Cuadros de mando integral. De medir a gestionar rendimiento

Utilizar los cuadros de mando integral con el objetivo de medir se convierte en una herramienta que proporciona la oportunidad de llevar a cabo una gestión eficaz. Con este sistema es posible firmar con éxito la transición que se realiza del proceso de evaluación al de gestión, mientras que también permite anticipar cambios que resulten necesarios en la empresa para administrar el cambio estratégico más recomendable. Esto conduce a una gestión del rendimiento adecuada que se combina con otras ventajas propuestas por los cuadros de mando integral, como la evaluación y medición del rendimiento.

Gracias a la medición se puede saber cómo avanza un negocio camino a sus objetivos, descubriendo sus debilidades y fortalezas para que sea posible tomar decisiones sobre cómo actuar posteriormente. A continuación detallaremos las fórmulas que permitirán gestionar el efecto de la medición y también comprobaremos cómo los cuadros de mando integral resultan fundamentales para alcanzar los objetivos estratégicos que se haya planteado el negocio.

Estructura organizacional correcta

Para pasar de una medición del rendimiento a una administración de este mismo factor es necesario que la empresa disponga de una estructura organizacional efectiva. Esto implica que pueda facilitar el uso efectivo de resultados de evaluación. En las próximas líneas detallamos algunos de los atributos que se deben proporcionar cuando se ponga en acción la medición del desempeño y la estrategia de administración. 

Participación del liderazgo en el diseño e implementación de sistemas de medición y gestión del rendimiento eficaz

Como parte de los sistemas de administración y medición más exitosos los administradores y ejecutivos de categoría senior tendrán que involucrarse de forma consistente. En especial la fuerza que represente el liderazgo de la empresa deberá tener un papel activo tanto en la implantación de los sistemas como en su creación.

En un amplio espectro de empresas, como organizaciones públicas y privadas, la dirección de los negocios se ocupa no solo de poner en marcha la visión de futuro, sino también de establecer unas metas y una misión dentro de la compañía. Su papel también tiene una importancia elevada en el momento en el cual las expectativas de rendimiento y los propios resultados comienzan a extenderse entre la empresa.

Comunicación eficaz y abierta con empleados, accionistas y clientes con el fin de compartir los resultados de la evaluación, y las nuevas iniciativas para mejorar el rendimiento.

Una comunicación efectiva es el principal concepto que se debe defender y apoyar en la obtención de una gestión exitosa del rendimiento. Medir el rendimiento, analizar posteriormente los resultados que se obtengan y más adelante incorporarlos en la empresa no serviría de nada si no existiera un buen trasfondo en el trabajo realizado en lograr que esta información llegase de manera efectiva tanto dentro como fuera de la empresa.

Al fin y al cabo, la comunicación interna tiene parte de la responsabilidad en cuanto a conseguir que los negocios alcancen sus metas, ganen confianza y lleguen a resultados de éxito. También es importante la comunicación externa, sobre todo en lo referente a firmar acuerdos que favorezcan a todos los grupos de interés. En este sentido conviene adoptar un punto de vista adecuado dependiendo de quién sea el receptor de esta información. 

Responsabilidad por los resultados que estén claramente alineados y bien entendidos

Es importante que las empresas sepan cuáles son los factores que les llevarán al éxito y que sus ejecutivos entiendan lo que implica alcanzar unas metas determinadas. La implicación de los distintos miembros de la empresa con un alto factor de responsabilidad ayudará a incrementar la tasa de éxito. 

Compensación, recompensas y reconocimientos vinculados al rendimiento

En busca de un incentivo poderoso se puede alcanzar un punto medio entre proporcionar una compensación, una recompensa o reconocimiento como meta para alcanzar determinado nivel de rendimiento. Esta es una buena conexión con el empleado a fin de cumplir un objetivo. Para los trabajadores resulta muy intuitivo saber la importancia que tiene que hagan un buen papel cuando el resultado está vinculado a un reconocimiento determinado a una recompensa tangible. Todo ello proporciona una buena forma de aumentar la calidad de los resultados. Entre las recompensas posibles hay dos tipos:

• Premios económicos que incluyan cantidades determinadas de dinero.
• Premios no monetarios, entre las que se incluyen certificados o placas de condecoración.

