Mejorar la gestión de cobros: sistematizar y automatizar la información
Una técnica sumamente sencilla que nos ayudará a mejorar nuestra gestión de cobros es implementar una sistemática de trabajo clara y sencilla que deberán seguir todos los departamentos de facturación y contabilidad de nuestra organización. En este sistema de trabajo, toda la plantilla debe disponer de información actualizada sobre los diferentes métodos de facturación de la empresa, los plazos de cobro, las posibles excepciones en función de la tipología del cliente, etc.
Sistematizar y automatizar la información sobre la gestión de cobros es la primera técnica que nos ayudará a mejorar la eficiencia de este tipo de tareas y a evitar errores humanos por desconocimiento y omisión.
Mejorar la gestión de cobros: reducir el periodo medio de cobro
Acortar el periodo de cobro de nuestras facturas repercute positivamente en nuestro capital circulante.
Es algo tan básico que a veces nos pasa desapercibido: si, por ejemplo, tenemos fijado un periodo medio de cobro de nuestras facturas de 15 días naturales y lo reducimos a 7, multiplicaremos exponencialmente la cantidad de capital circulante que nuestra empresa podrá derivar a otros proyectos o utilizar para abrir nuevas vías de investigación de mercados, invertir en bolsa o en divisas, financiar proyectos solidarios que repercutan positivamente en nuestra imagen corporativa, etc.
Mejorar la gestión de cobros: combatir los impagos
Las facturas impagadas son un grave problema que se acrecienta cuando la compañía emite cientos de miles de facturas mensuales. Hay muchas técnicas para combatir los impagos, pero una de las más rentables para una empresa es la creación de un departamento propio con profesionales expertos que sean capaces de gestionar eficazmente este tipo de problemas.
Este equipo de trabajo no solo debe tener la formación y la experiencia necesarias para tratar a los clientes conflictivos, negociar formas de pago alternativas al impago, reclamar judicialmente, etc., también tiene que disponer de un sistema automatizado de información que le permita acceder en tiempo real a cualquier dato relacionado con la gestión de cobros pendientes. Sin estas herramientas de trabajo, es prácticamente imposible que una gran empresa intente gestionar por sí misma la grave problemática de la morosidad.
En definitiva, designar un equipo de trabajo que cuente con la información detallada, automatizada y en tiempo real de cada una de las facturas pendientes de pago es la clave para mejorar nuestra gestión de cobros sin alterar el buen funcionamiento de otras áreas de la empresa y, por supuesto, sin afectar negativamente a esa buena imagen que nuestra empresa debe proyectar ante sus clientes nacionales e internacionales.
Sistematizar la información y comunicar eficientemente todos los datos relacionados con la gestión de cobros, reducir el periodo medio de cobro de la mayoría de nuestras facturas y habilitar un departamento propio de gestión de impagos son tres técnicas relativamente sencillas de implementar y que mejorarán la gestión de cobros de nuestra empresa. ¿Estás de acuerdo? ¿Quieres añadir algún consejo más fruto de tu experiencia? No dudes en hacerlo dejando un comentario.
