Mapa de procesos de una empresa: la clave de la eficiencia

Saber elaborar el mapa de procesos de una empresa es clave para mejorar la eficiencia y la eficacia del equipo de trabajo, ¿quieres saber por qué? Te lo contamos con todo lujo de detalles en el artículo de hoy. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el mapa de procesos de una empresa?

El primer paso para entender por qué el mapa de procesos de una empresa mejora la eficiencia y la productividad del equipo humano es saber en qué consiste exactamente esta tarea, qué entendemos por “mapa de procesos”. Para ello definimos el término “procesos”.

En el ámbito empresarial definiremos como “procesos” a aquellas actividades que tienen lugar en el seno de una empresa y que son necesarias para hacer llegar el producto o servicio al consumidor final. Hablamos de los procesos de negocio que tienen que ejecutarse a fin de alcanzar el objetivo empresarial final.

Tres puntos importantes a recordar sobre los procesos de negocio:

1. Como actividades que son necesitan de ciertos recursos técnicos, económicos, humanos, etc.

2. Los procesos o actividades pueden tener carácter individual, pero siempre se relacionan entre sí por lo que es necesario prever cómo lo harán, en qué momento, etc.

3. Para tener claro tanto el conjunto de recursos necesarios para cada proceso de negocio como las relaciones e interrelaciones que se establecerán entre las distintas actividades es necesario un trabajo previo de planificación o, lo que es lo mismo: elaborar un buen mapa de procesos adaptado a las peculiaridades de la empresa.

Así, un mapa de procesos es un diagrama en el que mostramos de la forma más sencilla y visual tanto los procesos de negocio de nuestra empresa, como las relaciones que existen entre ellos y, también, los recursos técnicos, humanos y económicos que necesita cada actividad.

Pasos para elaborar el mapa de procesos de una empresa

No existe un único mapa de procesos, sino muchos, tantos como empresas existen en el mundo. De todas formas, sí podemos seguir una serie de pasos teóricos para crear nuestro propio mapa de procesos:

Definición de la actividad principal de la empresa. Por ejemplo: fabricar muebles, servir gasolina, vender ropa…

Definición de cada una de las actividades que se desarrollan en el seno de la empresa. Por ejemplo: fabricación, etiquetado, comercialización, distribución, atención al cliente, etc.

Listado de las interrelaciones entre los procesos de negocio. Todas las actividades que se desarrollan en el seno de tu empresa se relacionan de alguna forma entre sí. Por ejemplo, para pasar a la fase de distribución es preciso haber finalizado la fase de producción; la fase de comercialización depende de la fase previa de distribución a los puntos de venta, etc.

Definición de las estrategias de venta, comercialización, difusión, etc. Todas aquellas estrategias propias de tu empresa que la distingan del resto de su competencia. Es lo que algunos teóricos denominan “procesos estratégicos”.

Listado de recursos técnicos, tecnológicos, humanos y de inversión que necesitará cada una de las actividades que se llevan a cabo en la empresa y las estrategias de venta y comercialización que has puesto en marcha. Por ejemplo: maquinaria, software, mobiliario, telefonía móvil, vehículos comerciales, campañas de publicidad, establecimiento de equipos de trabajo colaborativo, etc.

¿Por qué debemos elaborar el mapa de procesos de una empresa?

Como hemos visto en los párrafos anteriores, dedicar tiempo, talento e inversión a elaborar un buen mapa de procesos de una empresa es clave para:

• Saber a ciencia cierta qué recursos necesitamos para cumplir con nuestros objetivos empresariales. 
• Determinar las relaciones que se establecerán entre los diferentes procesos de negocio y, así, adoptar las medidas necesarias para que estas relaciones fluyan como deberían sin interrupciones, fallos o retrasos.
• Prever futuros problemas o deficiencias en los procesos de negocio que nos impidan alcanzar los objetivos económicos o de productividad que nos hemos fijado.
• Automatizar al máximo los procesos de negocio para poder dedicar nuestro tiempo a lo realmente importante: mejorar la satisfacción final del cliente y seguir creciendo como líderes de nuestro sector de actividad.