Paso 1 para crear un diagrama de flujo de datos: la simbología
El primer paso para crear un diagrama de flujo de datos realmente eficiente es conocer la simbología normalizada para este tipo de mapas visuales:
- Rectángulo: la forma rectangular se suele utilizar para identificar las empresas, los departamentos o las áreas que recibirán los datos entrantes o que emitirán los datos salientes. A estos datos entrantes normalmente los denominaremos como inputs.
- Círculo: el óvalo o el círculo se suele utilizar para representar los sistemas que se ocupan de utilizar la información contenida en los datos entrantes para transformarlos en datos salientes. La naturaleza de estos datos salientes o outputs es muy variada: puede ser información pura y dura, decisiones puntuales, comunicados corporativos, listado de los servicios ofrecidos a los clientes, especificaciones técnicas de los productos que salen al mercado, etc.
- Flecha: la simbología de la flecha es la más clara de todas ya que nos muestra la dirección de entrada o de salida de los datos.
Conocer la simbología y el argot que se utiliza en un diagrama de flujo de datos es esencial no solo para el creador del diagrama, sino para todos los miembros de la empresa que lo vayan a utilizar, para todos los miembros del equipo de trabajo colaborativo que intervengan en una u otra fase del diagrama del proyecto.
Paso 2 para crear un diagrama de flujo de datos eficiente: la lista de componentes
Antes de dibujar rectángulos, círculos y flechas es preciso que marquemos un punto de inicio y un punto final del proceso. Este punto 2 es más importante de lo que nos puede parecer a simple vista ya que delimitará temporalmente el flujo de datos que vamos a plasmar en nuestro diagrama evitando indefiniciones que se conviertan en errores a corto, medio y largo plazo.
Paso 3 para crear un diagrama de flujo de datos eficiente: la lista de componentes
Antes de comenzar a plasmar la información en rectángulos, círculos y flechas es preciso que hagamos una lista pormenorizada de los componentes de ese proceso de negocio que vamos a plasmar en forma de diagrama. Es decir: la lista de las diferentes empresas, entidades, departamentos, máquinas, sistemas informáticos, etc., que luego colocaremos en nuestro diagrama de flujo.
Paso 4 para crear un diagrama de flujo de datos eficiente: la lista de actividades
De forma paralela a la creación de la lista de componentes del futuro diagrama de flujo de datos, podemos ir creando las actividades cronológicas que tendrán lugar durante el proceso. De esta forma ahorraremos tiempo y tendremos mucho más claro el contexto global de ese proceso de flujo de los inputs y los outputs.
Paso 5 para crear un diagrama de flujo de datos eficiente: la revisión final
Un error en el que se puede incurrir a la hora de crear un diagrama de flujo de datos eficiente es no revisar el resultado final para comprobar que no existen errores graves en el proceso, que no falta ni sobra ningún dato, que las actividades están anotadas de forma cronológica, etc.
En definitiva: podríamos decir que hay muchas formas de crear un diagrama de flujo de datos realmente eficiente, pero seguir estos cinco pasos que hemos explicado en el artículo de hoy es una excelente forma de empezar a probar este tipo de herramientas clásicas, pero perfectamente útiles para seguir optimizando nuestros procesos de negocio.
