Documentos administrativos

Se entiende por documento administrativo todo aquel documento que expide la Administración pública para informar de algún hecho a los ciudadanos o empresas. Estos documentos cumplen con dos funciones: en primer lugar, sirven para dejar constancia, es decir, atestiguar la existencia de un hecho. En segundo lugar, son un medio que permite la comunicación entre la Administración pública y los ciudadanos u otras entidades tanto públicas como privadas. 

Tipos de documentos administrativos

Según la naturaleza del hecho que se va a comunicar, existen diversos tipos de documentos administrativos:

• Documentos administrativos de decisión: presentan una declaración de voluntad emitida por una Administración. Dentro de esta categoría se distinguen la resolución y el acuerdo. El primero informa de cómo se está desarrollando el proceso y el segundo le pone fin.
• Documentos administrativos de transmisión: comunican actos o hechos. Pueden ser comunicaciones internas o externas dependiendo de si el destinatario es un miembro de la organización o un tercero. En función de su contenido se pueden clasificar en: notificación, comunicación, publicación, oficio, carta y anuncio.
• Documentos administrativos de constancia: en este caso se hace referencia a un documento que acredita un acto, hecho o efecto. Dentro de esta categoría se pueden encontrar actas, certificados y certificados por silencio administrativo.
• Documentos administrativos de juicio: el objeto de esta clase de documentos es la solicitud de datos o información por parte de los órganos de la Administración pública para responder a un hecho.

Agilizar la tramitación de los documentos administrativos

Una de las características reseñables de estos documentos es que actualmente se envían por notificación electrónica desde las sedes electrónicas de las diferentes Administraciones públicas. Estas notificaciones suelen tener una caducidad, es decir, un plazo legal en el que deben atenderse. Una vez transcurrido este plazo, la notificación desaparece del buzón de entrada de cada usuario y es imposible volver a acceder a ella. 

Es importante adoptar un método que agilice la recepción y tramitación de las notificaciones electrónicas para atenderlas en el tiempo y la forma requeridos. Con este fin, Kyocera ha creado un software específico que permite mantener en un mismo buzón todas las notificaciones de las diferentes Administraciones. Así, se consigue agilizar el plazo de atención a la vez que se reduce el tiempo destinado a acceder a cada uno de los buzones de las diversas sedes en busca de notificaciones pendientes. Además, es una forma de asegurarse de que se van a recibir las notificaciones dentro del plazo y todas en un mismo lugar. 

Esta solución agiliza la comunicación entre la Administración y los ciudadanos y empresas, con lo que mejora la productividad de los departamentos empresariales que están en constante contacto con la Administración.