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Archivo de documentos: ¿por qué, para qué, dónde y cómo?

El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.
Archivo de documentos: ¿por qué, para qué, dónde y cómo?

El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos. Aunque este procedimiento suele cumplirse en formato papel, muchas empresas necesitan dar el salto a lo digital para trabajar de una forma mucho más eficiente.

Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.

¿Por qué es importante seguir un método minucioso y eficaz para archivar documentos?

El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el funcionamiento y el estado en el que se encuentra la propia organización. Y es que el hecho de que se vuelva ilocalizable cualquier tipo de documento puede traducirse en una valiosa pérdida de tiempo o acarrear pérdidas económicas.

Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos con el ámbito legislativo. Por una parte, es necesario cumplir con los requisitos de control y seguridad de la información para un buen tratamiento de datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados documentos en relación a la actividad empresarial durante unos plazos mínimos.

Por tanto, dentro de la competencia de gestión documental, se requiere de un conjunto de conocimientos para el registro, organización, almacenamiento y recuperación de la información. Hoy en día, esto se traduce en un eficaz archivado de documentos digitales.

Las mejores técnicas y recomendaciones de archivado de documentos digitales.

La digitalización documental no hace más fácil su almacenaje por sí misma. Pese a que pasemos toda la documentación de formato papel a lo digital mediante, por ejemplo, equipos de escáner, para formar parte de la base de datos de redes privadas o en la nube; necesitamos adoptar hábitos y métodos de archivo que nos facilite el trabajo.

Toma nota de nuestras recomendaciones.

  • Configurar un protocolo sobre cómo almacenar los documentos digitales.

En este sentido es conveniente que todos los miembros de la organización empresarial empleen el mismo sistema para almacenar la información digital. Es decir, utilizar el mismo método para nombrar a los archivos y a las carpetas, por ejemplo, recurriendo a fórmulas descriptivas, acrónimos, etc.

  • La importancia de las subcarpetas.

Es importante que todos tengan claro cuál es la jerarquía de carpetas digitales que hay en el sistema de gestión documental. Cuando el volumen de información es mayor es cuando hay mayor necesidad de subcarpetas para distribuir de forma ordenada la información.

  • Tener cuidado con las copias de seguridad.

Este es un paso que se hará automáticamente si contamos con soluciones ECM para archivar documentos digitalmente. De esta forma evitaremos, por ejemplo, tener que pasar a un disco duro extraíble información que nos interese conservar.

  • Emplear la fecha invertida para la codificación de archivos.

Escribiendo primero el año, luego el mes y el día es un método de gestión documental que permite al propio sistema ordenar a los archivos digitales automáticamente por su fecha.

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Soluciones ECM para el archivado de documentos

ECM son las siglas de Enterprise Content Management y en el tema que nos acoge hace referencia al sistema de gestión documental para las empresas.

En Kyocera Document Solutions disponemos de diferentes soluciones de software para gestionar el archivado digital, pero queremos centrarnos en una: Solpheo Suite.

Solpheo Suite es un sistema de gestión documental para almacenar, gestionar y compartir con todos los agentes implicados las tareas y procesos del negocio mediante la vía digital. Es de gran ayuda para la automatización de los procesos internos de las empresas y para conseguir dar respuesta a las necesidades del cliente actual. Sin lugar a dudas, podemos destacar de este sistema cuatro grandes puntos fuertes:

  • Colaboraciones en Workplaces. Se evoluciona el puesto de trabajo sin extraer la información del mismo. Se permite co-editar documentos y gestionar toda la documentación de manera colaborativa y siempre bajo control.
  • Gestión de Contenido Empresarial. Se puede crear una estructura organizativa de la empresa y trabajar sobre ella.
  • Captura y Automatización documental. Lo que permite ahorro en tiempo y en dinero.
  • Gestión de Procesos: Automatiza y mejora los procesos de negocio, consiguiendo extraer información útil de manera automática útil para la toma de decisiones.

Si quieres saber más sobre nuestras soluciones ECM para el archivado de documentos, puedes ponerte en contacto con nosotros.

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