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Cada vez es más común firmar de manera electrónica un documento. Esto que está muy extendido, por ejemplo, en el caso de documentación en la administración pública, también puede emplearse en las empresas, siendo su uso altamente recomendado mediante la firma digital para empresas. Antes de entrar en materia cabe mencionar que existen diferentes terminologías en base a este tema y que, aunque a simple vista no lo parezca, no son sinónimos. Hablamos de los términos firma digital, firma electrónica y firma digitalizada.
Es importante no solo buscar la rapidez, si no la legalidad y la protección a la hora de firmar documentos. De ahí que la firma digital sea una buena opción ya que aúna rapidez y seguridad. Además, esta firma debe ser susceptible de verificación por terceros en cualquier momento, consiguiendo así identificar al firmante y detectar cualquier posible anomalía en la firma del documento, sumando así más motivos en pro de la seguridad.
Cabe mencionar que la firma digital siempre será igualmente válida que la firma manuscrita mientras que esté debidamente autenticada por claves o procedimientos seguros, además de que esté validada y regulada por una autoridad certificadora.
Tal y como hemos mencionado al inicio de este post, el uso de la firma digital está altamente recomendado en las empresas.
Como principal ventaja de la firma digital en los negocios podemos encontrar la facilidad, tanto de gestión como de firmado, de una gran cantidad de documentos en la empresa. Piensa en la cantidad de documentación incompany que hay que firmar y validar de manera interna, pero no solo eso, ya que es posible que también se tenga documentación con entidades y/o personas externas a la organización que necesitan de una firma para empezar a trabajar. Con la firma digital se evita tanto intercambio de emails con documentos pendientes de firma de una y otra parte, consiguiendo un verdadero ahorro de tiempo de gestión.
Si miramos el lado más medioambiental, gracias a la firma de documentos con la firma digital, se reduce la cantidad de papel impreso, ya que ya no se precisa recoger la firma en papel de la otra parte. Esta reducción a la hora de imprimir incide de manera directa y positiva en el medio ambiente.
Por último, una de las razones a favor de emplear la firma digital en las empresas es la seguridad que se obtiene en dos temas:
Y tú, ¿empleas la firma digital ya en tu empresa?
Digitalización empresarial desde cero