Técnica #2 de gestión del tiempo: invierte tiempo en tecnología
Ya sabes cuánto tiempo inviertes en cada actividad. Ahora llega el momento de aprender a gestionarlo mejor en aquellas tareas que te estén robando más del que deberían.
Para ello debes conocer la diferencia entre gastar e invertir tiempo. Cuando consumes tiempo en una actividad y esa actividad no te devuelve ese tiempo consumido, lo estás gastando. Un ejemplo lo tienes en cualquiera de las tareas más habituales en el día a día laboral: elaboración de facturas, envío de e-mails, llamadas telefónicas…
En cambio, cuando consumes tiempo en una actividad y esa actividad sí te devuelve ese tiempo consumido, lo estás invirtiendo. Un ejemplo: la preparación de plantillas de documentos (por ejemplo, la plantilla de una factura) que te permiten agilizar procesos futuros. Cuando elaboras la plantilla de una factura, la plantilla en sí no te va a permitir resolver ninguna tarea. Sin embargo, te ayudará a ahorrar en la elaboración de futuras facturas mucho más tiempo del que consumiste al crearla. Es decir, estás invirtiendo tiempo en ello.
La tecnología es un recurso que te permitirá invertir una gran cantidad de tiempo. Hay programas para gestionar tu agenda, para realizar cálculos, para elaborar plantillas de informes y otros documentos, para administrar tu correo electrónico… Todo es cuestión de aprender a utilizar correctamente cada uno de ellos.
Técnica #3 de gestión del tiempo: da valor monetario a cada segundo
Un error muy habitual en la gestión del tiempo en el trabajo es no dar valor a cada segundo. La prueba más evidente y habitual de ello la tenemos en la elaboración de presupuestos. ¿Cuántas veces has elaborado un presupuesto que al final no ha salido adelante? Ese tiempo consumido no solo lo has gastado, sino que también lo has perdido.
Si de verdad quieres aprovechar tu tiempo, necesitas o bien invertir o bien monetizar cada segundo que consumes. Si una tarea no supone una inversión de tiempo, como vimos en el punto anterior, debes monetizarla. En el ejemplo de los presupuestos, una posible solución es cobrar al cliente potencial por la elaboración de cada presupuesto y, en caso de que el proyecto salga adelante, descontárselo de los costes finales.
Técnica #4 de gestión del tiempo: di adiós a los clientes que devoran tiempo
Relacionados con el punto anterior tenemos a los clientes que no nos ayudan a invertir ni a monetizar todo el tiempo que gastamos en ellos.
Invertimos tiempo en un cliente cuando, a pesar de no monetizar todo el tiempo que gastamos con él, repercute positivamente en aspectos futuros de nuestros ingresos. Un ejemplo lo tenemos en una empresa grande que potencia nuestra imagen de marca al tenerla como cliente.
Pero si un cliente no supone una inversión, debemos monetizar cada segundo que gastamos con él. Ejemplos de ello los tenemos en clientes que exigen reuniones de varias horas que podrían resolverse en quince minutos o clientes que nos mantienen al teléfono más tiempo del que les cobramos. En este sentido, cronometrar el tiempo, como ya hemos visto, es imprescindible para volvernos conscientes de qué clientes están transformando nuestros segundos en dinero y qué clientes nos están haciendo perder nuestro tiempo.
¿Te gustaría conocer más técnicas de gestión del tiempo en el trabajo? No olvides dejar tu comentario para que conozcamos tu opinión.
