Cómo escoger las mejores herramientas de gestión documental

En la actualidad, cualquier empresa puede disfrutar de los numerosos beneficios de las herramientas de gestión documental. Estos potentes sistemas permiten a las empresas de casi cualquier sector optimizar el rendimiento, reducir costes, ahorrar espacio y mejorar la seguridad.Sin embargo, el aumento de oferta hace que encontrar las herramientas de gestión documental que mejor permitan maximizar los beneficios no sea una tarea sencilla.

¿Qué pasos deberíamos seguir para la selección?

Hay 5 pasos clásicos por los que deberíamos avanzar para realizar una correcta selección:

• Definir objetivos. Debemos tener claro qué queremos conseguir: aumentar la eficiencia, reducir el consumo de papel, promover la colaboración, asegurar el cumplimiento legal…
• Identificar procesos de negocio. Deberemos localizar los procesos comerciales que queremos que se beneficien de las herramientas de gestión documental. Esto ayudará además a impulsar la adopción y demostrar el valor de las herramientas.
• Determinar el modelo de implantación. Software instalado en tu propio centro de datos o quizás un modelo de implantación en la nube. La tecnología que se utilice será un factor que condiciona la estructura de la organización.
• Identificar requisitos. Existen multitud de puntos a tener en cuenta, como por ejemplo si es necesaria la integración con alguna suite ofimática, si son necesarias alertas, si es necesario administrar el ciclo de vida completo de los documentos, qué cantidad de documentos vamos a manejar, si es necesario incluir metadatos en esos documentos, etc.
• Evaluación de herramientas. Una vez definidos los puntos anteriores llegamos al punto en el que debemos evaluar diversas herramientas para comprobar que cumplen con nuestros requerimientos.

Sin embargo, para este último paso quizás todavía tengamos dificultades para decidirnos por qué herramientas evaluar. Veamos algunas características esenciales que debemos comprobar que las herramientas seleccionadas cumplen.

Características que las buenas herramientas de gestión documental deben incorporar

• Automatización. Uno de los mayores beneficios de las herramientas de gestión documental es el ahorro de tiempo. Mover o enviar manualmente documentos es un desperdicio de tiempo que podría dedicarse a actividades más importantes. La herramienta de gestión documental que seleccionemos debe ofrecer automatización del flujos de trabajo que permita enrutar automáticamente los documentos.
• Seguridad. Lo más probable es que muchos documentos contengan información confidencial perteneciente a la empresa, sus empleados y sus clientes. Cuando esta información confidencial no está asegurada adecuadamente, puede caer fácilmente en las manos equivocadas. Las mejores herramientas de gestión documental cuentan con un sólido control basado en reglas de seguridad que le permite otorgar acceso, editar o compartir permisos por individuo.
• Facilidad de uso. Las herramientas de gestión documental deben ser fáciles de usar si queremos que sean completamente efectivas. Si los empleados se ven obligados a buscar a través de laberintos de documentos, se van a sentir frustrados, perderán tiempo y se mostrarán reacios a aprovechar los beneficios de la herramienta. Busca herramientas de gestión documental que utilicen metadatos, fechas, tipos de documentos y otras herramientas de búsqueda para conseguir la máxima eficacia.
• Integración. En el paso 4 anterior hemos identificado requisitos. Por lo tanto, debemos elegir herramientas que se integren fácilmente con aquellos requisitos técnicos que hayamos localizado en ese punto, como por ejemplo aplicaciones de Microsoft Office, SharePoint e incluso los dispositivos móviles de su empresa.

Solpheo Suite entre las mejores herramientas de gestión documental de la actualidad

Solpheo Suite no es solo una herramienta de gestión documental. Se trata de una completa plataforma inteligente de gestión de contenidos empresariales que permite almacenar, compartir y gestionar todos los procesos de la empresa.

Se trata de una herramienta que integra 3 diferentes sistemas de gestión que permiten:

• Gestionar y almacenar documentos y tareas para que las empresas puedan trabajar de forma colaborativa.
• Capturar de forma automática los flujos de información, clasificándolos mediante metadatos.
• Gestionar procesos como asignación de tareas, notificaciones, etc.

Solpheo Suite puede integrarase perfectamente con suites de otras empresas como Microsoft Office, y puede trabajar tanto en modo on-premise como en la nube.

Para asegurar toda la información, Solpheo Suite incorpora sistemas de cifrado, utiliza conexiones SSL, protocolo OAuth 2.0 y firma digital.

Como ves, Solpheo Suite cumple con todas las características necesarias en las herramientas de gestión documental del entorno actual. No lo dudes y solicita una demo gratis.