Profundizando en los sistemas de gestión integral

Los sistemas de gestión integral son herramientas administrativas que ayudan a comprobar y controlar la persecución de objetivos que se ha fijado la empresa. Este tipo de sistemas, aplican un control estricto en todas las áreas de la empresa, no obstante, éste resulta motivador ya que va ligado a unos objetivos, haciendo que el trabajo fluya mejor.

Normalmente, este tipo de sistemas tiene un enfoque basado en procesos, determinando funciones y actividades relacionadas entre sí. Para implementarlo, hay que dar voz a los requisitos de todas las partes interesadas, satisfacer dichas necesidades y llevar un control de las mismas una vez implementado.

¿Qué aporta un sistema de gestión integral? Pros y contras

Son varios los beneficios de apostar por un sistema de gestión integral:

• Mayor eficiencia a la hora de tomar decisiones. Esto es debido a que desde la empresa se obtiene una visión global de la misma y se posee información generalizada, algo que incide también en un mayor control por parte de los directivos.
• Los registros de documentación y la gestión de documentos son dos tareas que se simplifican, ahorrando aquí tiempo de gestión.
• Se reducen recursos y tiempos gracias a la integración, algo que repercute de manera directa en una reducción de costes.
• El personal se siente más involucrado ya que puede tomar consciencia de qué está ocurriendo a nivel general en la organización. Además, se consigue un ambiente laboral más saludable y motivador.
• Clientes y proveedores se sienten más satisfechos por la imagen de marca que refleja la empresa: empresa moderna, interrelacionada entre sí y que vela por simplificar cualquier proceso tanto in company como con agentes externos.
• Por último, se permite la automatización de tareas, consiguiendo así mejorar la gestión del tiempo del personal.

Pero no es oro todo lo que reluce y, aplicar un sistema de gestión integral puede suponer muchos desafíos para la empresa.

• Búsqueda de un sistema que ayude a llevar el control de la gestión integrada. Para ello se debe hacer un análisis de la situación actual y de las necesidades de la empresa.
• Personal no cualificado y reticente a estos cambios. La gestión integral trae muchos beneficios, pero su implementación da un vuelco a la empresa. Esto puede hacer que el personal muestre reticencias al cambio y que se encuentre que éste no está formado para afrontar dichos cambios. La solución es implicar a todo el personal de la organización, explicando que estos cambios van a ayudar a mejorar la efectividad y eficacia general de la empresa.
• Necesidad de mayores recursos para llevar a cabo la implementación de la integración. Esto, como siempre, se debe ver como una inversión y no como un gasto, pero hay empresas que todavía no lo ven así. 

En definitiva, pese a que existan trabas organizacionales, es importante trabajar y creer firmemente que un sistema de gestión integral en el medio y largo plazo va a ayudar a que tu empresa avance y siga el trepidante ritmo que marcan las tendencias, el consumidor y, como no, la tecnología.