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Tendencias en digitalización de documentos que debes saber

Cada vez más empresas están introduciendo en su entorno sistemas de digitalización de documentos.
Tendencias en digitalización de documentos que debes saber

Cada vez nos fijamos más en cómo las empresas están introduciendo en su entorno sistemas de digitalización de documentos y soluciones de gestión de una manera más acelerada. Es parte de la forma en la cual la evolución de los negocios se está llevando a cabo, creando oportunidades en las que la tecnología aporta más ventajas a las empresas. Se encuentra vinculado a un status quo en el cual las empresas ya no piensan en fronteras, sino que trabajan de forma globalizada, con estrategias de gestión de la información que abarcan el mundo entero.

En respuesta a esta necesidad han aparecido todo tipo de herramientas y sistemas que potencian las características que necesitan todas las empresas, como que se ofrezcan servicios rápidos y seguros. En paralelo a este índice de adopción el mercado de la gestión y digitalización de documentos sigue dando la bienvenida a nuevas tendencias que marcan diferencias en las empresas. Tendencias que ahora veremos, como la adopción del big data o la importancia del trabajo en nube.

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Big data crea una nueva dimensión para la gestión y digitalización de documentos

Era cuestión de tiempo y finalmente hay una gran cantidad de negocios que gestionan big data que están adoptando sistemas en los que el papel queda de lado. La consecuencia de ello es que se ha creado un nuevo frente en el sector de la gestión de documentos, dado que se trata de clientes en los que hay algo que resulta clave: poder gestionar enormes cantidades de archivos y datos de forma eficiente. Poco a poco va a ser un sector que irá creciendo hasta tener una presencia notoria en el mercado global.

Los contenidos del big data gestionados por este tipo de software deben cumplir con tres aspectos:

  • Estar accesibles en todo momento.
  • Encontrarse clasificados de forma conveniente.
  • Garantizar los requisitos de seguridad pertinentes. 

Movilidad y Cloud Computing

La gran ventaja que tiene un sistema de gestión de documentación basado en web se encuentra en su capacidad para la escalabilidad. Apostar por la nube significa que empresas, sin importar el tamaño de las mismas, pueden reducir los costes al ajustar el operativo que necesiten a sus exigencias. Al mismo tiempo, el uso de la nube en este caso tiene una serie de ventajas fundamentales:

  • Documentos disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar.
  • No hay que acceder a los documentos desde un equipo determinado o desde una red específica, necesitándose solo una conexión a Internet.
  • Equilibrar los procesos de trabajo geográficamente.
  • Acceso desde dispositivos móviles y no solo desde ordenadores.
  • Entornos de fácil acceso.

En relación al uso de la nube lo que deben asegurarse las plataformas es que están bien adaptadas al acceso desde smartphones y tablets, dado que esta se ha convertido en la tendencia actual más arraigada entre los negocios.

Inteligencia Artificial: una realidad aplicada

En la actualidad se ha avanzado mucho en ciertos aspectos, como en la simulación de procesos de aprendizaje que permiten tomar decisiones con más facilidad. El siguiente paso se encuentra en aplicar la inteligencia artificial al contenido para permitir que alcance el siguiente paso en la escala evolutiva. Dado que los contenidos ya se han transformado en datos y que estos datos han pasado a ser conocimiento, el paso lógico habla de la introducción de la inteligencia artificial. Esto nos llevará a un cambio en el cual las personas deberán aceptar el cambio y la sustitución que irán sufriendo por parte de los sistemas automáticos, pero exigiéndoles a estos que no exista ningún margen de error posible.

Intercambio de información en cualquier dispositivo

En la actualidad cada negocio tiene unas necesidades determinadas en la gestión y digitalización de documentos. A los empleados es necesario proporcionarles un tipo de solución que les permita acceder a ella sin importar el dispositivo que estén utilizando. Necesitan ese dinamismo que implique que los datos y los documentos siempre estarán a su disposición sin importar las condiciones del terminal que utilicen. Al amoldarse a estas últimas tendencias las empresas se benefician de importantes mejoras como las siguientes:

  • Reducción de tiempos de procesado.
  • Costes de transacción minimizados al máximo.
  • Aumento de la productividad entre los empleados.
  • Creación de mejores experiencias para el cliente.
  • Compatibilidad con todos los tipos de estructura y plataforma.

Motivos suficientes para entender la relevancia de ajustar la empresa a estas últimas tendencias para que el intercambio de información sea fluido y dinámico.

Digitalización empresarial desde cero

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