Gestión por procesos
Este modelo de gestión por departamentos, ha sido fuente de diversos problemas y debates, debido principalmente a:
- La dispersión de actividades que no aportan valor al cliente ni a la propia empresa y que sin embargo generan exceso de burocracia en la gestión interna de la organización.
- Fallos en la gestión única de procesos. Duplicado de actividades y deficiencias de interconexión entre departamentos.
- Incoherencia y contradicción a la hora de establecer los objetivos de cada departamento, en ocasiones, alejados de los objetivos globales de la organización.
- El modelo exige un estilo de dirección autoritario, provocando falta de motivación e implicación en el personal ante la evidente y manifiesta separación de roles.
En los últimos años, un gran número de organizaciones han cambiado el enfoque y se han dotado de una estructura que permite cumplir con la misión y la visión establecidas globalmente por la corporación. La implantación de la gestión por procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.
La gestión por procesos consiste en dotar a la organización de una estructura de carácter horizontal siguiendo los procesos interfuncionales y con una clara visión de orientación al cliente final. Los procesos deben estar perfectamente definidos y documentados, señalando las responsabilidades de cada miembro, y deben tener un responsable y un equipo de personas asignado.
En consecuencia, las personas implicadas forman parte de un grupo multidisciplinar que rinde cuentas al responsable del proceso independientemente de las funciones de cada uno en relación con el departamento al que pertenece. Esto se conoce como “integración horizontal” del personal de la organización.
Este tipo de enfoque concentra su atención en:
- La comprensión y el cumplimiento de los requisitos de los clientes de cada proceso.
- La necesidad de considerar y de planificar los procesos en términos que aporten valor (el cliente no debe pagar por algo que no le aporte valor).
- El control, la medición y la obtención de resultados del desempeño y de la eficacia de los procesos.
- La mejora en la operativa del negocio.
La continua aplicación de esta estrategia produce grandes beneficios para los clientes. La organización, por su parte, adquiere una mayor sensibilidad para detectar oportunidades y aumentar la eficiencia. Y los trabajadores aumentan su capacidad, su motivación y la satisfacción por el trabajo realizado.
Beneficios que se derivan de una adecuada aplicación de la gestión por procesos
La información es poder dentro y fuera de la empresa. Al optarse por la optimización de procesos, todos los datos que maneja la empresa son más accesibles para quienes deben tomar decisiones estratégicas, lo que permite obtener ventaja competitiva y además seguir innovando.
Una empresa que ya ha automatizado sus procesos puede responder de forma más rápida a los cambios que se produzcan en su entorno. Por ejemplo, si un determinado producto se pone de moda y la empresa cuenta con una buena base de datos de clientes que permite segmentarlos al máximo, podrá ofrecer a sus clientes ese producto de moda antes de que lo haga la competencia.
La implementación de la tecnología reduce el error humano, tan habitual cuando hay que realizar labores como grabar datos. Reducir estos errores ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
La automatización de tareas implica que el trabajo de los empleados ya no es tan repetitivo, lo que contribuye a aumentar su productividad y su motivación.
- Disminución de recursos (materiales, personas, dinero, mano de obra, etc.)
- Aumento de la eficiencia.
- Disminución de los tiempos de procesos, aumentando así la productividad.
- Disminución de errores, ayudando a prevenirlos.
- Se ofrece una visión sistemática de las actividades de la organización.
Gestión de Procesos
La gestión de procesos se centra en la identificación, mapeo, análisis y mejora de los procesos empresariales para garantizar que se realicen de la manera más efectiva posible. La gestión de procesos promueve una cultura de colaboración y coordinación entre las diversas funciones de la empresa. Sus características principales son:
- Orientación al Cliente: Uno de los pilares de la gestión de procesos es el enfoque en el cliente. Cada proceso se diseña pensando en cómo mejorará la experiencia del cliente y agregará valor a la oferta del producto o servicio
- Integración Horizontal: Al igual que en la gestión por procesos, la integración horizontal impulsa una mayor colaboración entre los departamentos. Cada proceso puede involucrar a varios departamentos, y todos deben trabajar juntos para lograr un objetivo común.
- Responsabilidad y Medición: Cada proceso tiene un propietario que es responsable de su éxito. Este propietario utiliza métricas de rendimiento clave (KPIs) para medir la efectividad del proceso y buscar formas de mejorarlo.
- Agilidad y Adaptabilidad: La gestión de procesos permite que una empresa sea más ágil y adaptable a los cambios en el entorno empresarial. Los procesos pueden ajustarse o rediseñarse rápidamente para enfrentar nuevos desafíos o aprovechar nuevas oportunidades.
- Mejora Continua: La adopción de métodos como Lean o Six Sigma facilita la mejora continua de los procesos. Mayor Eficiencia y Reducción de Costos: Al eliminar actividades redundantes o innecesarias, las empresas pueden reducir costos y mejorar la eficiencia.
La gestión de procesos contribuye a que los esfuerzos de todos los departamentos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, lo que en última instancia conduce a una mayor satisfacción del cliente y al éxito empresarial.
Indicadores de Gestión de Procesos
Los indicadores de gestión de procesos son métricas cuantificables que se emplean para evaluar la eficiencia y eficacia de un proceso. Estos indicadores pueden incluir tiempos de ciclo, tasas de error, costos de operación, nivel de satisfacción del cliente y muchos más. Los KPIs (Key Performance Indicators) ayudan a las organizaciones a identificar áreas de mejora y son fundamentales para cualquier estrategia de optimización de procesos.
