Trabajar en la nube, consejo 1: elegir muy bien tu sistema de gestión documental
El Big Data en el que viven inmersos las grandes corporaciones internacionales hace absolutamente necesaria la automatización de todos sus procesos de negocio y la implementación de un sistema de gestión documental sólido, potente, versátil y, por supuesto, seguro.
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Elegir bien el software de gestión documental no solo agilizará los procesos de negocio y aumentará la competitividad de tu equipo humano. También blindará la información corporativa que cada profesional suba y gestione desde la nube. Ese es el motivo por el que dedicar tiempo a seleccionar una plataforma de gestión que garantice la seguridad al trabajar en la nube es el primer consejo de nuestra lista.
Trabajar en la nube, consejo 2: informar y formar a los usuarios
Uno de los errores en los que incurren algunos CEO, CIO o directivos es dar por hecho que todos los profesionales de su equipo humano son conscientes de lo importante que es blindar la seguridad de los contenidos al trabajar en la nube. Formar e informar detalladamente a todos los usuarios sobre el modo correcto y seguro de trabajar off line es nuestro segundo consejo práctico por una razón muy simple: no todo el mundo es consciente de lo vulnerables que son los datos en Internet.
Trabajar en la nube, consejo 3: las valiosas copias de seguridad
Cuando múltiples usuarios trabajan sobre un mismo documento en la nube, se corre el riesgo de eliminar fortuitamente ciertos archivos vitales para el correcto desarrollo de un proyecto. No podemos evitar los errores humanos, pero sí podemos minimizar sus consecuencias implementando sistemas de copias de seguridad automáticas que, lógicamente, también se blinden en archivos inexpugnables.
Trabajar en la nube, consejo 4: limitar los accesos
Un problema que tienen las multinacionales al trabajar en la nube es la cantidad de usuarios diferentes que tendrán permisos para acceder a las carpetas, subcarpetas, archivos… El mejor consejo para evitar fallos de seguridad, es sencillo: asignar diferentes roles de acceso a los empleados y asignarles contraseñas seguras que limitarán su acceso a las carpetas o documentos exclusivas de su departamento.
Trabajar en la nube, consejo 5: blindar la seguridad de los dispositivos móviles
Cada día es más común trabajar en la nube utilizando móviles o tabletas, dispositivos móviles que en ocasiones olvidamos blindar con un buen software que evite los virus o los ataques informáticos.
Así, el quinto y último consejo de nuestra lista es recordar que estos dispositivos también son equipos informáticos en miniatura y, así, necesitamos instalar todo tipo de programas que eviten que se conviertan en la llave digital perfecta para que los hackers accedan a nuestra valiosa información corporativa.
En definitiva, el inmenso flujo de datos que circulan en las oficinas digitales actuales, unido al boom del Big Data y a la necesidad competitiva de trabajar en equipo desde distintos puntos del globo hace necesario trabajar en la nube, pero podemos hacerlo sin riesgos poniendo en práctica los cinco consejos que hemos anotado en el artículo de hoy. ¿Quieres añadir alguno más? Adelante, escribe un comentario.
