Entonces lo que necesitas es un sistema de gestión documental (DMS) como Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).
En el ámbito de los recursos humanos, nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una gestión adecuada de los expedientes. Para los empleadores, mantener registros precisos puede agilizar el proceso de contratación, identificar lagunas en las competencias y ahorrar un tiempo valioso en la realización de tareas administrativas. Por no hablar de la responsabilidad legal de adherirse al cumplimiento del GDPR y garantizar la protección de datos. Sin embargo, en la era digital, la gestión de la información se está convirtiendo en un reto aún mayor debido al volumen de datos y a las herramientas que se utilizan.
Los tiempos en que los empresarios tenían que guardar los expedientes de sus empleados en archivadores han pasado a la historia, pero eso no quiere decir que todo haya sido coser y cantar en el mundo digital. Incluso con las mejores prácticas, la gestión manual de los expedientes puede dar lugar a costosos errores. También puede llevar mucho tiempo, especialmente para los departamentos de RRHH de las grandes empresas con cientos de empleados.
Gestión digital de expedientes
Quienes sigan resistiéndose a la transformación digital se perderán las innumerables ventajas y oportunidades que la gestión digital de expedientes puede ofrecer a un departamento de RRHH, además de poner en peligro los datos de sus empleados. Aquellos que prioricen el ahorro de costes a corto plazo pagarán el precio a largo plazo.
Los resultados de una encuesta de PWC indican que esta situación está cada vez más asumida: el 41% de los ejecutivos de RR.HH. pretende centrarse en la adopción de herramientas digitales para impulsar el crecimiento. Esto explica por qué muchas organizaciones están recurriendo a plataformas de gestión de documentos como Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) para estructurar y proteger la información confidencial de los empleados.
Elegir el mejor DMS para RRHH
Aunque muchos programas de gestión documental del mercado ofrecen un repositorio digital organizado para almacenar los documentos de su empresa, no todas las opciones permiten pasar rápidamente del caos de datos a unos archivos perfectamente organizados. Algunas soluciones requieren una gran inversión inicial, cientos de pasos de configuración y formación de los empleados, pero ¿y si pudiera percibir las ventajas del DMS inmediatamente con una solución lista para usar?
El software de gestión documental basado en la nube de Kyocera, Kyocera
Cloud Information Manager (KCIM), te permite acelerar la transformación
digital. Es un software escalable y fácil de usar, una solución que se integra
perfectamente con su infraestructura existente.
Las numerosas ventajas hablan por sí solas:
Aumento de la productividad: KCIM crea un almacenamiento digital estructurado de los archivos de los empleados, lo que permite a los empresarios vincular documentos, imágenes, correos electrónicos, evaluaciones de rendimiento y registros de los empleados. Con los datos de los empleados siempre actualizados y ordenados por fechas, los usuarios pueden localizar fácilmente los archivos que necesitan desde cualquier lugar y asegurarse de que están trabajando con las últimas versiones de documentos concretos. En lugar de dedicar innumerables horas a tareas administrativas, RRHH puede centrarse por fin en el elemento "humano" de los Recursos Humanos, dedicando tiempo a mejorar la retención de los empleados y el proceso de contratación.
Mejora del cumplimiento de RRHH: al almacenar todos los documentos de forma estándar, KCIM garantiza que las responsabilidades anuales de RRHH, como los impuestos, los informes de KPIs y la renovación de las certificaciones anuales, puedan procesarse rápidamente. Esto supone una gran ventaja a la hora de responder rápidamente a cualquier solicitud de las autoridades gubernamentales, como una auditoría. Por último, KCIM puede agilizar los procesos de RR.HH. archivando o eliminando automáticamente los materiales obsoletos o no conformes.
Mayor seguridad: en su informe de 2021, Forrester predijo que el volumen de acciones reguladoras y legales relacionadas con infracciones de la privacidad de los empleados aumentaría un 50% durante el año. En una época de ciberataques cada vez más frecuentes, nunca ha sido tan importante proteger de forma proactiva la información sensible de los empleados. Al permitir que los responsables de RRHH autorizados decidan quién puede ver, crear o actualizar los expedientes de los empleados, KCIM permite a los departamentos de RRHH controlar totalmente quién y cómo puede acceder a la información.
Mayor seguridad: en su informe de 2021, Forrester predijo que el volumen de acciones reguladoras y legales relacionadas con infracciones de la privacidad de los empleados aumentaría un 50% durante el año. En una época de ciberataques cada vez más frecuentes, nunca ha sido tan importante proteger de forma proactiva la información sensible de los empleados. Al permitir que los responsables de RRHH autorizados decidan quién puede ver, crear o actualizar los expedientes de los empleados, KCIM permite a los departamentos de RRHH controlar totalmente quién y cómo puede acceder a la información.
Según Forrester, el 30% de las empresas tiene previsto gastar más en la nube, seguridad y riesgos, redes y movilidad. Kyocera Cloud Information Manager es una solución que aborda múltiples problemas empresariales a la vez: ofrece a los departamentos de RRHH una mayor rentabilidad.
Si tu negocio necesita agilizar la gestión de sus registros, eliminar rápidamente las tediosas tareas administrativas de RRHH e impulsar la transformación digital, entonces Kyocera Cloud Information Manager podría marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
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