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Cada vez es más común firmar de manera electrónica un documento. Esto que está muy extendido, por ejemplo, en el caso de documentación en la administración pública, también puede emplearse en las empresas, siendo su uso altamente recomendado mediante la firma digital para empresas. Antes de entrar en materia cabe mencionar que existen diferentes terminologías en base a este tema y que, aunque a simple vista no lo parezca, no son sinónimos. Hablamos de los términos firma digital, firma electrónica y firma digitalizada.
- Firma electrónica. Conjunto de datos en formato electrónico utilizamos para identificar, de manera formal, los autores del documento que recoge. Es, en definitiva, cualquier tipo de proceso electrónico que precise de la aceptación por ambas partes quedando constancia de ello. Como ves, la firma electrónica es un término que va mucho más allá de la firma digital, siendo éste un término mucho más amplio.
- Firma digital. Como podrás estar pensando, está englobada dentro de los tipos de firma electrónica que existen. En este caso, se emplea un ID digital con certificado de autenticidad de identidad del firmante otorgando, así, validez y legalidad a la firma. Esta validación la llevan a cabo las autoridades de certificación.
- Firma digitalizada. Este término hace referencia a cuando se tiene la firma en papel de una persona y se escanea para ser utilizada de una manera más rápida o se recoge la firma en un dispositivo electrónico para su uso. Sin lugar a dudas, es una solución rápida pero no muy segura, ya que este tipo de firma se puede copiar y pegar como si se tratara de una imagen.
Es importante no solo buscar la rapidez, si no la legalidad y la protección a la hora de firmar documentos. De ahí que la firma digital sea una buena opción ya que aúna rapidez y seguridad. Además, esta firma debe ser susceptible de verificación por terceros en cualquier momento, consiguiendo así identificar al firmante y detectar cualquier posible anomalía en la firma del documento, sumando así más motivos en pro de la seguridad.
Cabe mencionar que la firma digital siempre será igualmente válida que la firma manuscrita mientras que esté debidamente autenticada por claves o procedimientos seguros, además de que esté validada y regulada por una autoridad certificadora.
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Firma digital y empresas: una relación altamente fructífera
Tal y como hemos mencionado al inicio de este post, el uso de la firma digital está altamente recomendado en las empresas.
Como principal ventaja de la firma digital en los negocios podemos encontrar la facilidad, tanto de gestión como de firmado, de una gran cantidad de documentos en la empresa. Piensa en la cantidad de documentación incompany que hay que firmar y validar de manera interna, pero no solo eso, ya que es posible que también se tenga documentación con entidades y/o personas externas a la organización que necesitan de una firma para empezar a trabajar. Con la firma digital se evita tanto intercambio de emails con documentos pendientes de firma de una y otra parte, consiguiendo un verdadero ahorro de tiempo de gestión.
Si miramos el lado más medioambiental, gracias a la firma de documentos con la firma digital, se reduce la cantidad de papel impreso, ya que ya no se precisa recoger la firma en papel de la otra parte. Esta reducción a la hora de imprimir incide de manera directa y positiva en el medio ambiente.
Por último, una de las razones a favor de emplear la firma digital en las empresas es la seguridad que se obtiene en dos temas:
- Por una parte que la persona que firma realmente es la que debe firmar, algo que se puede comprobar como hemos comentado anteriormente.
- Por otra la seguridad de que el documento que se envía para firma no se ha modificado, ya que si eso sucede la firma digital queda invalidada, demostrando así que una parte del documento ha sufrido modificaciones.
Y tú, ¿empleas la firma digital ya en tu empresa?
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