Gestión DE Procesos vs. Gestión POR Procesos
Aunque a menudo se usan indistintamente, los conceptos de "Gestión DE Procesos" y "Gestión POR Procesos" tienen diferencias sutiles pero significativas. Comprender estas diferencias es clave para elegir el enfoque adecuado para la optimización de las operaciones en una organización.
Gestión DE Procesos:
- Enfoque Táctico: Este enfoque se centra más en el día a día y en la optimización de procesos individuales dentro de una organización.
- Alcance Limitado: Se enfoca en un proceso o una serie de procesos específicos, pero no necesariamente tiene en cuenta cómo estos procesos afectan o se ven afectados por otros procesos en la empresa
- Propietario del Proceso: Cada proceso tiene un propietario o manager que es responsable de la eficiencia y la efectividad del mismo.
- Mejora Continua: Utiliza métodos como Six Sigma o Lean para optimizar y mejorar procesos específicos.
- Métricas y KPIs: Se centra en el seguimiento de métricas específicas para un proceso en particular, con el objetivo de mejorarlo.
Gestión POR Procesos:
- Enfoque Estratégico: Este es un enfoque más global que mira a la organización como un conjunto interconectado de procesos que trabajan juntos para lograr los objetivos de la empresa.
- Visión Integral: Considera cómo cada proceso encaja en la misión, visión y objetivos globales de la organización.
Integración Horizontal: Fomenta la colaboración y coordinación entre departamentos y funciones, evitando el funcionamiento en "silos".
- Orientación al Cliente: Está centrado en cómo los procesos colectivos de la organización agregan valor al cliente final.
- Responsabilidad Compartida: No hay un único "propietario" de un proceso, ya que varios departamentos o funciones pueden participar en un único proceso y compartir la responsabilidad.
Si bien ambos enfoques se centran en la mejora de los procesos, la Gestión DE Procesos es más adecuada para optimizaciones tácticas y mejoras a corto plazo en áreas específicas. En contraste, la Gestión POR Procesos es más apropiada para transformaciones organizativas a largo plazo que requieren una visión más integrada y coordinada de la empresa.
Gestión de Procesos Software
Se denomina softwares de gestión a todos aquellos programas informáticos que contribuyen a administrar y organizar la información que una empresa maneja.
En este apartado veremos cuáles son los softwares de gestión más empleados en el entorno empresarial y cómo contribuyen a la transformación digital de la empresa.
Softwares de gestión y sus siglas
Dentro de los principales softwares de gestión que pueden ser de utilidad para la empresa, destacan los siguientes:
- ERP. Estas siglas provienen de enterprise resource planning, es decir, planificación de recursos empresariales. Como su propio nombre indica, estos programas contribuyen a mantener el control de los recursos que la empresa utiliza, lo que abarca un gran número de áreas: desde producción y distribución hasta compras y ventas, pasando por contabilidad, marketing, recursos humanos y un largo etcétera.
- CRM. Sus siglas proceden de customer relationship management, o lo que es lo mismo, gestión de relaciones con los clientes. En este caso, nos encontramos con un software de gestión que se centra en el cliente y en las relaciones que la empresa mantiene con él. Algunos de los aspectos que incluye son procesos de automatización de las ventas o cuestiones relacionadas con su proyección y predicción.
Softwares de gestión en la transformación digital de la empresa
Tanto los softwares de gestión mencionados en el apartado anterior como otros que también existen (PLM, SCM o SRM) permiten encaminar a la empresa hacia su transformación digital.
Cuando hablamos de transformación digital en la empresa no nos referimos únicamente al uso puntual de soluciones derivadas de las nuevas tecnologías. La transformación digital es mucho más e implica trasladar la tecnología y sus soluciones al eje de la cultura de la empresa y al uso natural de ellas por parte de las personas que la integran.
Dicho de otro modo: la transformación digital es el siguiente paso tras el uso digital, que va después de la competencia digital. Una persona aprende a usar la tecnología (competencia digital), a continuación, la utiliza (uso digital) y, cuando lleva un tiempo empleándola, la integra como parte indispensable de su trabajo diario (transformación digital).
Por lo tanto, si en nuestra empresa queremos que la transformación digital se extienda hasta los softwares de gestión que hemos tratado en el apartado anterior, es necesario que implementemos medidas y protocolos que los integren de la misma forma en que están integrados a día de hoy el correo electrónico o la ofimática en la mayoría de las empresas.
En resumen, la gestión por procesos, potenciada por la digitalización y el software avanzado, es indispensable para cualquier organización que busque eficiencia y adaptabilidad en el mundo empresarial moderno.
Estas herramientas no solo simplifican las operaciones, sino que también ofrecen datos valiosos para la toma de decisiones. Al combinar un enfoque de mejora continua con la tecnología adecuada, las empresas pueden alcanzar niveles óptimos de rendimiento y prepararse para futuros desafíos.
Si estás buscando llevar la gestión de procesos de tu organización al siguiente nivel, no tienes que hacerlo solo. En Kyocera, somos expertos en optimización de procesos empresariales y podemos ofrecerte soluciones a medida que se adapten a tus necesidades específicas. No pierdas la oportunidad de mejorar la eficiencia y eficacia de tu empresa. Haz clic aquí para contactarnos y descubre cómo podemos ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales.
