesos y gestión de procesos o BPM

Elegir el modelo de gestión bajo el cual se va a trabajar es clave cuando se plantea la estrategia.
Equipo de trabajo gestión de procesos o BPM

En los últimos tiempos, el dilema más intenso que se ha presentado a la hora de plantear la estrategia en una organización ha sido el modelo de gestión bajo el cual se va a trabajar. Y la disyuntiva es decidir el modelo de gestión de procesos o el modelo de gestión por procesos.

Tradicionalmente, las empresas se han regido a través de una organización subyugada a la gestión de procesos. Se estructuran agrupando en departamentos las actividades relacionadas entre sí. Los organigramas, con estructuras piramidales, establecen una jerarquía organizativa y designan las funciones de sus departamentos.

Esto permite definir claramente la jerarquización entre los diferentes cargos de una organización. Y sin embargo, el funcionamiento de la empresa, las responsabilidades, los aspectos estratégicos o clave, los flujos de información y comunicación interna o las relaciones con los clientes, no se ven reflejados con absoluta claridad y fluidez.

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Gestión por procesos

Este modelo de gestión por departamentos, ha sido fuente de diversos problemas y debates, debido  principalmente a:

  • La dispersión de actividades que no aportan valor al cliente ni a la propia empresa y que sin embargo generan exceso de burocracia en la gestión interna de la organización.
  • Fallos en la gestión única de procesos. Duplicado de actividades y deficiencias de interconexión entre departamentos.
  • Incoherencia y contradicción a la hora de establecer los objetivos de cada departamento, en ocasiones, alejados de los objetivos globales de la organización.
  • El modelo exige un estilo de dirección autoritario, provocando falta de motivación e implicación en el personal ante la evidente y manifiesta separación de roles.

En los últimos años, un gran número de organizaciones han cambiado el enfoque y se han dotado de una estructura que permite cumplir con la misión y la visión establecidas globalmente por la corporación. La implantación de la gestión por procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.

La gestión por procesos consiste en dotar a la organización de una estructura de carácter horizontal  siguiendo los procesos interfuncionales y con una clara visión de orientación al cliente final. Los procesos deben estar perfectamente definidos y documentados, señalando las responsabilidades de cada miembro, y deben tener un responsable y un equipo de personas asignado.

En consecuencia, las personas implicadas forman parte de un grupo multidisciplinar que rinde cuentas al responsable del proceso independientemente de las funciones de cada uno en relación con el departamento al que pertenece. Esto se conoce como “integración horizontal” del personal de la organización.

Este tipo de enfoque concentra su atención en:

  • La comprensión y el cumplimiento de los requisitos de los clientes de cada proceso.
  • La necesidad de considerar y de planificar los procesos en términos que aporten valor (el cliente no debe pagar por algo que no le aporte valor).
  • El control, la medición y la obtención de resultados del desempeño y de la eficacia de los procesos.
  • La mejora en la operativa del negocio.

La continua aplicación de esta estrategia produce grandes beneficios para los clientes. La organización, por su parte, adquiere una mayor sensibilidad para detectar oportunidades y aumentar la eficiencia. Y los trabajadores  aumentan su capacidad, su motivación y la satisfacción por el trabajo realizado.

 

Beneficios que se derivan de una adecuada aplicación de la gestión por procesos

  • Disminución de recursos (materiales, personas, dinero, mano de obra, etc.)
  • Aumento de la eficiencia.
  • Disminución de los tiempos de procesos, aumentando así la productividad.
  • Disminución de errores, ayudando a prevenirlos.
  • Se ofrece una visión sistemática de las actividades de la organización.  
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