Optimización de gastos financieros y gestión de finanzas de IT

¿Cuánta importancia tiene la capacidad de gestión de  finanzas y optimización de gastos financieros para un CIO? La respuesta es que mucha. Hoy en día, los CIOs que no gestionan de forma proactiva sus gastos financieros y sus presupuestos es muy probable que pierdan relevancia dentro del conjunto de ejecutivos de la empresa.

Los gastos financieros de IT están asociados básicamente a los siguientes 6 componentes:

• Hardware

• Software

• Personal

• Proveedores de servicios externos (servicios de alquiler o compra de servidores etc)

• Comunicaciones

• Otros: material de oficina, depreciación del software y el hardware, viajes, alquileres, servicios públicos, etc.

Para tratar de construir una infraestructura lo más eficiente posible, el CIO debe gestionar y organizar su departamento de forma que todo se haga con la mayor eficiencia posible y con un control de gastos financieros eficaz. Veamos algunas recomendaciones. 

Recomendaciones para tener el control de los gastos financieros de IT

• Trabajar los costes de infraestructura básica. Intentar reducir está infraestructura básica de forma continua, pensando en una migración a la nube, por ejemplo. La estandarización también puede reducir los gastos de IT en infraestructura básica considerablemente. Se deberían hacer muchos esfuerzos en entender esto. De media las compañías gastan hasta el 70% de su presupuesto en infraestructura básica y mantenimiento, creándose significativas oportunidades para identificar potenciales reducciones.

• Emprender solo los proyectos que el departamento de IT puede completar a tiempo. Trabajar en más proyectos de los que el departamento de IT tiene capacidad para ejecutar, siempre es causa de problemas y hace que el departamento sea menos productivo. Asegúrate que no se comienzan proyectos sin tener una justificación de negocio y sin que sean avalados por alguna unidad de negocio de la empresa.

• Desarrollar un proceso de revisión para evaluar críticamente los proyectos actuales. El CIO debería de tener un cuadro de mando con indicadores donde por cada proyecto le muestre si todo va bien o si por el contrario hay que empezar a vigilarlo o ya está por encima del presupuesto. Con este procedimiento de revisión el CIO se asegura que los proyectos que sobrepasan el presupuesto se tratan antes de que impacten demasiado en los gastos financieros.

• Renegociar periódicamente los contratos con proveedores para obtener un ahorro por consumo. Si la empresa está creciendo, el departamento de IT puede ahorrarse miles de euros acumulando gastos en menos proveedores y exigiéndoles descuentos por volumen a cambio.

• Examinar el nivel de servicio. Asegúrate que el nivel de servicio que el departamento de IT está proporcionando al negocio es el que actualmente el negocio requiere. Frecuentemente los niveles de servicio están sobre especificados lo que significa que el negocio podría actualmente funcionar con un nivel de servicio menor, lo que implica menores gastos financieros.

• Gestionar los activos de forma sólida. Se debe implementar un procedimiento sólido para la gestión de activos de IT, incluyendo todo el inventario y haciendo un seguimiento físico. Se debe evaluar de forma crítica cualquier solicitud de activos, y asegurarse de qué se utilizan realmente para actividades de alta prioridad. Se deben redistribuir los activos de aquellas zonas donde hay un bajo rendimiento, llevándolos a proyectos con retornos más altos. 

Conclusión 

Los CIOs pueden transformar sus organizaciones partiendo de la condición de no ser un mero centro de costes sino de la idea de que deben convertirse en un socio de negocios que aporte valor añadido, de tal forma que sea capaz de satisfacer todas las necesidades tácticas y los objetivos estratégicos de la organización, llevando además una gestión de gastos financieros inteligente.