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Se calcula que el 84% de trabajadores tiene intención de seguir trabajando entre la oficina y casa en el futuro, por lo que tanto los profesionales como los directivos deben prepararse: la era del Smart Working ha llegado para quedarse y es vital disponer de tecnología cuando se necesita.
The Economist refuerza el beneficio de equipar al personal con las herramientas adecuadas: en su informe Reshaping Productivity Report, los líderes del sector atribuyen un descenso del rendimiento a la falta de tecnología adecuada. Ha llegado el momento de alejarse de las soluciones improvisadas e invertir en tecnología que combine movilidad y calidad.
En este sentido, la elección de un equipo de impresión adecuado y adaptado a las necesidades de tu organización es también vital. En Alemania, primera economía de la Unión Europea, el 78% de las personas posee una impresora en casa. Mientras tanto, en el Reino Unido, la popularidad del uso de impresoras ha aumentado significativamente en consonancia con el cambio hacia el trabajo en remoto. Los líderes del sector y los profesionales de estos países se han dado cuenta de que ya no se trata de un lujo, sino de herramientas necesarias para realizar el trabajo. Además, los dispositivos modernos ya no son unidimensionales: sus ventajas van mucho más allá de la impresión tradicional.
Hablemos de los equipos multifunción (MFP). Estos sofisticados pero intuitivos dispositivos ayudan a los a imprimir, escanear, enviar faxes e incluso convertirse en un centro Wi-Fi directo, conectando el mundo digital con el físico. En muchas ocasiones son la vía de entrada de una empresa hacia la digitalización, contribuyendo al inicio de procesos concretos basados en documentos y datos desde este punto de escaneo inicial.
El extraordinario potencial de estos dispositivos hace que sea esencial elegir el correcto. Adecuar las necesidades de producción y el espacio disponible a las funcionalidades y tamaños de los dispositivos es crucial para obtener un mayor rendimiento de la inversión y aumentar la productividad.
Abordar la transformación digital, impulsada por la tecnología, es el primer paso para que las pequeñas y medianas empresas consigan causar una buena impresión en la era digital
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Aunque todo el mundo sabe que la principal ventaja de una impresora es la rápida salida de documentos, los dispositivos A3 y A4 tienen ligeros matices, pero comparten ventajas similares. Los equipos multifunción modernos ofrecen una versatilidad extraordinaria. Además de escanear, enviar faxes y copiar, los dispositivos A3 también pueden ir más allá. Al imprimir folletos, estos dispositivos pueden proporcionar un acabado profesional añadiendo grapas y creando el folleto al instante, lo que ahorra tiempo. Estos dispositivos de mayor tamaño son más adecuados para el entorno de oficina tradicional por razones obvias como su tamaño físico, pero también por su capacidad para manejar volúmenes de trabajo más pesados.
Los dispositivos A4, por el contrario, son la opción ideal para quienes trabajan a distancia o en pequeños centros de trabajo donde los volúmenes de impresión son significativamente menores. Los equipos multifunción A4 suelen ofrecer funciones de impresión, escaneado, fax y copia para lograr una productividad óptima en cualquier lugar de trabajo. Además, los dispositivos A4 actuales son cada vez más compactos, lo que permite llevarlos de un lugar de trabajo a otro para una mayor movilidad empresarial.
Los directivos de empresas que buscan reducir costes deben ser conscientes de que, a menudo, las inversiones iniciales más grandes son las que generan mayores ahorros a largo plazo. Este es el caso de las oficinas con varias impresoras A4 que requieren tóner y mantenimiento. En un entorno de oficina ajetreado como el de los bufetes de abogados y los bancos, que siguen utilizando grandes volúmenes de papel, un equipo multifunción A3 más grande y centralizado podría ser la opción más inteligente y eficiente.
Antes de decidir sobre el tipo de dispositivos de impresión en los que invertir, las organizaciones deberían tener en cuenta lo siguiente:
Necesidades: Si pretendes escanear y copiar, necesitas un dispositivo multifunción.
Volumen de impresión: Una impresora A3 es la mejor opción para imprimir grandes volúmenes de papel en la oficina.
Necesidades de impresión: Algunas empresas necesitan poco más que las funciones habituales de impresión y escaneado, mientras que otras, en áreas como en marketing, buscarán dispositivos capaces de producir grandes volúmenes de documentos atractivos y en color, que requieren equipos multifunción A3 más complejos.
Modelo de trabajo: Los empleados que trabajan en remoto manejando documentos físicos con regularidad, deberían estar equipados con un equipo MFP A4. Una inversión en una combinación de equipos multifunción A3 y A4 puede estar a la orden del día para grandes organizaciones con un contingente significativo de trabajadores remotos con grandes volúmenes de impresión también en la oficina central. No tiene por qué ser una u otra decisión.
Espacio: Los dispositivos A3 suelen ser unidades grandes: si una oficina tiene poco espacio, las impresoras A4 de sobremesa son la mejor opción.
Esperamos que esta lista de comprobación contribuya a la elección correcta de tu equipo de impresión.