Archivo de documentos administrativos: ¿Por qué, para qué y cómo?

Que el archivo de documentos administrativos es fundamental para la correcta operatividad de cualquier empresa es algo bien sabido por todos, pero… ¿Por qué es tan importante o, lo que es lo mismo, para qué sirve dedicar tiempo y talento a esta tarea? ¿Cómo podemos mejorar nuestro procedimiento de archivo de documentos administrativos? En el artículo de hoy te ofrecemos las respuestas a estas importantes cuestiones. Si te parece interesante, adelante, sigue leyendo.

¿Por qué es tan importante el proceso de archivo de documentos administrativos? ¿Para qué sirve exactamente?

La primera gran pregunta que se hacen muchos empresarios con poco personal administrativo es completamente lógica: ¿por qué perder el tiempo en archivar los documentos administrativos? Por varias e importantes razones:

Razón 1. El correcto archivo de documentos administrativos te ahorrará tiempo y esfuerzo a la hora de gestionar la documentación asociada a cada proceso administrativo: ofertas económicas, planes de contratación, historial de ventas por clientes, proyectos de trabajo colaborativo, etc. Es decir: archivar correctamente todos tus documentos administrativos redundará en una mejora sustancial de la eficacia y la eficiencia de tu empresa.

Razón 2. Si tienes al día tu archivo de documentos administrativos, las comunicaciones con las administraciones públicas como la Agencia Tributaria, el ayuntamiento, etc., serán mucho más rápidas y fluidas. Además, poder localizar en tiempo y forma un documento archivado te ahorrará problemas de multas, sanciones, etc.

Razón 3. Por otra parte, si optimizas tu archivo físico dando el salto al formato digital – si transformas tu archivo de documentos administrativos en papel a soportes tecnológicos- reforzarás sustancialmente la seguridad y la privacidad de todos los importantes datos privados que manejas (documentación del personal, de los clientes, de los proveedores, etc.). De esta forma no solo estarás cumpliendo tus obligaciones éticas de conservación documental, sino que evitarás posibles multas y sanciones que se derivan de la falta de una correcta custodia de los documentos privados. 

Archivo físico vs archivo digital: Cómo dar el paso

Son muchas las empresas que todavía tienen todos sus archivos en papel y que, por el momento, no han procedido a dar el salto al archivo de documentos administrativos digital. Frente a esto son dos las cuestiones que surgen, del tipo ¿cómo dar el paso de lo físico al digital?

Nuestro consejo, como te hemos comentado en otras ocasiones, es que traspases el archivo de documentos administrativos al plano digital. Para conseguir que el traspaso de información sea óptimo y no se pierda nada por el camino, se deben seguir una serie de pautas:

• Establece un orden: No te pongas a digitalizar documentos sin ton ni son. Sigue un orden para que esta tarea no se convierta en un verdadero caos.
• Escoge qué medio vas a emplear para digitalizar los archivos: escáner, programas de escaneado y clasificación, móvil…. Evidentemente, no todos ofrecen las mismas prestaciones, así que estudia cada uno de ellos y escoge el que mejor se adapte a tus necesidades.
• Ten claro cómo vas a volcar, clasificar y repartir toda esta información. si antes mencionamos el orden para empezar con la digitalización, no podemos dejar pasar por alto la necesidad de emplear este orden también a la hora de archivar los documentos administrativos. Piensa cómo vas a necesitar acceder a ellos, qué tipo de documentos tienes y quién tiene que acceder a ellos. Con todo esto podrás hacerte un mapa organizativo para que puedas ir clasificando cada documento de manera correcta.

ECM administrativo, ¿qué tener en cuanta a la hora de escoger uno?

ECM (como posiblemente ya sabrás) son las siglas de Enterprise Content Management, un enfoque de la gestión de la información que permite utilizar, administrar y compartir toda la información de una empresa o departamento. Esto puede resultar muy útil para el archivo de documentos administrativos, siendo ésta una de las opciones que se pueden tener en mente para dar el salto del archivo físico al archivo digital.

Frente a esto, ¿qué se debe tener en cuenta a la hora de escoger un ECM administrativo idóneo para tu empresa?

• Soporte. Busca un proveedor de ECM que dé soporte y que pueda ayudarte con la configuración y funcionamiento del mismo.
• Seguridad. Lo más importante a la hora de gestionar documentos administrativos es que estos estén seguros. Busca un ECM que permita implementar todas las medidas de seguridad que precises para cada uno de tus documentos.
• Facilidad de organización. Los ECM que ayudan a la organización de documentos son un buen aliado para la gestión empresarial: menos tiempos de organización y de búsqueda ayuda a mejorar la productividad.
• Simplicidad en la circulación de documentos. Antes, cuando todo era en papel, la circulación de documentos podía ser tediosa. Ahora, es imprescindible buscar una circulación fluida y sin fisuras de los documentos, para que varios usuarios y/o