Según IDC, se espera que el volumen de datos creados entre 2022y 2026 se duplique. Por lo tanto, no es de extrañar que muchas empresas estén preocupadas por cómo van a gestionar eficazmente este aumento desmesurado. Y ahora, en nuestro nuevo y cambiante mundo laboral híbrido, localizar y procesar el creciente número de documentos que generamos es el mayor reto al que se enfrentan muchas empresas modernas.
La empresa de investigación de mercado Wakefield Research y los analistas de datos Elastic descubrieron que un asombroso 54% de los profesionales de oficina estadounidenses afirman perder tiempo buscando los archivos necesarios. Era su problema número uno a la hora de contemplar el futuro del trabajo a distancia.
Más formatos de documentos, más problemas
La digitalización está transformando los procesos contables y administrativos, pero los documentos en papel -contratos, facturas, notas de crédito y albaranes- siguen siendo una parte importante del día a día de las empresas. Sin una infraestructura de información definida, el papel y los documentos digitales seguirán existiendo en su propio silo. Esto es malo para las empresas.
Buscar documentos sin rumbo en archivadores y archivos digitales no sólo merma la productividad, sino que ralentiza los procesos empresariales e inhibe la colaboración en equipo. Por ejemplo, el efecto dominó de no procesar a tiempo documentos clave en un departamento de contabilidad puede afectar negativamente a la empresa tanto interna como externamente, ya que muchas partes interesadas y compañias fuera de la red local de la empresa necesitan información importante.
Sin una estrategia adecuada, estos problemas sólo empeoran para los departamentos de administración y contabilidad a medida que una empresa se expande. Pero resolver el caos de contenidos no requiere varias soluciones complejas y caras; todo lo que tu negocio necesita es Kyocera Cloud Information Manager.
¿Qué es Kyocera Cloud Information Manager?
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) es un moderno software de gestión documental que permite a las organizaciones digitalizar y almacenar archivos documentales en un único repositorio seguro en la nube. Gracias a sus sencillas funciones de búsqueda y automatización de documentos, KCIM aumenta enormemente la eficiencia en el lugar de trabajo, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo y energía a actividades de valor añadido como la planificación, la estrategia y el crecimiento general de la empresa.
Encuentra tus archivos más rápido
Piensa cuánto tiempo dedicas cada día a encontrar archivos esenciales. Recuerda que cada minuto que pierdes intentando localizar un contenido es un minuto que podrías haber aprovechado poniendo en práctica tus conocimientos.
Por otro lado, KCIM proporciona una forma estructurada de almacenar y archivar tus documentos en un solo lugar, pero esa no es la única razón por la que a los usuarios les resulta más fácil encontrar información. KCIM ofrece una función de indexación con un solo clic que permite a los usuarios capturar palabras clave definidas por la empresa en los documentos, como el número de factura, el nombre del cliente y las fechas de entrega. Al buscar archivos específicos en el futuro, estas palabras clave pueden utilizarse como criterios de búsqueda, reduciendo drásticamente el tiempo necesario para encontrar documentos empresariales. La simplicidad es la clave.
Racionalizar y acelerar los procesos empresariales
En la mayoría de las organizaciones, los empleados siguen colaborando subiendo archivos a través de un servicio de hospedaje de archivos y enviando después un enlace a sus compañeros por correo electrónico para que revisen su trabajo. A posteriori, los integrantes del equipo pueden descargar el archivo en su escritorio para editar el documento y dejar comentarios o compartir su opinión a través de un servicio de mensajería instantánea, pero, ¿qué ocurre cuando se necesita la opinión de más de un compañero o cuando se olvida citar a un colega en un correo importante? Incluso con grandes dotes organizativas, puede resultar difícil mantener a todo el mundo en la misma página.
Aquí es donde entra KCIM para dar una coherencia inestimable a sus procesos empresariales. Al facilitar la captura de datos específicos tanto de documentos en papel como digitales, la información crítica para la empresa está disponible rápidamente para que los procesos empresariales dependientes puedan continuar. De este modo, nadie tiene que esperar a recibir un correo electrónico para empezar a colaborar en las tareas; todo el equipo puede encontrar el documento que necesita en un par de clics y trabajar conjuntamente en una única versión del documento.
Además, la solución permite compartir documentos fuera de la red de la empresa, en la nube, lo que facilita la colaboración con las partes interesadas que tienen acceso restringido a su red. Siempre que se disponga de una conexión segura a Internet, se puede acceder a la información necesaria a través del navegador o del móvil.
Como descubrió Adobe Workfront, el 49% de los empleados están dispuestos a dejar su trabajo si no están contentos con la tecnología del lugar de trabajo. En el acelerado mundo digital de hoy no se trata de trabajar más, sino de forma más inteligente y las herramientas importan. Los profesionales ya no tienen paciencia para realizar tareas administrativas tediosas y pesadas en papel cuando las soluciones modernas de gestión de documentos como KCIM pueden facilitarles la vida. Del mismo modo, el cambiante panorama empresarial exige que encontremos una forma de localizar, capturar, compartir y almacenar información con rapidez. La agilidad definirá el éxito en la era del trabajo híbrido.
El tiempo es dinero y Kyocera Cloud Information Manager está aquí para ayudarte a maximizar los beneficios a través de una mayor eficiencia empresarial en la era digital.
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