¿Qué es un digital workplace?

Un digital workplace o lugar de trabajo digital es un entorno de trabajo que aprovecha las tecnologías digitales para mejorar la comunicación, la colaboración, la productividad y el bienestar de los empleados. Además, un digital workplace no se limita a un espacio físico, sino que se extiende a cualquier lugar donde los trabajadores puedan acceder a las herramientas y los recursos que necesitan para realizar su tarea.  

Un entorno de trabajo digital ideal, integra y conecta todas las herramientas digitales que los empleados necesitan para realizar su trabajo, como software, chats, bases de datos, agendas, documentos, etc. Además, permite el acceso a la información desde cualquier dispositivo y lugar, lo que favorece la flexibilidad y la movilidad de los trabajadores. 

Apostar por un digital workplace implica una transformación cultural y organizativa que va más allá de la simple adopción de dispositivos o aplicaciones. Se trata de crear una cultura de trabajo flexible, ágil, innovadora, que se adapte a las necesidades y preferencias de los empleados. También implica una gestión del cambio que involucre a todos los niveles de la organización, desde los puestos directivo hasta los colaboradores. 

Beneficios de un Digital Workplace 

Son muchos los beneficios de un digital workplace y cada día más empresas apuestan por este tipo de entornos. Algunas de estas ventajas son: 

• Mejoran la experiencia y la satisfacción de los empleados: al conceder a los empleados mayor autonomía, flexibilidad y reconocimiento, se mejora su motivación, compromiso y lealtad con la empresa. Además, se reduce el estrés y el absentismo laboral, al mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional. 
• Aumentan la eficiencia y la productividad: Dotar a los empleados de las herramientas adecuadas y simplificar los procesos operativos, hace que se reduzca el tiempo y el esfuerzo dedicados a tareas administrativas o rutinarias, y se optimiza el rendimiento y la calidad del trabajo al reducir, además del tiempo, los errores y los costes operativos.  
• Fomentan la innovación y la creatividad: Al crear un ambiente laboral más abierto, dinámico y creativo, se estimula la generación de nuevas ideas y soluciones para los problemas o desafíos que puedan surgir, facilitando el intercambio de ideas, el aprendizaje continuo y la experimentación.  
• Potencian la colaboración y el trabajo en equipo, al romper las barreras geográficas, jerárquicas y funcionales. Fortalecen la cultura y los valores corporativos, al generar un sentido de pertenencia, compromiso y responsabilidad. Mejoran el rendimiento, al responder más rápido y mejor a las demandas del mercado y de los clientes. 

¿Qué necesito para crear un Digital Workplace en mi empresa? 

Crear un digital workplace a nivel de tecnología de la información (IT) para una empresa varía en función de las necesidades específicas de cada caso. Aun así, existen varios elementos clave que serán los cimientos de un buen entorno de trabajo digital: 

• Infraestructura IT: Contar con una infraestructura adecuada incluye servidores, redes y sistemas de almacenamiento de datos. Esto puede implicar la adquisición de hardware y software, así como la configuración de redes y sistemas de seguridad. 
• Conectividad y redes: Normalmente, es necesario contar con redes cableadas e inalámbricas, como Wi-Fi, que permitan a los empleados acceder a los recursos digitales. 
• Hardware y dispositivos: Cada empleado debería contar con dispositivos adecuados para acceder al digital workplace. Esto puede incluir ordenadores, portátiles, y a veces tablets y móviles, entre otros dispositivos.  
• Software y aplicaciones: Esto puede incluir software de productividad, colaboración, comunicación, gestión de proyectos y herramientas específicas y necesarias en tu sector. En este punto podemos necesitar recursos como suites de oficina en la nube, sistemas de gestión de contenido y plataformas de comunicación.  
• Seguridad: Uno de los aspectos imprescindibles es la protección de los datos y la seguridad de tu digital workplace. Para ello, es posible que debamos contratar servicios como firewalls, antivirus, cifrado de datos, autenticación de usuarios y políticas de acceso para proteger la información sensible y prevenir posibles ataques. 
• Gestión de identidad y acceso: Se trata de implementar un sistema de gestión de identidad y acceso (IAM) para controlar quién tiene acceso a los recursos digitales de la empresa. Esto incluye la asignación de permisos y privilegios adecuados, así como la capacidad de autenticar y autorizar a los usuarios. 
• Formación y soporte: Para aprovechar al máximo las herramientas y aplicaciones disponibles, es necesario que los empleados conozcan todas sus funcionalidades y posibilidades. También es importante contar con un equipo de soporte de IT que pueda ayudar a resolver problemas técnicos y evitar atrasos derivados de posibles incidencias. 

Para aquellas empresas que necesitan implementar un digital workplace, existen soluciones como el servicio de WaaS. Este software es una solución de virtualización de escritorio, es decir, crea un espacio de trabajo virtual que simula el entorno de una oficina física. A esta solución se pueden adaptar varios tipos de dispositivos y se pueden implementar diferentes tipos de software y aplicaciones. Además, incluye el almacenamiento en la nube y recoge las condiciones de seguridad y protección de datos.  Escogiendo esta solución, estaríamos resolviendo muchos de los aspectos necesarios a nivel IT necesarios para crear un digital workplace.  

En conclusión, un digital workplace es una oportunidad para transformar el modo de trabajar y crear valor en la era digital. Escoger el entorno y la infraestructura IT para crear un espacio de trabajo digital requiere una visión estratégica, una inversión tecnológica y una gestión del cambio que debe adecuarse a las necesidades de tu negocio. En Kyocera te ayudaremos a escoger e implementar este entorno a medida. Apuesta por un entorno de trabajo digital y benefíciate de las ventajas tanto para los empleados como para la tu empresa mejorando la experiencia laboral, la innovación, y la productividad.