Preguntas para responder al definir los objetivos de un proyecto

A la hora de definir los objetivos de un proyecto, es muy importante que estos sean SMART, es decir, específicos (Specific), cuantificables (Measurables), adaptables (Adaptable), realistas (Realistic) y temporalmente delimitados (Time phased).

Sin embargo, aunque este modelo nos ofrece una excelente guía básica para definir los objetivos de un proyecto, siempre es posible y recomendable detallarlos más, lo máximo posible. Para ello, contar con una lista de preguntas que nos sirvan de inspiración puede ser un buen recurso de apoyo.

Se dice que la CIA posee una lista de preguntas o checklist que utilizan sus agentes para encontrar perspectivas nuevas ante los casos y los problemas. Esta lista se conoce como lista Phoenix e incluye un gran número de preguntas generales que se pueden aplicar a cualquier ámbito.

En este post ofrecemos una serie de preguntas que, de la misma forma que hace la lista Phoenix con los agentes de la CIA, te ayudarán en tu empresa a la hora de definir los objetivos de un proyecto. Para hacerla lo más práctica posible, las presentaremos agrupadas por categorías.

Objetivos de un proyecto: preguntas sobre el propio proyecto

Todo proyecto en el seno de una empresa debe ser definido al máximo. Para ello, podemos utilizar como inspiración las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el motivo de este proyecto?
• ¿Qué beneficios aportará a la empresa?
• ¿Existe alguna otra manera de alcanzar los mismos beneficios?
• ¿Qué perjuicios supondrá para la empresa el hecho de no finalizarlo?
• ¿Cómo mediremos los beneficios y los perjuicios que finalmente ocasione el éxito o el fracaso del proyecto?
• ¿Hemos realizado anteriormente un proyecto similar?
• En caso contrario, ¿a qué elementos conocidos y a qué elementos nuevos nos enfrentamos?
• ¿Hemos visto en algún otro lugar que un proyecto similar se haya concluido con éxito?
• ¿Se encuentra el proyecto dentro de otro proyecto mayor o se trata de un proyecto independiente?
• ¿Qué NO es el proyecto?

Objetivos de un proyecto: preguntas sobre los recursos

Estas preguntas hacen referencia a los recursos con los que contamos o debemos contar para alcanzar los objetivos de un proyecto. Dichos recursos pueden ser tanto tangibles, como pueden ser los materiales necesarios, como intangibles, como puede ser el tiempo.

A continuación ofrecemos una serie de preguntas que nos ayudarán a definirlos y determinarlos lo máximo posible:

• ¿Qué coste financiero supondrá el proyecto?
• ¿Contamos con una forma externa de financiación?
• ¿Cuándo queremos tenerlo finalizado?
• ¿Cuál es el umbral de tiempo máximo que podemos establecer, por encima del cual el proyecto no resultará rentable?
• ¿Podemos dividir el problema en fases secuenciadas en el tiempo?
• ¿Contamos con protocolos de trabajo estandarizados que permitan realizar un seguimiento eficiente del proyecto?
• ¿Qué recursos informáticos necesitamos para llevarlo a cabo y de cuáles de ellos disponemos ya?
• ¿Y otros recursos tecnológicos además de los informáticos?
• ¿En qué lugar o lugares vamos a ejecutar el proyecto?

Objetivos de un proyecto: preguntas sobre las personas

Las personas son un elemento clave a la hora de alcanzar los objetivos de un proyecto. Por este motivo, les dedicamos una lista de preguntas propias:

• ¿Qué experiencia poseen las personas que se van a encargar del proyecto?
• ¿Qué formación y conocimientos poseen?
• ¿Cuál es su nivel creativo?
• ¿Y su estado emocional?
• ¿Cuál es su horario de trabajo y su disponibilidad?
• ¿Trabajan como empleados o como freelance?
• ¿Qué tipo de motivación tienen en la empresa?, ¿extrínseca o intrínseca?, ¿positiva o negativa?
• ¿Trabajan bien en equipo?
• ¿Cómo se llevan entre sí los miembros del equipo?
• ¿Quién actuará como líder?
• ¿Participan en el proyecto personas nuevas en la empresa? 

Es imprescindible recordar en todo momento que lo que hemos ofrecido en este post es una forma de inspiración a partir de preguntas, es decir, que en algunos proyectos no será necesario responderlas todas y en otros será necesario responder incluso a más de las planteadas. La flexibilidad a la hora de formular preguntas que nos ayuden a definir los objetivos de un proyecto es  uno de los elementos cruciales si queremos tenerlo todo planificado y bajo control.