Para el profesional moderno, el tiempo siempre es esencial. Reclaim AI refuerza esta idea al afirmar que "los equipos se enfrentan a mayores cargas de tareas, más reuniones, prioridades contrapuestas y menos tiempo para hacerlo todo, lo que provoca un estrés y una tensión sin precedentes en los empleados o colaboradores individuales." Esto es particularmente importante para las industrias y organizaciones que manejan grandes volúmenes de contratos cada día. Muchas siguen haciendo malabarismos con documentos físicos y digitales sin una infraestructura definida, lo que ha materializado los inevitables problemas derivados de este planteamiento.
A pesar de los enormes avances tecnológicos, los profesionales de hoy en día siguen dedicando varias horas a la semana a localizar documentos. Mientras tanto, clientes y compañeros se quedan esperando. Más allá de los archivadores y las pilas de papel, el reto de localizar acuerdos o contratos de trabajo importantes aumenta aún más cuando estos documentos se escanean en una carpeta abierta y no se pueden buscar por palabras clave específicas. A menudo, esto significa que los empleados tienen que dedicar tiempo adicional a rehacer un documento entero. Todo esto podría evitarse con una sencilla solución de gestión de documentos: Kyocera Cloud Information Manager.
Kyocera Cloud Information Manager
En Kyocera, nos enorgullecemos de equipar a nuestros clientes con la tecnología diseñada para llegar al corazón de sus problemas. Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) es una de esas herramientas diseñadas para ayudar a los profesionales que trabajan sobre la marcha con documentos en formato digital y en papel. Sus capacidades lo convierten en la herramienta perfecta para profesionales del sector inmobiliario, notarios y compañías de seguros que manejan a diario contratos y otros documentos críticos para el negocio. Es hora de decir adiós a perder horas buscando documentos y a los interminables ciclos de revisión.
Búsqueda rápida de documentos
Con KCIM, los profesionales pueden trabajar de forma más inteligente haciendo más con menos. El software cuenta con funciones de búsqueda similares a las de Google para que los usuarios puedan encontrar la información que necesitan en un instante. Así, utilizando los servidores, los profesionales pueden filtrar su búsqueda por fecha, usuario, palabras clave relevantes, ¡y mucho más! Sin embargo, esta función no está reservada únicamente a los archivos físicos. KCIM puede analizar y almacenar hasta 12 tipos de documentos diferentes, localizando fácilmente palabras clave en fotos o elementos escaneados, como contratos. Pero las ventajas añadidas no acaban ahí: los documentos capturados por KCIM se procesarán con tecnología OCR, lo que permitirá a los profesionales convertir el documento en formato editable. ¿Necesita hacer un cambio de última hora en ese contrato de compraventa? No hay problema.
Software intuitivo
En un mundo ideal, las nuevas tecnologías serían fáciles de usar y estarían listas para empezar a funcionar: ¡esa es la belleza de Kyocera Cloud Information Manager! Permite a los profesionales resolver sus problemas de productividad desde el primer momento con una formación mínima. KCIM cuenta con una función de "indexación con un solo clic" que simplifica el etiquetado de documentos y el resaltado de palabras clave. Esto garantiza que todos los documentos se encuentren fácilmente en el futuro. Además, la plataforma está disponible a través de una interfaz de navegador web desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que permite a los usuarios cargar sin problemas un archivo en un dominio y trabajar en él en otro, convirtiéndolo en una plataforma fácil de usar, disponible en un espacio de trabajo personal o en la oficina.
Mayor seguridad de los documentos
Agentes inmobiliarios, corredores de seguros y notarios manejan información sensible todos los días. Aunque la mayoría de los contratos se siguen firmando en papel, después suelen escanearse y convertirse en información digital. La tecnología, por tanto, no solo debe ser flexible, sino también segura: cumplir las exigencias GDPR no es una opción.
El software encriptado de Kyocera Cloud Information Manager tiene múltiples capas de protección que van más allá para mantener seguros los datos de los clientes. KCIM controla el acceso a los documentos: sólo los usuarios autenticados pueden ver los archivos y carpetas. Además, el control de fecha y hora garantiza que los profesionales tengan siempre a mano la última versión de un contrato.
KCIM abre un mundo de posibilidades de productividad a la vez que garantiza que los aspectos básicos, como la eficiencia del flujo de trabajo y la seguridad, estén cubiertos. Los profesionales disponen de los documentos que necesitan cuando los necesitan, lo que les permite ser más productivos que nunca independientemente de dónde trabajen.
