Mejorar la gestión de proveedores digitalizando sus facturas

Dentro de la gestión de proveedores, una de las tareas más arduas es la relacionada con el control, emisión, comprobación, corrección, incorporación en los libros de cuentas, etc., de todas y cada una de sus facturas. Esta tarea manual indispensable en la correcta gestión de proveedores se convierte en una lastra cuando hablamos de grandes compañías internacionales que manejan cientos o miles de facturas mensuales. Afortunadamente tenemos una solución rápida, eficaz y sencilla al alcance de nuestra mano: la digitalización certificada.  ¿Qué es exactamente? ¿Cómo podemos incorporar esta solución para gestionar más eficazmente las facturas de nuestros proveedores? Te lo contamos a continuación.

¿Qué es la digitalización certificada?

Podríamos definir el término digitalización certificada como un proceso tecnológico de escaneo digital que utiliza un software avanzado para convertir rápidamente los datos contenidos en las facturas en papel en una sola imagen de buena resolución. Esta conversión de datos en papel a datos en imagen debe cumplir una serie de requisitos técnicos y legales que en España han sido dictados por la AEAT, la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Como te imaginarás, incorporar un software de digitalización certificada a nuestras tareas de gestión de proveedores acortaría significativamente tanto el tiempo de trabajo que nuestro personal administrativo dedica a estas tareas, como la calidad del resultado final (menos errores humanos, menos necesidad de correcciones posteriores). Incorporar esta solución mejoraría, en definitiva, tanto el trabajo individual de nuestro equipo humano como el trabajo colaborativo que realizan los gestores y administrativos de cada una de nuestras sedes internacionales.

Incorporar la digitalización en nuestra gestión de proveedores es una excelente idea, pero antes de ponerla en práctica tenemos que tener en cuenta dos puntos importantes:

1. El software de tratamiento informático de facturas que utilicemos en nuestra gestión de proveedores debe cumplir con una serie de requisitos marcados por la Agencia Tributaria.

2. El proceso de digitalización de las facturas debe cumplir, también, con unos requisitos legales.Veamos estos dos puntos con más detalle en el siguiente apartado.

Gestión de proveedores: software homologado y proceso de digitalización de las facturas

El primer paso para incorporar sin problemas el proceso de digitalización de facturas en nuestro departamento de administración y gestión de proveedores es elegir un software que cumpla con la normativa vigente, es decir, eligiendo un software homologado por la Agencia Tributaria que cumpla con los requisitos marcados en la Orden EHA/962/2007.

Pero, además, para incorporar sin problemas la facturación electrónica en nuestra gestión de proveedores tenemos que asegurarnos de que el proceso de digitalización de las facturas cumpla, también, con unas condiciones preestablecidas, por ejemplo:

• El proceso de escaneado digital de las facturas debe hacerse por parte del propio emisor de la facturación electrónica o, en su caso, por una empresa proveedora que utilice un software homologado por la AEAT.
• La imagen fotográfica producto del escaneo de la factura original debe tener una resolución óptima que permita comprobar fácilmente todos los datos incluidos en la factura en papel.
• La factura electrónica debe firmarse digitalmente por medio de certificado digital que debe ir incorporado al software de digitalización de facturas (este punto es especialmente importante).
• Cada fichero digitalizado debe incluirse automáticamente en una base documental con todos los campos informativos necesarios que permitan su inserción en los libros de cuentas de la empresa.

Como vemos, el proceso de digitalización de facturas electrónicas es un paso más en el proceso de conversión de oficina analógica a oficina digital, una solución informática que permitirá a nuestra empresa trabajar de forma más cómoda, rentable y eficaz.