Cómo elegir un equipo de impresión que se adapte a tus necesidades

Con el crecimiento del trabajo híbrido, cada vez es más evidente la importancia de invertir en herramientas que ayuden a los profesionales a ser más móviles y productivos. Los dispositivos de impresión suponen una de esas herramientas que se han puesto en el punto de mira. Hoy en día proporcionan mucho más que un mero hacer clic y recoger, la impresora moderna es una sofisticada herramienta de trabajo que contribuye a la digitalización y por lo tanto a generar flujos de trabajo más eficientes. Elegir la adecuada, por tanto, es una decisión de inversión importante.

Existe hoy una gran variedad de equipos de impresión multifunción A3 y dispositivos A4 compactos. Esta guía te ayudará a elegir el equipo que mejor se adapte a tus necesidades. 

Lista de comprobación para elegir una impresora 

Hay muchas preguntas básicas que debes hacerte sobre tu entorno  de trabajo antes de invertir en un dispositivo de impresión. Aquí encontrarás algunas sugerencias útiles para empezar:

• El espacio del que dispones. ¿De cuánto espacio dispones para trabajar? ¿Tus empleados trabajan desde casa o en una oficina espaciosa? Las impresoras A4 pequeñas y ligeras son populares entre los trabajadores en remoto, mientras que equipos multifunción A4 y A3 más grandes suelen ser más adecuados para entornos de oficina que buscan una productividad departamental. Se trata de optimizar el espacio del que dispones.
  
• Volúmenes de impresión. Es importante que el volumen de impresión recomendado de la impresora elegida se ajuste a tus necesidades de impresión. Los volúmenes elevados en entornos de trabajo con mucho ritmo exigen dispositivos más robustos que puedan imprimir a mayor velocidad.
  
• ¿Quién va a utilizar la impresora? Esta es una pregunta sencilla de responder si eres un trabajador en remoto, pero en una oficina con varios grupos de empleados puede ser más complicado decidir cuál es la mejor solución. Merece la pena comparar el coste y el beneficio de tener, por ejemplo, una impresora multifunción A3 central o varios dispositivos A4 más pequeños repartidos entre los diferentes departamentos de la oficina.
  
• Necesidades de producción. ¿Imprimes a menudo en color o sólo puedes hacerlo en blanco y negro? ¿El escaneado y el envío de faxes es importante en tu día a día? La naturaleza de tu negocio será un factor clave: por ejemplo, invertir en una impresora en blanco y negro y luego tener que subcontratar trabajos de impresión en color no será rentable.
  

¿Láser o inyección de tinta?

Una vez definidos los criterios de búsqueda, es hora de pensar en la tinta. La inyección de tinta suele ser la opción preferida por las empresas que producen volúmenes a gran color en entornos profesionales. Esto se debe a que tradicionalmente la tinta es capaz de imprimir en múltiples tipos de papel.  

Por el contrario, si tu empresa imprime grandes cantidades de documentos con mucho texto y una cobertura mínima de elementos gráficos y fotos, entonces una impresora láser es tu mejor aliada. Sin embargo, una gran ventaja del tóner frente a la inyección de tinta es que dura más. Esto ahorra costes a largo plazo y una buena impresora láser es capaz de imprimir grandes volúmenes a gran velocidad, que es exactamente lo que necesitan los entornos de trabajo más ajetreados.

¿Por qué elegir una MFP?

Los equipos de impresión multifunción no sólo imprimen, copian, escanean y envían faxes a distintas ubicaciones, sino que también se conectan a tu red Wi-Fi, lo que le permite imprimir desde tu smartphone sobre la marcha para una movilidad aún mayor. Con muchos equipos multifunción puedes conectar directamente tu unidad USB o imprimir desde la oficina, un entorno de trabajo remoto o en casa. Algunos modelos avanzados pueden incluso personalizarse con opciones de acabado como grapado automático, perforación y clasificación. 

Pero los equipos multifunción van mucho más allá y hoy en día se convierten en la puerta de la digitalización para cualquier organización, con la posibilidad de automatizar cualquier proceso con su uso como vía de entrada de datos al digitalizar cualquier documento. 

En resumen, los equipos multifunción son máquinas revolucionarias que pueden ayudarte a reducir costes y aumentar la productividad en el lugar de trabajo al mismo tiempo. Están disponibles en tamaño A4 y A3, por lo que la decisión se basa una vez más en el espacio y en el tamaño de papel que utilices.

Para aquellos que buscan dispositivos compactos, hay muchas opciones de impresoras A4 a precios competitivos en el mercado, como la gama ECOSYS de Kyocera. Estas impresoras combinan una alta productividad con la reconocida fiabilidad de Kyocera, además de ser una opción sostenible gracias a su alta eficiencia energética. 

¿Cuál es la mejor impresora de oficina?

Aunque al principio las opciones pueden parecer infinitas, seguir la lista de comprobación anterior debería encaminarte hacia una inversión empresarial inteligente e informada.