Validar una factura electrónica con todas las garantías

Validar una factura electrónica es un paso indispensable para su eficacia. Cabe destacar que la factura electrónica goza de la misma validez legal y efectos tributarios que su homólogo en papel. Sin embargo, para que esto sea posible deben respetarse una serie de normas.

En concreto, el artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación, establece que “las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación”.

En cualquier caso, este cuerpo legal establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se observen estas características reseñadas en el párrafo anterior.

Por lo tanto, el requisito de la firma electrónica es esencial. Para ello, la Agencia Tributaria contempla varias posibilidades. Así, este organismo acepta el uso de cualquier certificado electrónico reconocido. Esto incluye los certificados de persona jurídica de ámbito tributario hasta su caducidad, los nuevos certificados de representación, y de persona física emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Para que la factura electrónica sea eficaz, deben concurrir los siguientes requisitos:

• Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
• Es necesario una transmisión telemática.
• Se debe garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.
• El consentimiento del destinatario.

¿Cómo se puede validar una factura electrónica en caso de ser proveedor de la Administración Pública?

Desde enero del año 2015, es preciso que aquellas empresas o autónomos que sean proveedores de la Agencia Tributaria y otras Administraciones de la Administración General del Estado expidan sus facturas a las citadas Administraciones de forma electrónica.

Este requisito se puede llevar a cabo a través un programa informático que cree facturas electrónicas, pero también nos podemos decantar por el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (Facturae). Un servicio que vendrá de perlas a las PYMES y a los autónomos con recursos más modestos.

¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico?

Otra duda frecuente entre las propias empresas es si existe la posibilidad de convertir las facturas en papel a formato digital. Lo cierto es que se pueden convertir cualesquiera documentos que se conserven en este formato siempre que sean originales. No obstante, para esta tarea no vale cualquier programa, sino que deberá confiarse a un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria.

Esta clase de software aplica técnicas foto-electrónicas o de escáner con el objetivo de convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Así, KYOfactura Proveedores cuenta con el visto buena de la Agencia Tributaria y, por lo tanto, las empresas interesadas pueden acudir a este programa para este menester.