Optimizar nuestra gestión de compras internacionales, clave 1: crear un protocolo de actuaciones
Crear un manual de identidad corporativa, un plan de negocio o un plan de RSC es necesario para marcar un guion claro de actuación en cada momento y para recopilar las normas y procedimientos a seguir por cada miembro de nuestro equipo humano.
Si estas herramientas de trabajo colaborativo son tan útiles ¿por qué no utilizarlas en nuestra gestión de compras internacionales? Crear un manual de gestión de compras y compartirlo con todos los miembros de nuestro departamento comercial es relativamente sencillo y evitará muchísimos problemas logísticos, errores o malentendidos que suelen surgir cuando trabajamos con proveedores de otros países.
Clave 2: prever y automatizar nuestras necesidades de aprovisionamiento a medio plazo
Como bien sabes, cuando operamos a nivel internacional los plazos de entrega se pueden alargar excesivamente por circunstancias completamente ajenas a nuestra empresa o a la de nuestro proveedor. Huelgas de transportes, condiciones climatológicas, revueltas populares, problemas en las aduanas, etc., pueden convertir una sencilla operación de compra de mercancía entre dos países en un problema grave y, no lo olvidemos, muy costoso.
No está en nuestra mano prever o evitar todos y cada uno de estos problemas externos, pero sí podemos implementar medidas preventivas que optimicen nuestra gestión de compras a nivel internacional, medidas que en este caso pasan por tener muy claras nuestras necesidades de aprovisionamiento a medio plazo. Además, recuerda que en este sentido contar con una excelente suite ofimática que nos permita automatizar el proceso y proyectar cálculos de necesidades de aprovisionamiento calendarizadas en el tiempo nos ayudará a mejorar todavía más nuestra gestión de compras internacionales.
Clave 3: digitalizar el proceso de facturación
En un mundo globalizado e interconectado como el nuestro, digitalizar todos los documentos de trabajo de nuestra organización es fundamental para evitar graves y caros errores. En el caso concreto de la gestión de compras internacionales se convierte en fundamental ya que las transacciones comerciales con proveedores de otros países son más complejas que las que se generan en un ámbito nacional o local.
Así, la tercera clave para optimizar nuestra gestión de compras a nivel internacional es tan sencilla como adquirir un software de facturación que, atención, cumpla con todos los requisitos marcados por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007).
Clave 4: consolidar nuestra red de proveedores
Seguro que estarás de acuerdo con nosotros: en la gestión de compras, encontrar y fidelizar a los mejores proveedores es fundamental para el éxito de la operación comercial. Esta máxima es importante cuando operamos a nivel nacional, pero se convierte en fundamental cuando trabajamos con proveedores situados a miles de kilómetros de distancia o cuando necesitamos adquirir productos o servicios en mercados emergentes, en países que atraviesan crisis políticas o económicas internas, etc.
Así, la cuarta clave para optimizar la gestión de compras en otros países es no fijarnos solamente en el precio del proveedor eligiendo siempre al más económico en cada momento, sino en consolidar una red de proveedores externos de absoluta confianza que aunque sean algo más caros que otros nos garanticen la venta sin problemas, retrasos o conflictos.
Optimizar nuestra gestión de compras internacionales: en resumen…
En resumen, cuatro claves que nos permitirán optimizar la gestión de compras a nivel internacional serían:
- Crear un protocolo o manual de gestión de compras.
- Prever y automatizar nuestras necesidades de aprovisionamiento a medio plazo.
- Digitalizar el proceso de facturación.
- Consolidar nuestra red de proveedores internacionales.
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