Flujo de trabajo de aprobación y actividad

Flujo de trabajo (WorkFlow) como tal, se refiere a la investigación y estudio del funcionamiento corriente de las actividades de trabajo; que el proceso de negocio se cumpla: que orden pueden tener las tareas, grado de fluidez de la información, nivel de comunicación y sincronización entre actividades, seguimiento continuo de las distintas etapas, y principalmente, control de la ejecución de estas y que tengan un carácter secuencial.

Permiten una mayor diferenciación de las tareas descentralizando las funciones del personal, dando lugar a una mayor especialización, y con el tiempo, una automatización ordenada de las actividades, que se ve reflejada en una mayor fluidez y eficiencia en el trabajo, consiguiendo el objetivo último que es el aumento de la rentabilidad de la empresa.

Estos flujos de trabajo, para funcionar de manera óptima, requieren de un sistema de aprobación dónde se establezcan las normas y condiciones a seguir. Este sistema se establece antes de llevar a cabo el proceso del workflow, definiéndolo y estudiándolo para verificar que se acopla a las necesidades del desarrollo óptimo de gestión de la empresa. 

Flujo de trabajo

Estos flujos por tanto ayudan a la empresa a alcanzar de una forma más sencilla y rápida sus objetivos y a conseguir sus metas y estrategias de la manera más eficiente.

Son muchos los beneficios que puede aportar un buen Workflow. En función de la clase de negocio y procesos de gestión y control que tengamos implantados en la empresa, estos serán unos u otros. Destaca: mejora de comunicaciones entre las distintas interrelaciones que tengamos en el negocio (proveedores, clientes…), complemento perfecto para los procesos de trabajo debido al mayor control de las actividades, minimización de tiempos y con ello aumento de la productividad de la empresa, principalmente por la automatización de funciones y procesos.

Existen multitud de herramientas a nivel de software que realizan los flujos de trabajo de las actividades y su aprobación, permitiendo que las organizaciones dispongan de herramientas informáticas que les ayuden a un mayor control de sus actividades y una mejor gestión. El software más conocido y utilizado por la mayoría de las empresas es Microsoft SharePoint, software basado en el navegador web que nos permite guardar, compartir, organizar y distribuir información, ya que trabaja a nivel de host, dónde se puede interactuar. 

Dispone de distintas herramientas que ayudan a la gestión de empresas y control de flujos de trabajo y su correspondiente aprobación, realiza todas las actividades, simplificando los procesos y horas de trabajo. Para la creación de los flujos de trabajo, sitios web y sistemas de gestión y control, Sharepoint cuenta con Microsoft SharePoint Designer y con Microsoft Visual Studio. En concreto SharePoint Designer, entre otras tareas, elabora personalizados flujos de trabajo en función de las necesidades de la empresa.

También existen otros motores de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process Management Systems) que permiten interactuar personas e información desde distintos lugares, como Sharepoint, además de crear entornos de trabajo más fluidos y sencillos ayudando a las empresas en su gestión y control, como he nombrado anteriormente. Estos softwares son de código abierto (Open Source) por lo que cualquiera puede disponer libremente de su código para su propio desarrollo o a modo informativo. Algunas de estas herramientas son: Athento, OpenProject, Bonita, TeamBox, etc…

Cómo casi todo a nivel empresarial, el software también ha entrado en lo que a control de procesos y actividades se refiere. Dando mayor eficiencia y rentabilidad a las empresas que hacen un consciente uso de las herramientas que la informática pone a su alcance. 

Escrito por Luis Vilanova. Interim Information Technology Manager. www.luisvilanova.es