Optimización de procesos: Técnicas y herramientas

Vivimos en un mercado altamente cambiante. Las nuevas tecnologías y los cambiantes gustos del consumidor hacen que las empresas deban disponer de organizaciones ágiles para poder enfrentarse a esta serie de cambios. Para conseguirlo, es importante que los negocios cuenten con una buena optimización de procesos.

¿Qué se entiende por optimización de procesos?

La optimización de procesos es una técnica mediante la cual la empresa es capaz de analizar todos sus procesos empresariales con el fin de conseguir eliminar posibles errores y, lo más importante, hacer que estos sean más eficientes y eficaces gracias a la reducción de tiempos.

Es posible que, sin tu saberlo, puedas optimizar procesos dentro de tu empresa que sean considerados rutinarios. Para ello, es imprescindible realizar un análisis en profundidad el cual trataremos más adelante en el texto. Este estudio nos puede ayudar a conseguir ver puntos en los que la empresa es realmente ineficaz y pierde una gran cantidad de tiempo y, por ende, dinero.

Gracias a este tipo de trabajo, las empresas podrán integrar más rápidamente la información externa e interna, de tal manera que se mejorará la capacidad de análisis, se actuará de manera más veloz y, por consiguiente, se minimizará las pérdidas empresariales producidas de la pérdida de tiempo y errores innecesarios.

Cómo trabajar la optimización de procesos

Una vez seas consciente de la importancia de optimizar los procesos en la empresa es el momento de saber cómo llevar a cabo esta tarea. Los pasos a seguir serían los siguientes.

Paso 1: Identificación de problemas o puntos flacos

Ahora es el momento de plantearse todas las dudas que tengas. ¿En qué falla la empresa? ¿Dónde se invierte más tiempo? ¿Están los clientes, proveedores o trabajadores descontentos con algún proceso en concreto? Estas y otras preguntas de esta índole son necesarias para saber por dónde debes empezar el análisis.Además de realizarte estas preguntas, debes enumerar todos los procesos, jerarquizar estos en base a su importancia y objetivos dentro del proceso empresarial y estimar el tiempo que se emplea en cada uno de ellos.

Paso 2: Replantear la situación

Ahora es el turno de pensar cómo podrías replantear los procesos en los que has detectado puntos de mejora. ¿Crees que hay algo que se pueda mejorar? Realiza un brainstorming con todas las partes implicadas en el proceso, de tal forma conseguirás puntos de vista objetivos que te aportarán buenas ideas de mejora.

Paso 3: Implementar

Una vez tengas claro qué mejorar y cómo, es el proceso de implementar dichos cambios. Es posible que, en este punto, puedas ayudarte de herramientas de automatización de procesos para generar una mayor agilidad.

Paso 4: Control

Como siempre, no puedes quedarte únicamente en la implementación. Es importante llevar un control de los procesos y los cambios que se han introducido en ellos. Pregúntate si los cambios introducidos realmente cumplen con su objetivo y, si no es así, vuelve al paso número 2 y replantea de nuevo la situación.

Herramientas útiles para llevar a cabo la optimización de procesos

Dependiendo de los procesos que quieras optimizar y automatizar, tendrás a mano una serie de herramientas u otras en el mercado. No obstante, nosotros queremos recomendarte algunas que pueden resultar de mucha utilidad para empezar a llevar a cabo dicha optimización:

• NSi AutoStore: La herramienta ideal para hacer el paso de los documentos en papel al plano electrónico de manera ágil y sin pérdida de tiempo.
• ABBYY FineReader: La herramienta idónea para transformar documentos en documentos editables, permitiendo así el ahorro de tiempo y la posibilidad de implementar modificaciones de forma continuada.
• SmartFax: La manera ideal de emplear el fax y el escáner, minimizando los errores de envío.
• Programas de gestión documental para gestionar todos los documentos desde una misma plataforma.

Estas son algunas de las herramientas que proponemos para optimizar algunos procesos dentro de la empresa. Si conoces alguna más, déjanosla en los comentarios.