Beneficios de la optimización de procesos

La optimización de procesos forma parte de la transformación digital de las empresas, y de ella se pueden derivar muchos beneficios para las compañías en todas sus áreas y departamentos. Pero para algunos, como el departamento financiero, las ventajas de optar por la optimización son todavía mayores.

¿Qué es la optimización de procesos?

Para entender las ventajas de este concepto, primero hay que tener claro de qué se trata. Optimizar procesos es simplificar y automatizar tareas con ayuda de las nuevas tecnologías a fin de conseguir una mayor eficiencia.

Ventajas de optimizar procesos

La información es poder dentro y fuera de la empresa. Al optarse por la optimización de procesos, todos los datos que maneja la empresa son más accesibles para quienes deben tomar decisiones estratégicas, lo que permite obtener ventaja competitiva y además seguir innovando.

Una empresa que ya ha automatizado sus procesos puede responder de forma más rápida a los cambios que se produzcan en su entorno. Por ejemplo, si un determinado producto se pone de moda y la empresa cuenta con una buena base de datos de clientes que permite segmentarlos al máximo, podrá ofrecer a sus clientes ese producto de moda antes de que lo haga la competencia.

La implementación de la tecnología reduce el error humano, tan habitual cuando hay que realizar labores como grabar datos. Reducir estos errores ayuda a ahorrar tiempo y dinero.

La automatización de tareas implica que el trabajo de los empleados ya no es tan repetitivo, lo que contribuye a aumentar su productividad y su motivación.

Optimización de procesos en el área financiera

Todos los departamentos de una empresa se benefician de la optimización de procesos, pero el departamento financiero es uno de los que más ventajas pueden obtener gracias al uso de soluciones tecnológicas que son totalmente adaptables a sus necesidades.

En primer lugar, mejora la eficiencia de la gestión de proveedores al permitir que la información importante esté accesible y actualizada en todo momento, lo que deriva en un mejor uso de la información sensible.

También tiene efectos positivos sobre la gestión de las compras. Con estas herramientas se puede automatizar el proceso y reducir así errores humanos que implican un mayor coste de tiempo y de dinero.

En el caso de las facturas, optar por la factura electrónica mejora de forma notable las tareas contables, lo que reduce el consumo de recursos y aumenta la productividad a la vez que se evitan los errores.

En los departamentos de finanzas muchos de los procesos que se llevan a cabo son repetitivos: emitir facturas, controlar el estado de los pedidos, elaborar albaranes, etc. Esto hace que aumente la posibilidad de que se produzcan errores. Sin embargo, con la optimización de procesos todas estas tareas quedan automatizadas, de modo que los empleados del área de finanzas pueden dedicar la mayor parte de su tiempo de trabajo a emprender tareas más productivas y que se traduzcan en más rentabilidad para la empresa.

La optimización de procesos tiene un coste, pero reporta tantos beneficios que se acaba convirtiendo en una inversión que se amortiza rápidamente.