¿Cómo es la factura perfecta?

La factura perfecta debe reunir una serie de requisitos que la conviertan en irreprochable, al menos formalmente. Es vox populi que se efectúa la entrega de bienes o se realiza una prestación de servicios surge la necesidad de preparar una factura que, además, estará sujeta a los impuestos vigentes en el territorio.

En el caso de España, hablamos del IVA cuyo tipo dependerá del producto vendido (general, reducido o superreducido) o el IGIC, la versión canaria de este tributo.

No hay que olvidar que la ley obliga a los empresarios y profesionales a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma.

Lo cierto es que nos conviene no dejar ningún cabo suelto para que ésta sea abonada cuanto antes y, por supuesto, que no haya problemas con la Agencia Tributaria por defectos en la facturación.

Además, una factura sirve como garantía para la empresa responsable de su emisión, pues es el documento en el que nos podemos amparar en el caso de que tengamos que reclamar su pago por vía judicial. También refleja nuestra profesionalidad y nos describe ante los clientes. Por lo tanto, conviene esmerarnos en su preparación.

Todos los detalles vamos a verlos pormenorizadamente en el presente artículo.

¿Qué debe incluir una factura perfecta?

• La palabra “factura” que no falte. Sí, es preciso que identifiquemos el documento con esta palabra. No es baladí esta recomendación pues es habitual que las empresas emitan otro tipo de documentos como albaranes que pueden llegar a confundirse con las facturas si no lo indicamos claramente.
• Numeración de la factura. La Agencia Tributaria propone una serie de recomendaciones para ello que podemos consultar y decidir si las aplicamos u optamos por otro método que nos convenza más. https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Recomendaciones_para_la_numeracion_de_las_Facturas.shtml
• La descripción de los productos proporcionados, así como las unidades que la integran.
• La consignación del precio de los bienes.
• Identificación del emisor (nombre, NIF, domicilio social…).
• Identificación del receptor (nombre, NIF, domicilio social…).
• La base imponible que recordamos que es la cantidad neta sin IVA.
• El tipo de IVA aplicado que, dependiendo de la naturaleza del producto, puede ser general (18%), reducido (7%) y superreducido (4%). Este último –recordamos– es el que se presentan bienes de primera necesidad como el pan o los huevos.
• No hay que olvidar añadir los datos para el pago: número de cuenta, forma de pago, vencimiento…

Consejos adicionales para una factura perfecta

Una factura perfecta, como comentábamos, también debe ser irreprochable desde un punto de vista ortográfico y no debe incurrir tampoco en errores gramaticales pues afectan a nuestra imagen.

También debemos ser rápidos en su emisión y que ofrezca un aspecto personalizado. Lo cierto es que en los últimos años han proliferado los programas de facturación online que nos permiten efectuar auténticas virguerías, pero no cabe excederse, pues corremos el peligro de que transmitan una imagen aniñada de nuestro negocio. Por lo tanto, urge encontrar el equilibrio entre ambas facetas.