En este sentido se recomienda premiar no solo los mayores niveles de rendimiento, sino también las mejoras más destacadas en rendimiento en personas que hayan dado un salto cualitativo importante. 

Objetivos vinculados a las evaluaciones

Teniendo esto en cuenta todos los miembros de una empresa, desde los empleados hasta los equipos y administradores, pasan a tener una importancia totalmente tangible en el rendimiento de la organización. Esto lleva a concentrar los esfuerzos en actividades locales que puedan potenciar los objetivos del negocio con mayor efectividad. En el proceso de implementar uno de estos sistemas se puede comprobar que individualizar las recompensas puede no ser una medida adecuada hasta el segundo año de actividad. Esto se debe a que en este margen de tiempo los administradores tendrán capacidad para familiarizarse con el sistema antes de comenzar a asignar tareas individuales. 

Un sistema de medición del desempeño que sea positivo

La realidad es que los sistemas de medición de mayor éxito son medidas de aprendizaje que permiten que los negocios realicen un proceso de identificación de aquello que funciona y de lo que no lo hace. De esta manera pueden llegar a la conclusión de qué apoyar y qué es lo que no aporta el rendimiento adecuado. La medición del rendimiento se convierte, por lo tanto, en una herramienta que le permite a la empresa saber en qué punto se encuentra en el camino hacia cumplir metas estratégicas. 

Mostrar abiertamente los resultados y el progreso a empleados, clientes y otras partes interesadas

La información del sistema de medición de rendimiento no debe ser confidencial, sino compartirse de una manera abierta. Todos los grupos de interés deberían tener acceso a estos datos sin importar si se trata de empleados, clientes o inversores. Para que la consulta de la información sea más sencilla se pueden utilizar medios de difusión en tiempo real como las webs de la empresa en Internet, así como dentro de su Intranet. Por otro lado, otro buen medio de difusión es la emisión periódica de informes, boletines y otros documentos que permitan comprobar cuáles son los objetivos y metas que se hayan estipulado.

Usando los datos del rendimiento para un cambio efectivo

Es imprescindible que la empresa pueda hacer uso de los resultados de evaluación para poder mejorar y sobrevivir. En relación a esto hay una serie de factores que se deben tener en cuenta cuando las empresas trabajen utilizando esta información para implementar un sistema de administración de rendimiento. 

Los sistemas de Medición de Rendimiento deben proporcionar inteligencia para la toma de decisiones

Las medidas de rendimiento deben estar limitadas a las que se encuentran relacionadas a objetivos o metas organizativas de tipo estratégico. Su finalidad será proporcionar información precisa que usarán después los individuos que se ocupen de tomar las decisiones. Cada empresa es independiente en la forma en la que aprovecha los resultados del rendimiento, pero hay algunos puntos que suelen ser comunes:

1. Los resultados de la evaluación deben proporcionar información significativa: De introducirse de forma eficiente la medición de rendimiento dará detalles de calidad que permitirán tomar decisiones adecuadas, caracterizándose por ser información inteligente. Estos datos tienen que ser concisos, relevantes y estar en consonancia con el momento actual por el que pasa la empresa. Además, hay una serie de factores igualmente relevantes que hay que tener en cuenta:

• ¿Muestran los datos tendencias de rendimiento sobre el tiempo o en determinadas áreas del negocio?
• ¿Sería posible usar los datos para otras áreas más allá de la especificada originariamente?
• ¿Se han elegido las medidas de rendimiento adecuadas?¿Las medidas elegidas reflejan las prioridades de la empresa?
• ¿Muestran los resultados una relación entre esfuerzo de rendimiento y resultado del mismo?
• Si los objetivos no se han cumplido, ¿cuál ha sido el motivo?
• Si los objetivos se han excedido, ¿hay otros beneficios que se puedan obtener al reducir los costes o mejorar el rendimiento?

