Nómina online: gestión de la nómina desde un punto de vista digital

En el Estatuto de los Trabajadores se especifica que “la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo”. En otras palabras, lo que normalmente se conoce como nómina.

Sin embargo, hoy en día la entrega de dicha documentación se puede efectuar también en formato digital. Nos referimos a la nómina online.

Qué es una nómina online

Nómina online, nómina digital, nómina electrónica… Todos estos conceptos hacen referencia a lo mismo: un sistema implementado por el SAT (Servicio de Administración Tributaria) por el cual la nómina se firma digitalmente. Dicha firma puede llevarse a cabo a través de distintos modos como, por ejemplo, el sellado digital. Esto garantiza la autenticidad del documento y proporciona mayor fiabilidad ante el trabajador.

Pero ¿qué otros requisitos es necesario que cumpla la nómina online para ser legal? En primer lugar, es importante tener en cuenta que no se exige ningún formato específico, por lo que este puede ser tanto el formato papel como el formato digital. Queda a elección de cada empresa elegir uno u otro, aunque en el siguiente punto veremos las ventajas de la nómina online frente a la nómina en papel.

Por otro lado, se hace necesario recordar que, tanto la una como la otra, deben incluir una serie de datos que enumeramos a continuación:

1. Datos identificativos, tanto de la empresa como del empleado.

2. El salario base y otros tipos de salario, como el salario en especie (y el valor de los productos en especie), así como los complementos salariales.

3. El período de liquidación al que corresponde la nómina.

4. Las retenciones del IRPF y la base sujeta a la retención del IRPF, así como las aportaciones del trabajador en lo relativo a cotizaciones por contingencias comunes, desempleo y formación profesional. También se especificarán las aportaciones empresariales tanto por contingencias comunes como por otro tipo de contingencias como, por ejemplo, las profesionales y las de recaudación conjunto.

5. La retribución bruta del trabajador, es decir, la suma del salario, las gratificaciones, percepciones derivadas de horas extraordinarias y otros, indemnizaciones de todo tipo (por traslados, despidos, suspensiones, de la Seguridad Social…), anticipos de sueldo, etc.

6. El importe neto que el trabajador termina percibiendo, resultado después de aplicar las operaciones correspondientes de la retribución bruta y de las retenciones.

7. Y por supuesto, la firma y el sello de la empresa con la fecha y el recibí.

Ventajas de la digitalización en el proceso de gestión de nóminas

La nómina online supone una serie de ventajas respecto a la nómina en formato papel. A continuación destacamos algunas de las más relevantes:

• Implica un ahorro de espacio físico, ya que no es necesario almacenar físicamente los papeles en los que se reflejan las nóminas. Basta con disponer de espacio en un ordenador, en un disco duro o en un servidor.
• También contribuye a la gestión del tiempo, ya que es un proceso que se puede automatizar y, con ello, la generación, cumplimentación y envío, así como otras fases del proceso, se realizan de una forma más rápida y ágil.
• Gracias a las medidas comentadas más arriba (firma digital y recibí), se vuelve un proceso seguro y fiable. No solo en lo relativo a cifrado y envío sin filtraciones, sino también en lo que respecta al almacenamiento a lo largo del tiempo. En este sentido, un host en la nube, con todas las medidas de seguridad necesarias para ello, es un aspecto que debemos tener muy en cuenta.
• Se puede acceder a ella y consultarla desde cualquier lugar, ya que, estando almacenada en la nube o en internet en general (por ejemplo, en la bandeja de entrada de nuestro gestor de correo electrónico), no serán necesarios desplazamientos físicos para recuperar algún dato que aparezca en ella.

Como hemos visto, la nómina online es una herramienta de múltiples ventajas para el departamento de recursos humanos y para la empresa en general. Solo es cuestión de dar el paso hacia ella.