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Características clave de un buen software de gestión documental

Incluyen tanto algunas funcionalidades estándar como otras más avanzadas.
Software de gestión documental

La implementación exitosa de un software de gestión de documental comienza con una comprensión detallada de los desafíos y requisitos específicos de la organización. Pero a su vez, el conocimiento de las capacidades del software de gestión documental es esencial para el desarrollo de un documento de requisitos que facilite el proceso de selección del proveedor y la gestión del proyecto.

Las características clave de un buen software de gestión documental incluyen tanto algunas funcionalidades estándar como otras más avanzadas relacionadas con la seguridad, la automatización de flujos de trabajo o la integración de sistemas. 

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Características estándar de un software de gestión documental

Aunque las características de un software de gestión documental pueden variar bastante, debes buscar estas características estándar al seleccionar tu proveedor:

  • Capacidad de búsqueda. Muchos software de gestión documental emplean potentes funciones de búsqueda granular para ayudar a los usuarios a encontrar documentos y datos rápidamente. Puede admitirse una variedad de funciones de búsqueda (por ejemplo, búsqueda mediante la función de autocompletar, búsqueda de texto completo o búsqueda de “apariencia similar”).
  • Check-in/check out. El check-in / check-out permite a los empleados abrir un documento y bloquear el archivo para que nadie pueda realizar cambios simultáneamente. Esto ayuda a garantizar que las ediciones no se realicen en varios archivos, creando más trabajo en el futuro.
  • Control de versiones. Con el control de versiones, se guardan diferentes versiones de un documento, lo que permite al usuario volver a las versiones anteriores si es necesario. Esto puede ser útil si alguien se da cuenta, por ejemplo, de que una sección clave de un archivo de Word fue borrada accidentalmente.
  • Registros de auditoría. Un registro de auditoría es un historial completo de cualquier actividad realizada en un archivo dentro del software de gestión documental. Esto incluye acciones como crear, cambiar, copiar, mover y eliminar documentos. Esta característica ayuda a las organizaciones a identificar procesos innecesarios, prevenir violaciones a la seguridad y cumplir con los estándares de cumplimiento normativo.
  • Marcado. La característica de marcado permite a las organizaciones asignar a los documentos una fecha de vencimiento. Cuando llega la fecha, o bien el documento se elimina automáticamente, o bien el usuario recibe una notificación de que es hora de deshacerse del archivo. Esta característica puede ser útil para cumplir con los requisitos que dictan la duración de la retención de documentos.
  • Anotaciones. Las anotaciones funcionan como los post-it, permiten a los usuarios agregar o eliminar información sobre un documento sin alterar permanentemente la imagen original. Como las anotaciones son simplemente superposiciones, los documentos se pueden imprimir con o sin ellas. 

 

Seguridad del software de gestión documental

Los mecanismos de seguridad que ofrece un software de gestión documental permiten controlar quién tiene acceso a diferentes partes del sistema y qué acciones pueden realizar. El permiso que se establece determina cómo los usuarios interactúan con la información contenida en el sistema

.El software de gestión documental debe permitir múltiples niveles de permisos:

  • A nivel de departamento. Todos los derechos (sistema, grupo y usuario) se asignan por departamento.
  • A nivel de sistema. Se establecen permisos globales que se aplican a todos los grupos
  • A nivel de grupo. Es la forma más eficiente de administrar la seguridad porque solo necesita configurar permisos de seguridad una vez para múltiples usuarios.
  • A nivel de usuario. Se establecen permisos para usuarios individuales.

Se necesita una tabla de auditoría detallada para comprender completamente lo que está sucediendo y para ayudar con el cumplimiento legal. La tabla de auditoría muestra un historial de transacciones en el sistema basado en criterios definidos.

La información de auditoría disponible debe incluir los siguientes puntos:

  • ID. ID generado por el sistema para cada transacción.
  • Nombre de usuario. El nombre del usuario que realizó la transacción.
  • Fecha y Hora. La fecha y hora en que se realizó la transacción.Información. Información detallada sobre la transacción.
  • Acción. Qué acción específica se realizó. 

 

Automatización de workflows

La automatización de procesos comerciales repetitivos que implican el movimiento de documentos o archivos puede mejorar significativamente la eficiencia y el retorno de la inversión. Sin embargo, estos procesos comerciales rutinarios repetitivos pueden ser complejos, con múltiples puntos de contacto donde se introduce información nueva en un proceso y se deben tomar decisiones. Rara vez es tan simple como solo aceptar o rechazar un documento. Por lo tanto, la función de flujo de trabajo del software de gestión documental que selecciones debe ser lo suficientemente flexible y potente como para reflejar sus procesos. El sistema debería permitirle crear y editar flujos de trabajo propios sin la necesidad de un programador o servicios profesionales del proveedor. 

 

Integración de sistemas

¿Qué grado de eficacia se obtendría si todos los documentos y archivos asociados con un cliente o un proveedor estuvieran literalmente a un clic de distancia? En muchos casos, un software de gestión documental sin integración es una solución incompleta. La integración de este software con las aplicaciones que los empleados utilizan todos los días acelera la adopción del usuario, aumenta la productividad y reduce los costes organizacionales. Estas integraciones permiten aprovechar la inversión en toda la empresa. 

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