2. Empleando Fuentes de Información Suplementaria: Es posible complementar los datos principales con información de otras fuentes que ayuden a crear más equilibrio sobre cuál será la dirección del negocio. Esto ayuda a determinar un camino más adecuado a seguir en el futuro, ayudando a tener una imagen más real de la empresa y de sus posibles carencias o problemas. Algunas fuentes que se pueden usar para obtener estos datos incluyen:

• Información del programa de entrenamiento y educación de los empleados.
• Informes de contratos basados en el rendimiento.
• Estadísticas de suspensión y exclusiones.
• Valoraciones del IG.
• Valoraciones del GAO.

3. Los resultados de la evaluación deben ser analizados adecuadamente: Para llegar a saber si un resultado es valioso para la empresa hay que entender lo que significa en realidad. Los datos por sí mismos no son útiles, sino que tienen que pasar primero por el contexto del negocio para llegar a serlo. Un buen análisis de la información determinará si los indicadores de rendimiento son favorables o no. 

Los resultados deben ser utilizados o nadie va a tomarlos en serio

Parece obvio, pero a veces se olvida. En ocasiones los datos se dejan en el aire y no se aprovechan con sus debidos procesos de análisis. Por ello es necesario que se utilicen distintos métodos para que las organizaciones utilicen la información que tienen a su disposición con la intención de mejorar su rendimiento a través de las siguientes opciones:

1. Gestión de Gaps: Con los resultados de rendimiento se determinan gaps entre objetivos determinados y metas globales del año. La raíz que divide estos gaps proporciona información valiosa que permite potenciar distintos aspectos en la empresa que se pueda haber comprobado que han quedado un poco atrás en comparación al resto. Se llega a determinar cuáles son los procesos fundamentales para que sea posible reforzarlos posteriormente.

2. Auto diagnóstico: Gracias a la técnica del auto diagnóstico se pueden prevenir actividades que puedan provocar problemas, minimizando los efectos secundarios al permitir un ajuste en determinados elementos del rendimiento.

3. Mejora de retroalimentación estratégica y aprendizaje: Este tipo de sistema no solo permite entender el pasado, sino también pronosticar el futuro. Los administradores pueden valorar los cambios en el entorno, el camino que han recorrido y las oportunidades que tienen ante ellos. Depositando interés en el trabajo realizado en el pasado y en el que se hará en el futuro será posible mejorar las estrategias y los rangos de acción del negocio.

4. Benchmarking: A través del benchmarking se puede comparar el rendimiento de la empresa al lado de otra de similares rasgos para comprobar cuáles son las prácticas más positivas que aplica la competencia y que todavía no se hayan adoptado.

5. Supervisión y cumplimiento: Los resultados proporcionan informes y estadísticas que permiten desvelar información completa sobre el trabajo realizado. Las valoraciones que se registren con la supervisión ayudarán a identificar los problemas y sus posibles remedios. Esto llevará a hacer recomendaciones de cambios o a introducir nuevas prácticas.

6. Gestión del riesgo: Los especialistas utilizan la gestión del riesgo para llegar a tener en sus manos el equilibrio más conveniente entre riesgo y retorno. Se trata de un proceso estratégico y reactivo.

7. Business Case: Con este tipo de información los administradores pueden crear una business case que les permita estar preparados para responder a nuevas peticiones y solicitudes de cambio. Cada elemento tiene que estar explicado en un entorno que justifique cómo y porqué se producirá una mejora con determinada mejora implementada en la actividad de la empresa.

8. Resolución de problemas de funciones cruzadas: Se recomienda adoptar soluciones cruzadas de resolución de problema, abarcando distintos departamentos y áreas de la empresa. Esto beneficiará en realizar un trabajo más adecuado y ahorrador en cuanto a finanzas.

9. Mejora organizacional: El establecimiento de mejores estructuras y procedimientos recomendados ayudará a que se introduzcan medidas muy positivas. Los datos pueden llevar a la formación de equipos designados en cada uno de los departamentos o grandes tareas de la empresa. La formación de cada grupo dependerá de las características y exigencias de cada caso, siendo posible que tomen parte empleados y administradores por igual.