¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

El archivo de documentos, ya sea en formato físico o digital, se ha convertido hoy en día en un gran reto para empresas que deben manipular un gran flujo de información. Por este motivo es de vital importancia contar con sistemas y procesos de gestión documental para poner a disposición de los usuarios los documentos que puedan resultar útiles.

Cómo optimizar el archivo de documentos físicos y digitales

El archivo documental precisa de diferentes procesos de gestión documental que tienen que estar digitalizados.

Los procesos de gestión documental (también llamados document management system, por sus siglas en inglés DMS) son aquellos que emplean un conjunto de operaciones y técnicas para administrar el flujo de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio de una empresa.

Necesitamos de procesos de gestión documental cada vez más sofisticados que puedan incluir el archivo documental en formato de audio, multimedia, etc., de manera que se pueda reducir el formato papel y dar paso a un archivo de documentos en una localización centralizada de fácil y rápido acceso. Los documentos en papel son escaneados para que puedan ser procesados por el sistema de gestión documental. Así, los documentos se archivan en carpetas electrónicas que puedan ser indexadas por múltiples datos para que dichos documentos se puedan recuperar en base a diferentes criterios.

Por todo ello, el profesional del archivo en el departamento de administración cobra un nuevo papel, muy vinculado a lo electrónico, para asegurar el acceso, la integridad y la preservación de la documentación a largo plazo con criterios de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas y conceptos. Aparecen así conceptos como SIP, OAIS, AIP, firma electrónica, etc.

¿Cómo debe ser el archivo de documentos?

Un buen sistema de gestión documental debe garantizar el control de una información eficiente, organizada y que suponga una importante reducción de tiempo a la hora de su manipulación.

Según cuáles sean nuestros objetivos y los procesos que queramos incluir en la gestión documental, necesitaremos de uno u otro tipo de software de gestión documental, contando con herramientas individuales o un sistema integral. Es decir, no es lo mismo si queremos contabilizar el registro de documentación que se administra o, en cambio, si queremos cubrir todo el ciclo de vida del documento, automatizando al máximo los procesos de negocio.

Por tanto, cuanto mayor grado de digitalización sea la integración de documentos e información de valor, mayor complejidad adquirirá el sistema, pero también mayor control y automatización lograremos.

Mapas documentales de archivo físico y digital

¿Cómo organizar el archivo de documentos?

Para empezar y saber cómo organizar el archivo, debemos distinguir aquellos documentos considerados de apoyo informativo de los que son de archivo. Los primeros sirven de ayuda a la gestión administrativa, pero pueden ser muy variados en función de la tipología de la empresa, desde publicaciones elaboradas por la propia empresa o por una tercera, informes a boletines oficiales. Estos deberán ser eliminados una vez hayan cumplido su función. En cambio, los documentos de archivo son aquellos que testimonian la actividad de la empresa y responden a la dinámica de la oficina que los produce.

Según la normativa mercantil, hay determinados tipos de documentos que hay que conservar:

De acuerdo al artículo 30 del Código de Comercio:

“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, contando a partir del último asiento, salvo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

Según la normativa fiscal:

El artículo 29 y los artículos del 66 al 70 de la Ley General Tributaria, los libros de contabilidad y otros libros de registro obligatorios (los que proceden del IVA, IRPF, etc.), tienen un plazo de conservación impuesto de 4 años. Dichos artículos determinan a su vez la obligación de conservar programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte, así como los sistemas de codificación empleados que permitan la interpretación de los datos en los sistemas informáticos. Concretamente, en el apartado D del artículo 29.2 se establece que “se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible”.

Por otra parte, los mencionados artículos también establecen la obligación de “expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos”, al igual que se deberá “conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias”.

Esperamos haber sido de ayuda. Recuerda que en Kyocera puedes contar con nuestros servicios para facilitarte el archivo documental y poner a tu disposición las herramientas necesarias.