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Pasos para elaborar el cronograma de un proyecto en la empresa

En este post ofrecemos una propuesta de pasos a seguir para elaborar el cronograma de un proyecto.
Pasos para elaborar el cronograma de un proyecto en la empresa

Entendemos por cronograma de un proyecto toda representación escrita o gráfica de la estructuración del tiempo en vistas al desarrollo de un trabajo. En este post te ofrecemos una propuesta de pasos a seguir para elaborar el cronograma de un proyecto.

 

Cronograma de un proyecto: paso 1

El primer paso para elaborar el cronograma de un proyecto es definir bien el objetivo o los objetivos del mismo. Si no sabemos adónde queremos llegar o qué queremos conseguir, difícilmente podremos detallar los pasos necesarios para ello.

Definir un objetivo implica concretarlo lo máximo posible. Para ello, podemos responder a las seis W:

  • What (qué): ¿qué queremos conseguir?
  • When (cuándo): ¿cuándo queremos haberlo conseguido?
  • Who (quién): ¿quién va a encargarse de ello?
  • Where (dónde): ¿dónde se va a llevar a cabo?
  • Why (por qué): ¿por qué queremos conseguirlo?
  • How (cómo): ¿cómo o qué herramientas vamos a utilizar para conseguirlo?

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Cronograma de un proyecto: paso 2

Una vez que hemos definido bien los objetivos, el siguiente paso que debemos dar para elaborar el cronograma de un proyecto es detallar las acciones que vamos a llevar a cabo, también con el mayor detalle posible.

Es en este segundo paso cuando crearemos las piezas del puzzle: una serie de actividades que, cuando estén realizadas, nos habrán ayudado a alcanzar nuestro o nuestros objetivos. Podemos (y es buena idea hacerlo) responder de nuevo a las seis W, pero en este caso enfocadas hacia cada una de las acciones que llevaremos a cabo. Es decir, para cada acción definiremos un qué, un cuándo, un quién, un dónde, un porqué y un cómo.

Destacamos aquí la importancia de detallar más aún el cuándo, de forma que para cada acción respondamos a otras preguntas como “¿cuándo comenzaremos esta acción?” o “¿cuándo deberá estar finalizada?”. Esto es de especial utilidad, sobre todo, cuando las acciones están encadenadas y unas dependen de otras.

De esta forma, no solo identificaremos las actividades necesarias para ver nuestro objetivo cumplido, sino que también las secuenciaremos y las delimitaremos en el tiempo. Esto es de vital importancia para el siguiente paso.

 

Cronograma de un proyecto: paso 3

Con las actividades ya detalladas, el cronograma de un proyecto deberá ser reflejado por escrito o de forma gráfica. El motivo es que, si lo hacemos así, posteriormente podremos consultarlo cuando haga falta e incluso podremos modificarlo sobre la marcha si fuese necesario, algo que es bastante habitual. Si no lo plasmamos en papel o en un archivo de ordenador y nos quedamos solo con la palabra hablada, ocurrirá lo que siempre se dice: que las palabras se las llevará el viento. Y cuando las palabras se las lleva el viento es cuando comienza la desorganización, la desmotivación y el rumbo errático hacia nuestros objetivos.

Para reflejar por escrito el cronograma de un proyecto, contamos con distintas herramientas y modelos, entre los que destacamos los dos siguientes diagramas:

  • Diagrama de Gantt: una de las herramientas de organización y gestión del tiempo más utilizadas debido a su fácil y rápida visualización. Consiste en volcar en una hoja de cálculo (Excel, Open Office Calc…) los tiempos establecidos en el paso 2, sobre todo los referidos al tiempo, y convertirlos en una gráfica visual de barras horizontales (preferiblemente insertadas en un calendario) que nos permitan visualizar enseguida los tiempos para cada actividad.
  • Diagrama PERT (Project Evaluation and Review Techniques): se trata de un gran complemento al diagrama de Gantt, ya que, mientras que aquel solo se centra en mostrar de forma visual los tiempos de cada actividad, el diagrama PERT nos permite mostrar las relaciones entre las distintas actividades. Para realizarlo, debemos elaborar una red visual a modo de mapa mental, de manera que cada uno de los nodos sea una de las actividades que vamos a llevar a cabo.

 

Cronograma de un proyecto: paso 4

El cuarto y último paso para elaborar el cronograma de un proyecto es el seguimiento. Seguimiento entendido como la verificación de que cada actividad se lleva a cabo como estaba previsto y, en caso contrario, como la modificación necesaria de dicha actividad y todas las dependientes de ella.

Así, a través de estos cuatro pasos, habremos establecido el cronograma de nuestro proyecto. 

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